摘 要：本文針對(duì)目前核電站重大技改項(xiàng)目文檔管理的現(xiàn)狀加以分析，總結(jié)出現(xiàn)有良好實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)管理弱項(xiàng)，尋找解決方法：通過依托跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)展；跟蹤合同文件管理其執(zhí)行文件；深入了解技術(shù)改進(jìn)實(shí)施工作等管理手段，并通過行政文件的定期收集；重大技改項(xiàng)目管理活動(dòng)相關(guān)文件的定向收集；各專業(yè)組內(nèi)項(xiàng)目文檔的定點(diǎn)收集；合同文件編碼、主題反映重大技改項(xiàng)目信息等具體的工作方法，改善重大技改項(xiàng)目文檔管理中的薄弱部分以達(dá)到良好的管理效果。

關(guān)鍵詞：重大技改項(xiàng)目；項(xiàng)目管理；文檔管理；管理職能

1 前言

核電站通常設(shè)計(jì)壽期為30-50年，在核電站壽期之內(nèi)由于技術(shù)革新、設(shè)備老化、壽期延長等原因，常有投資額大、經(jīng)濟(jì)效益顯著的重大技改項(xiàng)目發(fā)生。同時(shí)依照《中國核工業(yè)集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》“總投資在1億元以上的項(xiàng)目，核工業(yè)檔案館組織或委托項(xiàng)目主管部門組織檔案預(yù)檢……所有項(xiàng)目要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收”，因此重大技改項(xiàng)目中的文檔管理工作尤為重要，首先需要保障項(xiàng)目文件收集、傳遞及時(shí)準(zhǔn)確，輔助項(xiàng)目的順利進(jìn)展；其次要保證項(xiàng)目文件收集的完整與質(zhì)量達(dá)標(biāo)；最終要保障重大技改項(xiàng)目能夠通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的實(shí)際檢驗(yàn)。因此需要對(duì)重大技改項(xiàng)目中文檔管理提出新的思考與探索，在檔案行業(yè)整體業(yè)務(wù)能力向前發(fā)展的大趨勢(shì)下循序前行。

2 核電站重大技改項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀

秦山核電站30萬機(jī)組，作為中國第一臺(tái)核電機(jī)組，已經(jīng)連續(xù)運(yùn)行25年之久，已經(jīng)接近30年的設(shè)計(jì)壽期。在25年之中連續(xù)多次進(jìn)行重大技術(shù)改進(jìn)。在目前由于壽期延續(xù)的需要，正在開展延壽項(xiàng)目的重大技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目，該項(xiàng)目是近幾年中尤為重大的技改項(xiàng)目。結(jié)合早期技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目文檔管理的情況，以及當(dāng)下延壽項(xiàng)目文檔管理的現(xiàn)狀，將重大技改項(xiàng)目文檔管理的狀況總結(jié)如下。

2.1 當(dāng)前技改項(xiàng)目文檔管理活動(dòng)的良好經(jīng)驗(yàn)

秦山核電公司自從1991年并網(wǎng)發(fā)電，經(jīng)過長期的生產(chǎn)運(yùn)行，在此期間通過T4、T6等重大技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目，逐步積累了良好的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)隨著20多年文檔管理理論的不斷更新，文檔管理已經(jīng)從后端保管，逐步過渡到前端控制且全生命周期管理的階段。

2.1.1技術(shù)改進(jìn)文件體系前端控制

文件體系的搭建與控制，是文檔管理工作的基石之一。秦山核電自2012年起開發(fā)了一套適合公司內(nèi)全部電廠的技術(shù)文件體系，將技術(shù)文件劃分為大綱、技術(shù)手冊(cè)、技術(shù)規(guī)程、圖紙、記錄等5大文種。技術(shù)改進(jìn)領(lǐng)域（CM）為其中一個(gè)單獨(dú)領(lǐng)域，依照技術(shù)改進(jìn)工作的實(shí)際內(nèi)容，在技術(shù)文件體系中設(shè)置了43類子文種，這些文種涵蓋了技術(shù)改進(jìn)工作的變更申請(qǐng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施準(zhǔn)備、驗(yàn)收評(píng)價(jià)關(guān)閉等全部階段。技術(shù)改進(jìn)文件體系規(guī)劃完整，完全可以適應(yīng)技術(shù)改進(jìn)工作的實(shí)際需要。

