高向前

[摘要] 醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理工作中占據(jù)著重要的地位，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中是不可或缺的重要一環(huán)。過(guò)去的醫(yī)院檔案的管理和利用已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，強(qiáng)化利用和開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案，采取新技術(shù)和新方法，有助于提升檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，提高檔案管理能力，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)方式，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展和管理提供保障。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案；管理；開(kāi)發(fā)利用；強(qiáng)化措施；信息化

[中圖分類(lèi)號(hào)] R1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）05（b）-0062-02

Study on the strengthening measures of the Development and Utilization of Hospital Archives

GAO Xiang-qian

Weifang Peoples Hospital， Weifang， Shandong Province， 261041 China

[Abstract] Hospital archives play an important role in the management of hospitals and they are indispensable in the development of hospitals. The management and utilization of hospital archives in the past can no longer meet the needs of current hospital construction and development. Strengthening the utilization and development of hospital archives and adopting new techniques and methods will help improve the quality and level of archives service， improve the ability of archives management， change the working style and provide guarantee for the further development and management of hospitals.

[Key words] Hospital archives； Management； Development and utilization； Strengthening measure； Information

醫(yī)院檔案內(nèi)在的包含里一切形式的涵蓋醫(yī)院醫(yī)療、科研、日常管理、建設(shè)發(fā)展及行政工作的歷史記錄，是醫(yī)院未來(lái)工作規(guī)劃、改革措施以及重大決策的重要依據(jù)，也是醫(yī)院發(fā)展的必然要求，其意義不僅在于保存和管理，更重要的是對(duì)于醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)和利用，使醫(yī)院的檔案服務(wù)水平不斷提高，進(jìn)一步拓展醫(yī)院服務(wù)功能。對(duì)醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)與利用，很多醫(yī)院還存在不足，基于其中存在的問(wèn)題以及改善目前狀況的強(qiáng)化措施，現(xiàn)分析如下。

1 醫(yī)院檔案管理及開(kāi)發(fā)利用工作的重要性

醫(yī)院檔案管理以及開(kāi)發(fā)利用是醫(yī)院工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志，醫(yī)院工作的正常開(kāi)展一定程度上依賴(lài)于檔案管理工作的有序進(jìn)行。醫(yī)院檔案凝結(jié)了醫(yī)療工作者及行政管理人員等多方心血，很大程度上反映出醫(yī)院以往工作的思路以及模式，是醫(yī)院各項(xiàng)工作中十分重要的組成部分。目前醫(yī)院檔案的管理工作存在諸多不足，開(kāi)發(fā)利用水平無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需求，這迫切需要進(jìn)一步針對(duì)其中的問(wèn)題制定精準(zhǔn)措施，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的管理以及開(kāi)發(fā)利用工作，有利于高層次醫(yī)院的整體建設(shè)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策，醫(yī)院建設(shè)以及醫(yī)護(hù)水平的提升都具有重大意義[1]。

2 醫(yī)院檔案管理所存在的不足

2.1 醫(yī)院日常工作中忽視檔案管理工作的重要性

對(duì)于檔案所起到的重要作用認(rèn)識(shí)不夠，不能投入足夠的財(cái)力物力為檔案管理工作服務(wù)，片面追求醫(yī)療技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作的重大意義，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)暇顧及檔案科室的建設(shè)，不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的檔案室被邊緣化已成必然[2]。部分醫(yī)院由于缺乏獨(dú)立的管理部門(mén)，很多時(shí)候都是很多科室共同管理的[3]，檔案管理水平滯后，無(wú)法滿(mǎn)足下一步的開(kāi)發(fā)與利用。

2.2 檔案管理人員水平參差不齊

目前，許多管理人員的素質(zhì)水平較差檔案管理質(zhì)量和水平也會(huì)達(dá)不到合格的標(biāo)準(zhǔn)[4]。而且很多人員搭配的不合理造成了日常工作的不協(xié)調(diào)、不同步。專(zhuān)業(yè)人員的空缺造成了檔案管理工作水平的低下，無(wú)法支撐長(zhǎng)久的工作進(jìn)展。

2.3 檔案管理工作局限

檔案管理僅僅停留在保存和收集層面，且質(zhì)量較差，僅僅停留于分類(lèi)有序和保存完整水平，無(wú)法充分開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有檔案，缺乏研究檔案內(nèi)涵的積極性，使得檔案的真正價(jià)值長(zhǎng)期被埋沒(méi)，不能對(duì)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展起到推動(dòng)的作用，失去了檔案管理的意義所在。

