沈建軍
摘 要:隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)與多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展新趨勢(shì),尤其是互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使得檔案數(shù)字化獲得強(qiáng)大生命力,而高職院校作為先進(jìn)技術(shù)的研發(fā)者與傳播者,有條件也有義務(wù)利用各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)開(kāi)展檔案工作,不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),盡早促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化,更好地為高職院校的科研、教學(xué)等工作提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞:高職院校;檔案工作;數(shù)字化建設(shè)
檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)代高職院校檔案工作與信息化發(fā)展的必然趨勢(shì),國(guó)家檔案學(xué)會(huì)也明確提出檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、有效利用檔案、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要部分,是傳統(tǒng)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。檔案工作切實(shí)反映高職院校開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的詳細(xì)信息,紙質(zhì)檔案管理目前已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要,數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行,如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)就成為高職院校檔案部門面臨的重要課題。
一、加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
檔案數(shù)字化建設(shè)指的是對(duì)檔案館藏和重大活動(dòng)采取著錄、掃描、攝像錄音以及運(yùn)用多媒體技術(shù)等策略,將紙質(zhì)材料、照片、膠片、聲像等傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息,用數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到磁盤、光盤等存儲(chǔ)器里,基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加以管理,利用網(wǎng)絡(luò)相互連接,形成檔案信息庫(kù),建立科學(xué)快捷的檔案管理平臺(tái),共享檔案信息資源。對(duì)于高職院校而言,加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要,這主要體現(xiàn)在三個(gè)方面:
一是有助于檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案占用空間大、成本高、保管環(huán)節(jié)容易被損壞等缺點(diǎn),利用數(shù)字化處理與校園網(wǎng)絡(luò)傳輸,讓需要者快捷查詢檔案,節(jié)約大量人力物力財(cái)力[1]。同時(shí),數(shù)字化檔案建設(shè)突破傳統(tǒng)檔案利用的時(shí)空限制,利用者在網(wǎng)絡(luò)的任何一點(diǎn)或終端都可查閱所需檔案信息,無(wú)需往返檔案館室,不僅節(jié)約工作時(shí)間,還顯著提高檔案利用率。二是促使高職院校檔案管理方式出現(xiàn)根本的轉(zhuǎn)變,檔案部門也從封閉走向開(kāi)放。高職院校的傳統(tǒng)檔案管理幾乎都圍繞紙質(zhì)檔案進(jìn)行,由人工抄寫檢索目錄,導(dǎo)致檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度很大,查閱檔案的難度也較大,但數(shù)字化檔案就可以克服這些不足,把傳統(tǒng)的檔案保管與利用轉(zhuǎn)變成信息的采集、管理與服務(wù),實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置,讓檔案利用者獲得高效的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三是能有效保護(hù)高職院校檔案原件,延長(zhǎng)原件壽命。檔案是高職院校的原生信息資源,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案原件如果被損壞將無(wú)法修復(fù),損失也無(wú)法彌補(bǔ),加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)以后,就可用數(shù)字化檔案替代原件被利用,預(yù)防檔案信息在利用環(huán)節(jié)被人為破壞,預(yù)防遭受無(wú)法挽回的損失。
二、加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略建議
(一)健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
在檔案數(shù)字化建設(shè)中,很多問(wèn)題都會(huì)阻礙高職院校檔案數(shù)字化工作進(jìn)程的推進(jìn),如不規(guī)范的電子檔案目錄會(huì)對(duì)實(shí)際工作造成很大困擾,這就需要高職院校檔案部門不斷提升核心工作意識(shí),建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,重視和科研、教學(xué)、管理與服務(wù)等主體工作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通與兼容共享,預(yù)防檔案信息數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)格式存在差異,解決后期檔案的管理與傳輸難題。同時(shí),高職院校檔案部門要按照行業(yè)規(guī)范,立足自身檔案數(shù)字化建設(shè)需求,科學(xué)制定切實(shí)可行的數(shù)字化工作制度,讓檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循[2]。
(二)完善院校檔案數(shù)字化工作體系