2.1.2技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系科學(xué)可用

“統(tǒng)一的、唯一的文檔編碼又被核電建設(shè)者稱之為文檔‘身份證”[1]技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系依托于秦山核電技術(shù)文件編碼體系，并且在該體系的基礎(chǔ)上結(jié)合技術(shù)改進(jìn)工作管理的特點(diǎn)進(jìn)行了優(yōu)化擴(kuò)展。具體則為在技術(shù)改進(jìn)文件編碼的最末段“文件流水碼”段將技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目編號(hào)融入其中，該段編碼總長9位數(shù)字碼（圖1），前6位為技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目編號(hào)，后3位為分項(xiàng)流水碼。如此設(shè)計(jì)該編碼格式，該技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目的全體文件則有了一個(gè)共同的可識(shí)別段，在文件的查詢利用時(shí)清晰明了，同時(shí)也有利于在項(xiàng)目完工后的檔案收集整理。圖1是技改項(xiàng)目文件編碼結(jié)構(gòu)。

圖1：技改項(xiàng)目文件編碼結(jié)構(gòu)

2.1.3技改項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中文檔管理職能明確

“如何在核電項(xiàng)目的管理中，能否發(fā)揮參與者的積極作用，往往是決定這個(gè)核電項(xiàng)目效率和成敗的主要因素?！盵2]秦山核電公司歷次重大技改項(xiàng)目，均通過成立項(xiàng)目組的方式，將文檔管理工作納入項(xiàng)目管理整體工作中，充分發(fā)揮文檔管理人員的職能，提高文檔管理的參與度，提高重大技改項(xiàng)目的文檔管理水平。

2.2 重大技改項(xiàng)目中文檔管理工作還存在的不足之處

重大技改項(xiàng)目與核電基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目一樣具有投資大、實(shí)施周期長、管理水平高、文檔建構(gòu)方式的多視角[3]、文檔描述的多層次[4]等特點(diǎn)。文檔管理工作存在文檔內(nèi)容復(fù)雜、文檔生命周期長、文件要求質(zhì)量高、文件類型和載體廣泛、文檔信息要求及時(shí)性等特點(diǎn)。由于二者之間的特點(diǎn)差異，重大技改項(xiàng)目中，文檔管理工作也會(huì)發(fā)生不能與項(xiàng)目管理相匹配的問題，存在以下較為普遍的不足之處。

2.2.1文檔管理活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展參與度低

在重大技改項(xiàng)目中多則十幾個(gè)專項(xiàng)組，文檔人員無法完全參與到各改造專項(xiàng)組的日常工作中。同時(shí)，在傳統(tǒng)的文檔管理工作中，文檔人員不具備項(xiàng)目管理的工作能力，對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)展也不甚了解，導(dǎo)致在文檔控制工作往往滯后于項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度，收集文件也因此滯后。在時(shí)間線較長的重大技改項(xiàng)目中文檔收集工作滯后的情況則尤為明顯，項(xiàng)目文檔的完整性得不到有力保障。

2.2.2文檔管理工作對(duì)項(xiàng)目的整體范圍了解不足

“長期以來我國國家項(xiàng)目文件管理在管理主體各自為政、缺乏統(tǒng)一管理的機(jī)制，管理活動(dòng)自成體系相互分隔、缺乏統(tǒng)一管理的規(guī)范，管理客體相互矛盾、疊加重復(fù)、缺乏統(tǒng)一管理的法規(guī)等問題” [5]另外，文檔人員未能參與到具體的專項(xiàng)組，對(duì)各專項(xiàng)組負(fù)責(zé)的項(xiàng)目范圍與內(nèi)容認(rèn)識(shí)度不夠，是文檔管理工作中較為薄弱的環(huán)節(jié)。

2.2.3重大技改項(xiàng)目內(nèi)部形成的文檔收集不完整

重大技改項(xiàng)目中，項(xiàng)目文件的來源分為內(nèi)部形成與外部形成。對(duì)于內(nèi)部形成文件包括行政文件、合同文件、信函會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目報(bào)告等各文種。由于內(nèi)部生成文件由各部門產(chǎn)成，遺留在各部門與系統(tǒng)之內(nèi)，收集整理工作常常為薄弱環(huán)節(jié)。

