朱惠

檔案是什么？

檔案管理工作包括哪些內(nèi)容？

檔案管理工作者需要哪些業(yè)務(wù)素養(yǎng)？

面對(duì)這樣的問題，可能不少人會(huì)茫然，也有一些人會(huì)有瞬間的恍惚。其實(shí)，作為各項(xiàng)工作和各方面情況的真實(shí)記錄，檔案是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)，職能性、原始性、價(jià)值性是其鮮明的特點(diǎn)。

如果要在新形勢(shì)下保障單位檔案管理工作有序進(jìn)行，就應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的步伐，不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提倡創(chuàng)新服務(wù)，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

本文就如何做好新形勢(shì)下單位的檔案管理工作，表達(dá)一些個(gè)人看法。

毋庸諱言，基于很多人特別是部分單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理工作的現(xiàn)狀并不盡如人意，諸如管理系統(tǒng)不完善，信息化管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高——很多不是科班出身、多為兼職、流動(dòng)性大、認(rèn)知度不高、缺乏職業(yè)成就感，等等。

基于上述情況，新形勢(shì)下檔案管理亟需采取有效措施。

一、完善檔案管理工作的管理體制

1.在新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作時(shí)效性的要求越來越高，這就更需要一套完善的管理體制。那么，完善管理體制應(yīng)該先從局領(lǐng)導(dǎo)著手，讓“一把手”認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理的重視度，積極為單位的檔案工作提供人、財(cái)、物的保障。

2.構(gòu)建完善的檔案管理制度。應(yīng)當(dāng)明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，將每一個(gè)工作制度進(jìn)行細(xì)化，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，并落實(shí)到實(shí)處，保證工作能夠細(xì)致規(guī)范化的開展。

3.建立相應(yīng)的監(jiān)督體系，該體系監(jiān)督者可以是高層管理人員，也可以是檔案的使用人員，為檔案工作有序進(jìn)展提保駕護(hù)航。

二、加快檔案管理信息化的進(jìn)程

首先，加大對(duì)檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；然后在軟件方面，選擇起點(diǎn)較高且便于掌握的軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。在新形勢(shì)下應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)信息化，如可以在網(wǎng)上發(fā)布工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)等，并且開展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類、編號(hào)等工作。同時(shí)完善多媒體檔案庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

三、加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新

創(chuàng)新是民族不竭的動(dòng)力。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且也要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制等服務(wù)。因此，新形勢(shì)下的管理與服務(wù)的創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面著手。

優(yōu)化人力資源的結(jié)構(gòu)。任何形勢(shì)的創(chuàng)新都要靠人去實(shí)施與實(shí)現(xiàn)，所有的創(chuàng)新工作歸根到底是人的觀念、意識(shí)和素質(zhì)的創(chuàng)新。破除檔案工作人員的兼職現(xiàn)象，推行檔案專業(yè)人才的配置，努力培養(yǎng)數(shù)字化和現(xiàn)代化檔案需要的復(fù)合型人才。

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理服務(wù)方面要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)并不是要求收集的檔案材料越多越好，而是要按照《檔案法》、《檔案工作實(shí)務(wù)》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位自身的特點(diǎn)，重點(diǎn)收集具有代表性的資料，形成檔案資源的集中集約優(yōu)勢(shì)。

加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)。既要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也要提高檔案網(wǎng)絡(luò)與信息安全的水平，保障電子文件和電子檔案長(zhǎng)期保存和利用。對(duì)上網(wǎng)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)防把涉密資料傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。

四、提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力

學(xué)會(huì)分門別類。首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長(zhǎng)期使用的類別去分類，不同的單位不同的崗位分類也是不一樣的。

學(xué)會(huì)巧用檔案袋。檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個(gè)一個(gè)的找，學(xué)會(huì)對(duì)常用資料的歸整。很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間，學(xué)會(huì)電腦資料的存檔。現(xiàn)在公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途。

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿意識(shí)。檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率。

總而言之，檔案管理工作千頭萬緒，面廣量大，而且意義重大，對(duì)管理人員的要求其實(shí)也不低。要真正做好檔案管理工作，要在認(rèn)識(shí)水平、制度建設(shè)、人員素質(zhì)提升諸方面下功夫。果如斯，新時(shí)期的檔案管理工作一定會(huì)是一派新氣象。