高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)必須在各個(gè)檔案工作基本環(huán)節(jié)都建立數(shù)字化流程、執(zhí)行數(shù)字化制度。一是在高職院校檔案收集環(huán)節(jié),應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完善建立數(shù)字化文件與數(shù)字化檔案的一體化歸檔收集工作模式,由高職院校各部門兼職檔案人員在完成本部門的電子文件作業(yè)之后要利用校園網(wǎng)向檔案部門轉(zhuǎn)發(fā)一份,及時(shí)將文件歸檔。二是在高職院校檔案管理環(huán)節(jié),應(yīng)做好數(shù)字檔案設(shè)備與信息的管理這兩方面工作,因?yàn)閿?shù)字檔案載體較為特殊,存放檔案的方式從過(guò)去的檔案柜架轉(zhuǎn)變成磁盤、光盤、數(shù)字存儲(chǔ)器,大量數(shù)字文件可以被存放在極小的空間,檔案數(shù)字化建設(shè)主要就是減少數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴,保管數(shù)字化檔案時(shí)應(yīng)向入讀介質(zhì)輸出記錄,暫時(shí)用原格式保存,確保數(shù)字檔案的可讀性、可利用性,預(yù)防信息丟失,處理好共享和保密、物理存儲(chǔ)管理和邏輯性處理等問(wèn)題。三是在高職院校檔案利用環(huán)節(jié),應(yīng)基于校園網(wǎng)提供電子檢索服務(wù),利用網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)部門與單位之間傳遞信息、交換信息,聯(lián)機(jī)建立起用戶使用情況的文檔。同時(shí)按照數(shù)字化檔案的特征執(zhí)行符合實(shí)際需求的、完善的數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)章制度,包括文檔一體化制度、數(shù)字化文件歸檔制度以及數(shù)字檔案鑒定制度、備份制度等,確保高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的正常有序開(kāi)展[3]。
(三)強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制
安全是加強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案部門務(wù)必要針對(duì)性地采取措施有效控制可能出現(xiàn)的侵襲、危害等風(fēng)險(xiǎn),保證檔案信息的安全性[4]。一是高職院校檔案人員要不斷增強(qiáng)信息安全意識(shí),有效掌握《互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)技術(shù)措施規(guī)定》與檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)因素,嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的查詢、提交、修改等工作權(quán)限,避免發(fā)生不可預(yù)料的危險(xiǎn)。二是在高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的立項(xiàng)與總體規(guī)劃中設(shè)計(jì)好各種檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的防控預(yù)案與系統(tǒng),采取設(shè)置防火墻、用戶身份識(shí)別、密鑰以及災(zāi)難備份等手段加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范,確保檔案數(shù)字信息的安全。三是完善建立科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系,禁止將非法軟件安裝在工作網(wǎng)絡(luò)上,對(duì)于計(jì)算機(jī)殺毒系統(tǒng)必須及時(shí)更新,并啟動(dòng)訪問(wèn)控制和入侵檢測(cè)的聯(lián)動(dòng),杜絕發(fā)生非法訪問(wèn)行為、網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。高職院校檔案部門必須把好檔案數(shù)字化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié),禁止發(fā)生檔案原件破損、丟失和檔案信息篡改、刪減等現(xiàn)象,對(duì)于檔案原件從拆卷到掃描再到裝訂以及對(duì)掃描圖像的核查、優(yōu)化、糾錯(cuò)、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)連接等,每一個(gè)流程都不能出錯(cuò)。在實(shí)際操作中,檔案人員要注意案卷排列順序,保持紙質(zhì)檔案與電子目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系,通過(guò)完善檔案信息安全與網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)章制度,異地保存數(shù)字檔案副本,有效保障高職院校檔案信息安全,保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)完好無(wú)塤。
(四)引進(jìn)人才并加強(qiáng)在職技能培訓(xùn)
為不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),高職院校檔案部門應(yīng)注意引進(jìn)優(yōu)秀人才,他們不僅要擁有全面的知識(shí)結(jié)構(gòu),還要掌握檔案學(xué)與文書學(xué)等專業(yè)知識(shí),充分了解相關(guān)法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)、英語(yǔ)知識(shí)等,具有一定水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。在引進(jìn)高素質(zhì)優(yōu)秀人才的同時(shí)還要高度重視工作方式的轉(zhuǎn)變,加大培訓(xùn)在職人員的力度,保持知識(shí)和技能的同步提升,使檔案人員不斷充實(shí)專業(yè)知識(shí),提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,實(shí)現(xiàn)知識(shí)互補(bǔ)與能力互補(bǔ),鍛煉其敏銳的檔案工作能力、信息處理能力與優(yōu)良職業(yè)道德,在檔案數(shù)字化建設(shè)中貫穿探索精神與包容開(kāi)放的態(tài)度,快速推進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案工作是組成高職院校工作的重要部分之一,隨著校園網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展與辦公自動(dòng)化水平的持續(xù)提升,涌現(xiàn)大量電子文件與數(shù)字信息,高職院校檔案部門面對(duì)數(shù)字化建設(shè)趨勢(shì),必須順勢(shì)而上,將本校檔案數(shù)字化建設(shè)工作落到實(shí)處,不僅要及時(shí)健全檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,完善高職院校檔案數(shù)字化工作體系,還要強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制,注意引進(jìn)人才并加強(qiáng)在職技能培訓(xùn),從而不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),推動(dòng)高職院校不斷提升檔案工作水平,更好地服務(wù)于高職院校的建設(shè)與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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