3 解決重大技改項(xiàng)目文檔管理弱項(xiàng)可采用的管理手段

核電站重大技改項(xiàng)目是核電企業(yè)繼續(xù)生存發(fā)展的重要工作之一，文檔管理工作是該項(xiàng)目的基礎(chǔ)之一。因此在發(fā)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)狀的弱項(xiàng)之后，采用可行性管理手段進(jìn)行彌補(bǔ)，提高文檔管理的效率。

3.1 通過參與到項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤工作，提高對(duì)技改項(xiàng)目的參與度

針對(duì)目前普遍存在的文檔管理工作與項(xiàng)目進(jìn)展契合度低的問題，文檔管理人員嘗試加入到項(xiàng)目進(jìn)度工作組。此種方法需要文檔人員學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)技能，并能夠獨(dú)立跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)獲取重大技改項(xiàng)目最新情況，依照項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)收集文件。

3.1.1跟蹤重大技改項(xiàng)目的總進(jìn)度計(jì)劃

重大技改項(xiàng)目首先確定總體進(jìn)度計(jì)劃，依照項(xiàng)目規(guī)模與難易程度，逐步將項(xiàng)目一級(jí)進(jìn)度豐富遞增為項(xiàng)目二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)進(jìn)度計(jì)劃，以及項(xiàng)目滾動(dòng)計(jì)劃。文檔管理者應(yīng)根據(jù)實(shí)際能力選擇其中一種進(jìn)度計(jì)劃作為文檔跟蹤控制的依據(jù)。通?？蛇x擇項(xiàng)目三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃加以實(shí)施。三級(jí)計(jì)劃詳略得當(dāng)，文檔人依照其中的項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)定期與技改項(xiàng)目主管人員溝通，在項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)未開始之前，則依照項(xiàng)目進(jìn)度編制相應(yīng)的文檔編制計(jì)劃，在項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)結(jié)束時(shí)依照文檔編制計(jì)劃收集應(yīng)當(dāng)移交的文檔。通過對(duì)此計(jì)劃的跟蹤，相關(guān)文檔收集的及時(shí)性提升，同時(shí)也較好的控制項(xiàng)目階段內(nèi)的文件質(zhì)量。

3.1.2跟蹤重大技改項(xiàng)目的子項(xiàng)計(jì)劃、相關(guān)項(xiàng)計(jì)劃

在重大技改項(xiàng)目中，均有若干子項(xiàng)、子項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃加以支持。文檔人員可以采用同樣的項(xiàng)目管理方式對(duì)這些進(jìn)度計(jì)劃依照里程碑與節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟蹤。由于子項(xiàng)計(jì)劃更為細(xì)致具體，對(duì)其加以跟蹤可以將文檔收集工作的階段分割的更為精準(zhǔn)，以避免因整體計(jì)劃較粗而產(chǎn)生“潮汐現(xiàn)象”（指項(xiàng)目總體計(jì)劃節(jié)點(diǎn)之間時(shí)間長，在長時(shí)間段內(nèi)文檔累計(jì)較多，在時(shí)間節(jié)點(diǎn)臨近時(shí)文檔收集工作量猛增）的問題。通過更精細(xì)的節(jié)點(diǎn)分割，將文檔收集的工作較為平均的分散在各工作周期內(nèi)。文檔人員則有更充足的時(shí)間對(duì)文檔的四性進(jìn)行檢查控制。

3.2 通過對(duì)合同的跟蹤了解重大技改項(xiàng)目的整體范圍

重大技改項(xiàng)目存在投資大、子項(xiàng)多、時(shí)間跨度長的特點(diǎn)。在項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過程中，項(xiàng)目的范圍會(huì)有所增減，動(dòng)態(tài)且全面的了解該重大技改項(xiàng)目的范圍，有利于文檔管理隨時(shí)調(diào)整收集范圍，對(duì)取消的工作項(xiàng)及時(shí)完成文檔收集工作，對(duì)新增的工作項(xiàng)及時(shí)提出文檔收集計(jì)劃、文檔整理規(guī)則。各相關(guān)合同工作范圍的匯總，則能反應(yīng)并涵蓋項(xiàng)目的總體范圍，因此對(duì)合同的跟蹤是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2.1通過技術(shù)規(guī)格書收集相關(guān)合同

