鮑瑜 習(xí)瀏

農(nóng)業(yè)科研檔案記錄著農(nóng)業(yè)科研工作者的真實(shí)工作過(guò)程，對(duì)后續(xù)的工作具有重要意義，同時(shí)也是后來(lái)工作者的重要參考資料。但是，在實(shí)際的科研工作中，檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題。本文就檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出相應(yīng)的解決措施，希望可以為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作提供借鑒意義。

在現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展之下，檔案這種信息資源受到越來(lái)越多的關(guān)注，有效的管理農(nóng)業(yè)科研檔案，可以促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步。檔案管理工作者需要在工作中加強(qiáng)管理手段，充分認(rèn)識(shí)工作重點(diǎn)，對(duì)科研檔案管理工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行積極地思考，尋找改革措施，從而有效保證農(nóng)業(yè)科研檔案在農(nóng)業(yè)科研工作中的重要地位。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理工作者對(duì)工作的重視不足

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足。由于科研單位的年終考核不涉及檔案管理的內(nèi)容，因此員工并沒(méi)有太過(guò)重視，對(duì)科研檔案管理工作的要求僅為管理過(guò)程不出錯(cuò)、檢查時(shí)通過(guò)即可。同時(shí)，有的農(nóng)業(yè)科研單位還存在檔案管理員兼職的現(xiàn)象，這些檔案管理人員，本就缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又同時(shí)身兼數(shù)職，就使得科研檔案的管理工作效率更低，結(jié)果更差。尤其是在管理人員職務(wù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要大量的資料交接，但是由于時(shí)間緊、任務(wù)重，就會(huì)出現(xiàn)手續(xù)不足，檔案資料不完整的現(xiàn)象，從而造成了原檔案管理者“甩掉包袱”，新人檔案管理工作者“一頭霧水”的現(xiàn)象， 致使農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效果越來(lái)越差。

1.2 對(duì)科研檔案的管理工作不夠細(xì)致

在農(nóng)業(yè)科研事業(yè)中，科研檔案管理不僅僅是一個(gè)重要的工作，還是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的工作。這就需要管理者有足夠的耐心，同時(shí)做事細(xì)心。但是，現(xiàn)階段的科研檔案管理工作中，沒(méi)有具體的制度規(guī)范，工作不夠細(xì)致。對(duì)于外借的檔案，沒(méi)有明確的要求，致使檔案被放到不利于其保存的環(huán)境中，造成其內(nèi)容缺失或損壞。

1.3歸檔的材料不夠充分

雖然農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作已被列入科研管理工作之中，但是，在實(shí)際的工作中，人們往往更重視科研實(shí)踐過(guò)程以及看看實(shí)踐的成果，對(duì)項(xiàng)目在進(jìn)行研究過(guò)程中的檔案管理工作重視程度不足，甚至一部分科研管理工作人員，由于自己的片面理解，忽視移交過(guò)程中的原始材料，逃避檔案的歸檔工作，把科研單位的研究成果據(jù)為己有。同時(shí)，在實(shí)際項(xiàng)目的研究過(guò)程中，參與人員眾多，研究所持續(xù)的時(shí)間也比較長(zhǎng)，參與人員的文件歸檔意識(shí)不足。因此，很容易造成歸檔文件的缺失，而文件的缺失不僅降低的科研檔案的完整性和系統(tǒng)性，還導(dǎo)致了科研成果的散落，檔案的實(shí)用性價(jià)值不足，在后續(xù)的研究中不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 農(nóng)業(yè)科研管理中問(wèn)題的解決策略

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)管理工作的重視

要想促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平的提高，保證科研檔案管理工作的順利開(kāi)展，就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)科研檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行管理人員安排時(shí)要慎重，擇優(yōu)錄用，還應(yīng)定期對(duì)管理人員的科研檔案管理知識(shí)、技能等進(jìn)行補(bǔ)充和測(cè)評(píng)，從而良好保障管理工作的高效進(jìn)行。此外，對(duì)于在管理工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，也應(yīng)慎重對(duì)待，工作人員要積極的尋找解決措施并及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，隨時(shí)對(duì)管理方案進(jìn)行調(diào)整，以推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研管理工作的進(jìn)程。

