尚磊 王樹鋒

物資采購(gòu)管理制度，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成，也是成本控制的基礎(chǔ)，其關(guān)鍵在于物資需求計(jì)劃的提出與確認(rèn)，物資供貨渠道、采購(gòu)價(jià)格的選擇與確認(rèn)這兩點(diǎn)，采購(gòu)合同簽訂、驗(yàn)收、付款等因問(wèn)題較少而不涉及。

物資采購(gòu)計(jì)劃確認(rèn)制度差異

生產(chǎn)部門對(duì)物資的需求，是采購(gòu)計(jì)劃制定的根本依據(jù)。物資采購(gòu)計(jì)劃要從生產(chǎn)需求開(kāi)始，這是國(guó)內(nèi)外企業(yè)相同之處，但其后的審核批準(zhǔn)程序，國(guó)內(nèi)外企業(yè)差異很大，控制效果迥異。

國(guó)外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度規(guī)定：首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請(qǐng)購(gòu)單；第二步，將請(qǐng)購(gòu)單交由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核，保管人員根據(jù)庫(kù)存情況核定采購(gòu)數(shù)量，并經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門主管簽字后，傳遞到采購(gòu)部門；第三步，采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)單后，審查是否重復(fù)采購(gòu)，以及是否存在其他不合理請(qǐng)購(gòu)品種或數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場(chǎng)價(jià)格，對(duì)采購(gòu)所需資金做出估算，并將請(qǐng)購(gòu)單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和資金預(yù)算審核請(qǐng)購(gòu)物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購(gòu)部門，采購(gòu)部門方可根據(jù)各部門審核過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單編制正式采購(gòu)計(jì)劃。

相對(duì)而言，本國(guó)企業(yè)這方面的制度比較簡(jiǎn)單：也是先由車間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制用料申請(qǐng)表，報(bào)送采購(gòu)部門；采購(gòu)部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫(kù)存情況審定采購(gòu)數(shù)量，并編制正式采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。兩種制度的差別首先是業(yè)務(wù)流程不同。國(guó)外企業(yè)的制度相對(duì)復(fù)雜，要經(jīng)過(guò)四個(gè)部門審核、批準(zhǔn)，有四個(gè)控制點(diǎn)；而本國(guó)企業(yè)只經(jīng)過(guò)兩個(gè)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)這三個(gè)控制點(diǎn)；其次是組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不同。對(duì)生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)單或用料申請(qǐng)計(jì)劃的審核，國(guó)外企業(yè)增加了倉(cāng)儲(chǔ)部門和資金預(yù)算管理等兩個(gè)完全獨(dú)立的部門參與，而本土企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)部門和采購(gòu)部門同屬物資管理部門，是一個(gè)部門內(nèi)的兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立機(jī)構(gòu)，倉(cāng)儲(chǔ)部門不參與計(jì)劃審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度控制目的相同，但這些差異對(duì)內(nèi)控落實(shí)效果影響卻很大。從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制基礎(chǔ)是內(nèi)部牽制，即一項(xiàng)業(yè)務(wù)由二個(gè)或二個(gè)以上的人或部門經(jīng)辦，其發(fā)生差錯(cuò)和串謀舞弊的機(jī)率就會(huì)降低。因而，在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門控制。國(guó)外企業(yè)將請(qǐng)購(gòu)單的審核分由倉(cāng)儲(chǔ)部門、采購(gòu)部門、資金預(yù)算部門負(fù)責(zé)，國(guó)內(nèi)企業(yè)的物資用料申請(qǐng)計(jì)劃僅由物資管理一個(gè)部門審核，其控制效果必弱。雖然本國(guó)企業(yè)物資管理部門內(nèi)部的采購(gòu)和存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)各相獨(dú)立，但畢竟同受一個(gè)部門管理，有共同的利益交叉，很難避免人際關(guān)系和部門利益等因素的影響?？傊捎跈C(jī)構(gòu)設(shè)置上的差異，國(guó)外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于本國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制。

另外，參與部門不同，對(duì)控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國(guó)外企業(yè)規(guī)定，生產(chǎn)部門的請(qǐng)購(gòu)單首先經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核，相當(dāng)于本國(guó)企業(yè)要求采購(gòu)人員做的“庫(kù)平”工作。不同的是，國(guó)外企業(yè)是由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員來(lái)完成，而本國(guó)是由采購(gòu)人員根據(jù)保管人員提供的庫(kù)存資料來(lái)完成。由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員直接負(fù)責(zé)和由采購(gòu)人員間接負(fù)責(zé)，最終效果差別很大。如本國(guó)企業(yè)庫(kù)存一般都存在積壓?jiǎn)栴}，對(duì)積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購(gòu)計(jì)劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管員并不會(huì)積極主動(dòng)地去清理，而國(guó)外企業(yè)要求倉(cāng)儲(chǔ)部門保管員參與采購(gòu)計(jì)劃審核，對(duì)物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任，因而會(huì)積極主動(dòng)地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資產(chǎn)生，這很值得本國(guó)借鑒。

采購(gòu)渠道和價(jià)格選擇的制度差異

采購(gòu)渠道和采購(gòu)價(jià)格的確認(rèn)，是物資采購(gòu)控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因而無(wú)論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

國(guó)外企業(yè)規(guī)定采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況和以往的業(yè)務(wù)往來(lái)，建立供應(yīng)商資信情況信息庫(kù)，或通過(guò)中介機(jī)構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購(gòu)物資的價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo)，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價(jià)格最合理的供應(yīng)商。對(duì)于評(píng)選供應(yīng)商，多數(shù)企業(yè)還會(huì)成立一個(gè)專門委員會(huì)，集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后，采購(gòu)部門就可填制正式訂貨單或采購(gòu)合同，但還須將定貨單副本交由請(qǐng)購(gòu)部門（車間），證實(shí)定單內(nèi)容符合他們的要求，同時(shí)還要將定貨單副本送收貨部門，以便驗(yàn)收時(shí)使用。而本國(guó)企業(yè)在采購(gòu)渠道及價(jià)格確定方面，雖然一般也要求進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)，一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負(fù)責(zé)監(jiān)督，但實(shí)際上還是主要由采購(gòu)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價(jià)或招標(biāo)多流于形式。

兩種制度差異顯而易見(jiàn)：國(guó)外企業(yè)強(qiáng)調(diào)集體決策，弱化了管理者的個(gè)人作用，也更易避免決策中的個(gè)人行為。而本國(guó)企業(yè)選定采購(gòu)渠道和價(jià)格的決策中，強(qiáng)調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)的作用。兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出本國(guó)企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個(gè)人行為。當(dāng)然，這種觀念也有其客觀因素，就是本國(guó)的市場(chǎng)不規(guī)范，依賴采購(gòu)人員和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)較多等；另外，國(guó)內(nèi)外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度還存在對(duì)業(yè)務(wù)記錄資料要求的差異，國(guó)外企業(yè)很嚴(yán)格很規(guī)范，要?dú)w檔備查。本國(guó)企業(yè)則不然，記錄資料是為應(yīng)付檢查而準(zhǔn)備，雖規(guī)范但欠真實(shí)。

總之，本國(guó)企業(yè)物資采購(gòu)管理制度與國(guó)外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國(guó)外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學(xué)合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進(jìn)做法，值得本國(guó)認(rèn)真借鑒。希望能將其與本國(guó)的實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合，創(chuàng)建具有本土特色的物資采購(gòu)內(nèi)控制度。