重大技改項(xiàng)目總體以及各工作子項(xiàng)在加以實(shí)施之前，均需形成合規(guī)的技術(shù)規(guī)格書作為合同立項(xiàng)依據(jù)。每一份技術(shù)規(guī)格書最終將生成合同文件，因此建立對(duì)技術(shù)規(guī)格書的跟蹤工作流程，將其與合同文件形成一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系表，則能將對(duì)應(yīng)的合同文件完整收集。在某些特殊情況下，技術(shù)規(guī)格書失效，不再生成合同時(shí)，文檔人員需要對(duì)存在疑惑的技術(shù)規(guī)格書向項(xiàng)目管理者加以咨詢，加以澄清，進(jìn)行備注，在文檔最終驗(yàn)收時(shí)能給出合理解釋。

3.2.2通過合同文件內(nèi)的移交項(xiàng)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，收集相應(yīng)的合同執(zhí)行文件

合同文件的完整收集，只是了解重大技改項(xiàng)目的整體范圍，但還不能了解該項(xiàng)目的深度。在各類合同中，例如技術(shù)服務(wù)合同、設(shè)備采購合同等，詳細(xì)描述了范圍內(nèi)的事項(xiàng)深度。文檔管理工作需要對(duì)項(xiàng)目深度加以了解，例如合同內(nèi)描述應(yīng)提交哪些技術(shù)支持文件、合同內(nèi)描述需采購哪些設(shè)備以及設(shè)備交貨時(shí)間等。文檔人員只有深入閱讀匯總這些信息，才能建立完整的事項(xiàng)文檔跟蹤機(jī)制。依照合同內(nèi)約定的時(shí)間點(diǎn)、移交項(xiàng)，逐項(xiàng)按階段、按時(shí)限完成文檔規(guī)劃、文檔收集的工作任務(wù)。

3.3 重點(diǎn)參與技改項(xiàng)目實(shí)施，收集公司內(nèi)部形成文檔

在重大技改活動(dòng)中，文檔形成來源分為外部文檔與內(nèi)部文檔。外部文檔可以通過合同跟蹤、合同執(zhí)行文件跟蹤加以規(guī)劃與收集，內(nèi)部形成的文檔一直是規(guī)劃收集工作中的弱項(xiàng)。在以往的重大技改項(xiàng)目活動(dòng)中，存在內(nèi)部形成文檔由于收集不及時(shí)而最終移交不完整的情況，因此只有深入?yún)⑴c到技改實(shí)施、通過信息系統(tǒng)約束文件的生成才能達(dá)到內(nèi)部文檔完整收集的工作效果。

3.3.1通過信息系統(tǒng)約束內(nèi)部文檔的生成

在以往的重大技改項(xiàng)目中，內(nèi)部文檔通常是生成紙質(zhì)文檔，在工作結(jié)束后，收集并移交與文檔管理部門。在此種情況下，完全依賴于技術(shù)人員對(duì)文檔工作的重視程度，無法保證內(nèi)部文檔收集完整、也無法保證文檔質(zhì)量符合歸檔要求。秦山核電通過使用EAM系統(tǒng)，將技改項(xiàng)目完整的加以管理。技改相關(guān)文檔的生成需要通過技改模塊加以觸發(fā)，因此每一份內(nèi)部形成的文檔在技改模塊、文檔模塊中均有正式記錄。保證了文檔生成階段的可控。

3.3.2技改項(xiàng)目文檔審批流程增加文檔控制環(huán)節(jié)

重大技改項(xiàng)目文檔質(zhì)量，需要從文件形成源頭加以控制，若不控制，在最終收集整理階段則需加以整改，因此在文件生成階段就需加以質(zhì)量控制。秦山核電EAM系統(tǒng)的文檔管理模塊中，變更文檔在審批流程中最后一個(gè)環(huán)節(jié)是文檔發(fā)布，在此環(huán)節(jié)中文檔管理人員對(duì)文檔質(zhì)量加以檢查，質(zhì)量不符的則退回修訂，最終每一份正式發(fā)布的文件均得到質(zhì)量可控。

