江群
企業(yè)的煙用物資指烤煙生產(chǎn)、收購過程中儲備和耗用的物資,主要是煙葉基礎(chǔ)農(nóng)機配件、烘烤設(shè)備、煙種、育苗基質(zhì)、農(nóng)(地)膜、化肥、農(nóng)藥、煙葉包裝物資等。煙用物資的管理成本在每年烤煙生產(chǎn)投入中所占比例較大,要想占領(lǐng)市場,提升生產(chǎn)效益,降低煙用物資生產(chǎn)投入成本,減少煙用物資管理過程中不必要的浪費顯得尤為重要。而要降低煙用物資管理成本,本人認為要從以下幾個方面人手:
加強煙用物資入庫管理
煙用物資入庫管理是物資管理的第一環(huán)節(jié),管理好煙用物資驗收入庫是做好降低物資成本管理的第一步。過去,煙用物資運輸是由廠家發(fā)運火車皮集裝箱運達貨場,公司自行負責派請車隊由貨場轉(zhuǎn)運至全縣各煙葉站點,途中經(jīng)歷多次輾轉(zhuǎn),導(dǎo)致煙用物資(化肥、農(nóng)藥)在運輸途中嚴重破包。加之現(xiàn)場點收時沒有采取嚴格檢驗措施入庫簽收,化肥少裝、嚴重破包等現(xiàn)象屢有發(fā)生,導(dǎo)致單包重量不足或農(nóng)藥出面破瓶等現(xiàn)象,而運輸途中非正常損耗造成的損失由企業(yè)承擔,加上多次倒運產(chǎn)生的上下車搬運費、倉庫租賃費,也使得企業(yè)增加了投入成本。
為了消除此類弊端,有效解決問題,我公司制定了相關(guān)應(yīng)對措施,從而降低了物資運輸成本:一是與物資供應(yīng)商進行溝通協(xié)商,供應(yīng)商按照公司物資需要時間及時供應(yīng),并由供應(yīng)商負責車輛裝運直接運達公司的各個煙葉站點,減少途中多次倒運環(huán)節(jié)的上下車搬運費等,降低運輸成本。二是站點負責人、物資保管人員負責物資驗收入庫工作,對于出現(xiàn)化肥少裝、破包等問題按比例抽檢合格驗收入庫,途中運輸按抽檢比例計算產(chǎn)生的損失由廠商承擔,從而有效降低了物資管理成本。
優(yōu)化煙用物資儲存管理
煙用物資儲存管理是物質(zhì)管理的重要環(huán)節(jié)。由于縣局站點煙用物資年儲存量較多,特別是大型農(nóng)機、烘烤設(shè)備等煙用物資,體積大,占用庫存空間較多,這類物資長期租用倉庫存放,無形中增加了物資管理成本;其次,貨物長期存放,導(dǎo)致資金停滯,占用資金利息費用等增加,例如:煙葉分風板800套,價值576萬元,存放時間超過三年,相當于576萬元,資金占用年利息34.56萬元,三年利息費用增加103.68萬元,給企業(yè)造成財務(wù)成本的增加;第三,我縣是烤煙生產(chǎn)縣,烤煙生產(chǎn)任務(wù)重,煙葉收購量多,站點物資倉庫儲存空間有限,對于煙葉生產(chǎn)用化肥,農(nóng)藥、農(nóng)(地)膜,浮盤、煙用包裝物資等在煙葉購期間租用倉庫存放,也給企業(yè)增加物資管理成本。
為了減少物資管理費用,降低物資管理成本,我公司采取以下措施,取得了很好的效果:一是對于體積大、占用儲存空間較多的烤房物資設(shè)備,采取分發(fā)到符合條件的農(nóng)戶進行分戶管理,給站點屯出物資倉庫空間;二是對于分散站點的煙用物資進行統(tǒng)計規(guī)劃、集中存放管理,煙葉生產(chǎn)量較少、地理位置較偏僻的站點與生產(chǎn)量大的物資集中存放。三是合理利用公司閑置倉儲放煙用物資,減少外租倉庫間;四是站點煙葉收購調(diào)運結(jié)束,及時收回存放在外的煙用物資,縮短租賃期限。
完善煙用物資管理制度
在對煙用物質(zhì)的管理中,難免存在諸多問題,主要有:一是管理制度不落實、不到位,導(dǎo)致保管員沒有責任心,造成部分物質(zhì)受潮、變質(zhì);二是保管員綜合素質(zhì)較差,對入庫、出庫以及庫存商品明細賬的填列不夠準確和完善,導(dǎo)致賬、物、卡不相符合,無形中提高了用人成本,增加了煙用物資的管理費用。對此情況,近幾年來,我公司制訂了相關(guān)制度及要求,加強點上物資管理人員的培訓(xùn),增強物資管理的意識,分配到點,責任到個人,主要體現(xiàn)在:一是落實專人管理,嚴格做到“三防”,即防火、防潮、防盜,確保倉庫煙用物質(zhì)的質(zhì)量和數(shù)量。二是加強對保管員進行電腦知識、單據(jù)填列傳送、物質(zhì)賬簿填列的培訓(xùn),使其熟悉業(yè)務(wù),能夠擔當和勝任工作。三是加強對保管員及其分管領(lǐng)導(dǎo)的考核,對于考核不合格者,暫時中止其資格并再次培訓(xùn)直到合格。四是建立和完善庫存煙用物質(zhì)質(zhì)量管理制度,狠抓加強庫存煙用物質(zhì)質(zhì)量管理,對于殘損變質(zhì)和積壓呆滯的煙用物質(zhì),必須結(jié)合煙用物質(zhì)的盤點,及時發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)措施管理,保證其質(zhì)量,減少由之可能帶來的損失。
此外,隨著時代的發(fā)展,加強和完善煙用物資信息化管理,加快煙用物資信息化建設(shè)步伐,改進辦公軟件程序,特別是業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用及業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的無縫對接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,成了企業(yè)管理中的重中之重。通過種種現(xiàn)代化、信息化的管理,可以避免過去手工填寫帶來的工作量和舞弊的可能性,同時讓出、入庫的數(shù)據(jù)能即時導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)軟件,實現(xiàn)物資流、資金流的同步追蹤,確保物資全程監(jiān)控。
總之,做好煙用物資的管理工作,合理控制煙用物資庫存量,縮短物資存貨周轉(zhuǎn)率,是保證企業(yè)資金有效運轉(zhuǎn),促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營健康穩(wěn)定發(fā)展的重要前提。因此,提高對煙用物資管理重要性的認識,建全煙用物資管理制度和內(nèi)控制度,做好煙用物資庫存的規(guī)劃和管理,嚴格按照相關(guān)法規(guī),確保煙用物資管理核算的準確性,并根據(jù)自身來完善與之相適應(yīng)的煙用物資管理機制,開源節(jié)流、多管齊下,有效推動企業(yè)煙用物資結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,最大程度降低煙用物質(zhì)的管理成本,從而才能確保企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定地向前發(fā)展。