3 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用分析

醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)與利用，是要在醫(yī)院檔案保存保管的基礎(chǔ)上，深度的挖掘其內(nèi)在價(jià)值，從中提取出重要信息，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，使其潛在意義轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)意義。為醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)，為醫(yī)院帶來(lái)綜合效益。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案的編研和分析，從行政、管理、醫(yī)療、科研等各個(gè)角度歸納信息，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)，使各個(gè)科室和部門(mén)從檔案的開(kāi)發(fā)利用中獲益，形成良性互動(dòng)，使開(kāi)發(fā)和利用二者相互促進(jìn)，并且對(duì)檔案的管理提出更高的要求，發(fā)現(xiàn)更多管理中所存在的問(wèn)題，彌補(bǔ)其中的缺陷。

4 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用的基本途徑

4.1 醫(yī)院檔案借閱和研討

設(shè)置專(zhuān)門(mén)的閱覽室，滿(mǎn)足不同部門(mén)和科室人員對(duì)于原始信息閱讀學(xué)習(xí)的需求，并定期組織相關(guān)水平較高的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其中典型檔案進(jìn)行講解和學(xué)習(xí)，提升整體工作人員對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)利用的認(rèn)識(shí)，集思廣益，進(jìn)一步加深開(kāi)發(fā)利用的深度，拓展開(kāi)發(fā)利用范圍，各個(gè)科室之間互相借鑒學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。

4.2 整理并匯編醫(yī)院檔案

將分類(lèi)相同及相關(guān)的醫(yī)院檔案，匯編成冊(cè)，可以為相關(guān)人員提供直觀的信息對(duì)比，對(duì)于同一問(wèn)題從各個(gè)案例中總結(jié)異同，從整體上把握問(wèn)題的各個(gè)角度，從深度和廣度上加深認(rèn)識(shí)。并且將水平較高的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)附載在檔案之后，為其他閱讀者提供思路，豐富檔案的內(nèi)涵和外延。

4.3 針對(duì)部分醫(yī)院檔案開(kāi)展進(jìn)一步研究工作

對(duì)于醫(yī)療活動(dòng)的檔案，組織相關(guān)科室，利用匯編的一系列檔案，進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)于存在的問(wèn)題，提出針對(duì)性的意見(jiàn)，組建相關(guān)專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)，設(shè)計(jì)可行的方案，進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室或者臨床研究工作，最大限度地拓展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案真真正正地促進(jìn)臨床醫(yī)療的水平。針對(duì)行政管理工作，對(duì)歷史工作檔案進(jìn)行研討，提出建設(shè)性意見(jiàn)，提升管理水平，進(jìn)一步為科學(xué)地規(guī)劃醫(yī)院的建設(shè)提供思路。

5 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用存在的不足

5.1 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用具有局限性

部分醫(yī)院檔案僅僅停留于保存和管理層面，或開(kāi)發(fā)利用不全面，某些醫(yī)院滯留于墨守成規(guī)的“室內(nèi)資料室內(nèi)編”方式[5]，很多檔案的開(kāi)發(fā)聯(lián)系不夠，僅停留于相關(guān)科室內(nèi)部，或者院內(nèi)利用，不能形成多科室協(xié)作，共同研討，相關(guān)醫(yī)院之間的互通交流，相互學(xué)習(xí)的局面，檔案利用范圍狹小，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，沒(méi)有為醫(yī)院的整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。且檔案的收集管理與開(kāi)發(fā)利用在除紙質(zhì)檔案之外的其他大量視頻、音頻、圖片等多種格式的檔案未能得到重視和開(kāi)發(fā)利用，而這些由各種實(shí)物聲像文字所組成的歷史記錄是醫(yī)院執(zhí)行計(jì)劃與決策的最主要依據(jù)[6]。

5.2 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用相關(guān)人員工作能力不足

由于缺乏對(duì)醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用的重視，檔案管理部門(mén)魚(yú)龍混雜，科室團(tuán)隊(duì)責(zé)任不明，不能協(xié)同工作，部分工作人員未受到專(zhuān)門(mén)訓(xùn)練，對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)和利用起不到有力的幫助。培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間不足，對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)態(tài)度不認(rèn)真，缺乏積極性，工作人員本身就未能認(rèn)識(shí)檔案的重要性，使得檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作滯后。工作人員的工作觀念消極，不能主動(dòng)進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)利用。