4 對(duì)于不同文種文檔控制可以采用的方法

每一項(xiàng)重大技改項(xiàng)目，在項(xiàng)目全過程中包含有多種文種，這些文種的最終集合則成為了項(xiàng)目文檔總體，并最終要通過上級(jí)部門的驗(yàn)收審查。其中需要與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，形成各種定期收集的機(jī)制，文檔人員也要在各階段主動(dòng)收集，項(xiàng)目管理實(shí)施人員與文檔人員互相配合，才能提高檔案管理的工作效率。

4.1 行政文件的定期收集

重大技改項(xiàng)目在整個(gè)周期中，與上級(jí)單位、內(nèi)部單位均會(huì)發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系。通常重大事項(xiàng)如請(qǐng)示、報(bào)批、批復(fù)等均是以行政文件的形式產(chǎn)生。同時(shí)各行政文件往往是項(xiàng)目開展、實(shí)施、完工的重要依據(jù)性文件，因此對(duì)行政文件的收集是十分重要的事項(xiàng)。對(duì)于重大技改項(xiàng)目行政文件的收集，文檔人員作為此工作的主體，形成定期查找收集的周期。良好實(shí)踐是文檔管理人員每月主動(dòng)收集的清單，交于項(xiàng)目管理組加以確認(rèn)并補(bǔ)充，逐步完成行政文件匯總清單。

4.2 各改造專項(xiàng)組內(nèi)項(xiàng)目文檔的定點(diǎn)收集

在重大技改項(xiàng)目工作開展中，各專項(xiàng)組承擔(dān)了具體事項(xiàng)的開展工作，通常大體分為各技術(shù)專業(yè)準(zhǔn)備組，各改進(jìn)實(shí)施組。各專項(xiàng)組在具體開展工作中，均需要規(guī)劃具體的節(jié)點(diǎn)作為工作進(jìn)展考核依據(jù)。因此文檔人員也可以參照這些工作節(jié)點(diǎn)作為文檔收集工作的節(jié)點(diǎn)，通過定點(diǎn)收集的方式保障項(xiàng)目文檔整體可控。

4.2.1關(guān)注各技術(shù)專業(yè)組的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)并收集文件

各技術(shù)專業(yè)組在工作開展階段，通常分為多個(gè)重大節(jié)點(diǎn)，例如項(xiàng)目篩選、工作大綱開發(fā)、工作大綱評(píng)估、技術(shù)分析論證、方案定案等。文檔管理人員需要對(duì)各專業(yè)技術(shù)組的工作計(jì)劃加以了解，從大節(jié)點(diǎn)入手，提前與技術(shù)人員討論文檔移交計(jì)劃，在時(shí)間點(diǎn)到期之前，提醒技術(shù)組管理者移交相應(yīng)的文檔。

4.2.2各改進(jìn)實(shí)施組中文檔定點(diǎn)收集

在各專業(yè)技術(shù)組的工作計(jì)劃中，各組之間的計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，會(huì)有不小的變化。與此相比各改進(jìn)實(shí)施組，因?yàn)楣ぷ鞣椒愃?，因此其各組的計(jì)劃節(jié)點(diǎn)有相似性。一個(gè)管理成熟度高的重大改進(jìn)項(xiàng)目，在各改進(jìn)實(shí)施組中，應(yīng)使用相同的計(jì)劃進(jìn)度模板。圖2是改進(jìn)實(shí)施組計(jì)劃圖。

文檔管理人員，依照如圖所示，對(duì)各項(xiàng)已經(jīng)完成的節(jié)點(diǎn)應(yīng)主動(dòng)向項(xiàng)目管理者收集各節(jié)點(diǎn)的輸出文件，例如設(shè)計(jì)委托階段，應(yīng)收集設(shè)計(jì)委托單，技術(shù)規(guī)格書編制階段應(yīng)收集對(duì)應(yīng)技術(shù)規(guī)格書。合同簽訂階段，應(yīng)收集立項(xiàng)申請(qǐng)、合同正本、招投標(biāo)文件等等。通過一致的項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)劃分，文檔人員可以對(duì)各改進(jìn)實(shí)施組形成統(tǒng)一的文件收集方法，可以將不同的改進(jìn)實(shí)施組由不同的文檔人員加以跟蹤，通過一致的工作方法，保證文檔管理工作在項(xiàng)目整體中有條不紊，循序進(jìn)行。