2.2 建立、健全各項(xiàng)管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，任何事業(yè)單位的良好運(yùn)行都需要完備的制度作為保障，農(nóng)業(yè)科研單位當(dāng)然也不例外。科研檔案管理工作是伴隨著科研項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程之中的，在科研項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施時(shí)，檔案管理工作也隨之開(kāi)始。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合科研項(xiàng)目的工作特點(diǎn)，制定有效的材料歸檔制度，制度應(yīng)涵蓋科研工作的各個(gè)階段，能夠在符合科研項(xiàng)目的特點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)歸檔管理工作發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用。在進(jìn)行科研檔案管理過(guò)程中必須保證檔案的充分性和有效性。因此，檔案管理應(yīng)包含檔案的標(biāo)號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量等基本信息，如進(jìn)行外借，需要記錄使用者的身份信息，使用的目的、時(shí)間，以及檔案歸還的時(shí)間。同時(shí)，在檔案進(jìn)行外借時(shí)要有相應(yīng)規(guī)范，必須保證檔案的完好性，在歸還時(shí)還應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。

針對(duì)檔案交接過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，還應(yīng)制定相關(guān)的交接制度，從而保證在發(fā)生檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，檔案交接工作可以清晰、有序的進(jìn)行，在檔案交接工作完成之后，需要對(duì)交接單進(jìn)行有效核對(duì)，并在保證檔案交接無(wú)誤的前提下在交接單上簽字，從而良好解決檔案交接混亂的現(xiàn)象。

2.3 加強(qiáng)檔案載體的保護(hù)工作

由于科研單位對(duì)科研檔案管理工作重視程度不足，所以在工作中的科研檔案管理工作人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，且沒(méi)有固定的檔案管理室，總是科研檔案隨著檔案員走，不僅容易造成科研檔案與其他材料混淆的現(xiàn)象，由于沒(méi)有良好的溫度、濕度、光照條件，還極易造成科研檔案的毀壞。因此，為保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理的有效性，需要建立獨(dú)立的檔案室。其次，科研檔案是科研過(guò)程中進(jìn)行記錄的一手材料，真實(shí)的記錄的科研項(xiàng)目的發(fā)展過(guò)程。一旦有侵權(quán)事件發(fā)生，這些紙質(zhì)的材料將是維權(quán)過(guò)程中最有力的武器。而這些紙質(zhì)的材料在復(fù)印過(guò)程中，受到復(fù)印機(jī)高強(qiáng)度光源的照射，很容易受到損壞。因此，需要將復(fù)印方式進(jìn)行優(yōu)化。例如，選擇數(shù)字復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印、利用原件的復(fù)印件進(jìn)行復(fù)印同時(shí)定期的拷貝和替換復(fù)印件等。此外，檔案室的防火工作也是科研檔案管理工作的重點(diǎn)，紙質(zhì)的材料非常容易著火，尤其是在干燥的環(huán)境中，所以管理人員需要對(duì)檔案室的溫度、濕度、光照強(qiáng)度等都進(jìn)行有效的控制，并定期的對(duì)檔案室可能存在的安全隱患進(jìn)行排查，從而更好的保障檔案管理室的安全。

綜上所述，為了更好的保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理的有效性，需要管理人員對(duì)管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行積極地思考，針對(duì)具體問(wèn)題，采取措施予以解決?？蒲袉挝坏念I(lǐng)導(dǎo)要給予檔案管理工作足夠的重視，通過(guò)制定相關(guān)制度、建立獨(dú)立的科研檔案室、提升管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等方式來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量，保證科研項(xiàng)目更好的實(shí)施。

（作者單位：湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院）