5.3 醫(yī)院檔案利用意識(shí)有待提高

檔案的開(kāi)發(fā)人員對(duì)于檔案開(kāi)發(fā)工作開(kāi)展之后，很多成果和經(jīng)驗(yàn)，在展開(kāi)討論和學(xué)習(xí)后，未被相關(guān)學(xué)習(xí)人員重視，利用意識(shí)較差，沒(méi)有主動(dòng)借鑒和學(xué)習(xí)的積極性，沒(méi)有及時(shí)消化和吸收，僅僅停留于淺顯學(xué)習(xí)層面，不能與醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)形成良性互動(dòng)，使得有價(jià)值的成果不能完全發(fā)揮其重要作用，對(duì)于醫(yī)院整體的建設(shè)和發(fā)展失去了應(yīng)有價(jià)值。

6 醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用的強(qiáng)化措施

6.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案相關(guān)科室建設(shè)，引入信息化檔案建設(shè)機(jī)制

為了進(jìn)一步提高檔案信息的利用開(kāi)發(fā)效率，應(yīng)強(qiáng)化全院的檔案意識(shí)，尤其是醫(yī)院的管理層[7]，醫(yī)院主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視檔案相關(guān)部門(mén)的建設(shè)，從醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的高度，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作列入地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展與各級(jí)醫(yī)院管理的議事日程成立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任分工指導(dǎo)、監(jiān)督、培訓(xùn)各科室各部門(mén)積極啟動(dòng)檔案信息化建設(shè)，并不斷向前推進(jìn)[8]。選拔和招聘具有較高水平的檔案管理人員為基礎(chǔ)，配備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)信息化技術(shù)人員，結(jié)合醫(yī)院各科室相關(guān)工作人員建設(shè)檔案開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，充分提升檔案開(kāi)發(fā)利用水平。并且在時(shí)代不斷進(jìn)步的當(dāng)今時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理及開(kāi)發(fā)利用，其必要的基礎(chǔ)就是相關(guān)的硬件設(shè)備，所以加大資金的投入力度十分關(guān)鍵，更要不斷更新硬件設(shè)施和資源[9]。還要對(duì)現(xiàn)有工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，在實(shí)踐訓(xùn)練中增強(qiáng)他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力[10]。使相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力得到不斷的提升，與配套設(shè)施和團(tuán)隊(duì)相適應(yīng)。

6.2 與其他醫(yī)院建立開(kāi)發(fā)利用團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期對(duì)話機(jī)制

將本院醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用團(tuán)隊(duì)與其他醫(yī)院檔案管理開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交流和協(xié)作，針對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用方面的問(wèn)題進(jìn)行探討，交流借鑒開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，使檔案開(kāi)發(fā)程度不斷提高，相互促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)與利用。

6.3 深化各科室檔案協(xié)同作用

聯(lián)合院內(nèi)各個(gè)科室人員，將檔案開(kāi)發(fā)從多角度全方位進(jìn)行，互通有無(wú)，將各個(gè)不同門(mén)類(lèi)的檔案中值得開(kāi)發(fā)和利用的方面得到充分的認(rèn)識(shí)，互相提出建設(shè)性意見(jiàn)，促進(jìn)共同進(jìn)步。

6.4 加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用的宣講與學(xué)習(xí)

對(duì)從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員到基層工作人員進(jìn)行宣講，使檔案的開(kāi)發(fā)和利用意識(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化，擺脫以往消極懈怠的工作面貌，主動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，并且使其具有一定的檔案開(kāi)發(fā)成果的學(xué)習(xí)能力，使得檔案的開(kāi)發(fā)利用落到實(shí)處。

綜上所述，檔案的開(kāi)發(fā)利用工作對(duì)于醫(yī)院整體建設(shè)和長(zhǎng)久發(fā)展具有高度戰(zhàn)略意義，必須得到全院各級(jí)人員的高度重視，加強(qiáng)資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案開(kāi)發(fā)利用模式，購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的開(kāi)發(fā)利用設(shè)備，利用當(dāng)今先進(jìn)的信息化技術(shù)，強(qiáng)化檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，讓檔案開(kāi)發(fā)的成果惠及醫(yī)院的每一位工作人員，大大提高醫(yī)院工作水平，將醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)和利用進(jìn)一步強(qiáng)化，切實(shí)為醫(yī)院的工作提供借鑒和依據(jù)，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)巨大的力量。

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（收稿日期：2018-02-09）