4.3 合同文件編碼、主題反映重大技改項(xiàng)目信息

合同文件在重大技改項(xiàng)目中的收集工作是重點(diǎn)也是難點(diǎn)。由于合同文件由不同的合同業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)人員各司其職，又不進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，因此導(dǎo)致文檔部門收集的信息容易缺失，由此文檔人員在主動(dòng)收集合同文件時(shí)存在不小的困難。通過以下幾個(gè)小竅門可以較好的改善以上的問題。

4.3.1合同文件編碼規(guī)則反映項(xiàng)目信息

對(duì)于重大技改項(xiàng)目相關(guān)合同，可以在合同文件編碼中增加項(xiàng)目代碼字段，如此在合同檢索過程中則可將該項(xiàng)目所有合同一并檢索出來，形成完整清單，便于使用。

4.3.2在合同文件主題中增加項(xiàng)目描述

對(duì)于重大技改項(xiàng)目，有一些相關(guān)項(xiàng)雖然不是項(xiàng)目本身范圍，但是對(duì)該項(xiàng)目有支撐作用，關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)，可以在合同文件主題中增加與其相關(guān)的重大技改項(xiàng)目的描述。通過主題檢索可以將相關(guān)項(xiàng)的合同收集齊全。

4.3.3合同文件主題包含技術(shù)規(guī)格書主題

在重大技改項(xiàng)目中，技術(shù)規(guī)格書是由技術(shù)人員編寫，合同文件是由合同部門控制。為了能夠快速追蹤，將技術(shù)規(guī)格書主題完整納入到合同文件主題中，則技術(shù)人員與文檔人員可以自身主動(dòng)檢索跟蹤，而不需要跨部門反復(fù)提交數(shù)據(jù)，既提高便利度，又提高合同文件跟蹤的效率。

5 結(jié)論

核電重大技改項(xiàng)目通常投資大、周期長、文件體系復(fù)雜，本文通過對(duì)目前秦山核電重大技改項(xiàng)目中文檔管理現(xiàn)狀的分析，總結(jié)出現(xiàn)在的良好經(jīng)驗(yàn)以及存在的弱項(xiàng)：

良好經(jīng)驗(yàn)：1、技術(shù)改進(jìn)文件體系實(shí)現(xiàn)了前端控制；2、成熟的技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系可用性高；3、技改項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中文檔管理職能明確。

存在不足：1、文檔管理活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展參與度低；2、文檔管理工作對(duì)項(xiàng)目的整體范圍不了解3、重大技改項(xiàng)目內(nèi)部形成的文檔收集不完整。

通過對(duì)以上不足之處的分析，筆者提出幾項(xiàng)可行的管理手段與管理方法加以改善：1、通過參與到項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤工作，提高對(duì)技改項(xiàng)目的參與度；2、通過對(duì)合同與合同執(zhí)行文件的跟蹤，了解重大技改項(xiàng)目的整體范圍與深度；3、重點(diǎn)參與技改項(xiàng)目實(shí)施，收集公司內(nèi)部形成文檔。通過這些具體的管理手段，解決重大技改項(xiàng)目中文檔管理及時(shí)規(guī)劃、及時(shí)收集等目前不足之處。

另外通過1、行政文件的定期收集；2、重大技改項(xiàng)目管理活動(dòng)相關(guān)文件的定向收集；3、各專業(yè)組內(nèi)項(xiàng)目文檔的定點(diǎn)收集；4合同文件編碼、主題反映重大技改項(xiàng)目信息等具體的工作方法，將文件收集整理工作開展的更細(xì)致有序，提高文檔質(zhì)量，加快文檔管理工作效率。

核電廠重大技改項(xiàng)目文檔控制工作，隨著文檔管理理念的逐步提升，信息化技術(shù)的推廣，以及項(xiàng)目管理領(lǐng)域工作成熟度提高，文檔管理工作的整體方向是在向前邁進(jìn)。但在無統(tǒng)一管理機(jī)制的條件下，很難實(shí)現(xiàn)重大技改項(xiàng)目文件的多元化和多層次管理，還需要更多的思考與開拓，建立完善的管理制度和管理網(wǎng)絡(luò)，通過引進(jìn)項(xiàng)目管理的思路和措施將此工作開展的更加有聲有色。

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作者簡介

吳勤雅（1986-），女，本科，現(xiàn)從事核電站文檔管理工作。