胡雪景
摘要:隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,人事檔案資料的重要性越來越突出,加強人事檔案管理工作已經(jīng)勢在必行。要想實現(xiàn)人事檔案管理工作更大的發(fā)展,就需要不斷優(yōu)化檔案管理工作流程,確保各項檔案信息的完整性。本文闡述了當前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,并提出相應(yīng)的改進對策和方法。
關(guān)鍵詞:新時期;檔案管理;現(xiàn)狀分析;對策和方法
當前,我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,給檔案管理工作帶來了巨大的考驗,尤其是人事檔案管理。我們應(yīng)充分認識到人事檔案管理工作的重要性,不斷創(chuàng)新檔案管理方法,提升管理成效,才能最大限度發(fā)揮出檔案的價值,便于制定科學(xué)、正確的決策,實現(xiàn)穩(wěn)定與長遠發(fā)展。此外,還要通過做好檔案管理工作,將相關(guān)的規(guī)范與標準明確下來,才能加快檔案資料的利用與開發(fā)。并在人事檔案管理工作中注意引進先進的技術(shù)手段,不斷簡化工作流程,讓各種檔案資料得到高效管理。
一、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
1、缺乏完善的制度。當前,很多檔案人員工作不夠認真,思想懈怠,對檔案的整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解,尤其是在制度不健全的情況下,操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題,為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言,相關(guān)職責未明確下來,造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員,導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范,從而影響了檔案資料的準確性和完整性。
2、硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平,需要建立專門的人事檔案管理機構(gòu),讓檔案資料得到妥善保存,為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事,隨意堆放檔案,從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室,為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響,檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設(shè)備,也沒有做好防火、防盜、防潮等措施,給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
3、人員素質(zhì)有待提升。當前,檔案管理人員素質(zhì)還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言,很多單位思想上不夠重視,未安排專職的檔案管理人員,現(xiàn)有人員基本上是兼職的,很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外,很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作,不能完全勝任檔案管理工作。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高,給檔案信息的查詢與利用帶來不便,容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。
二、新時期人事檔案管理工作的對策和方法
1、完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多,工作任務(wù)重,專業(yè)性較強,需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,與實際情況結(jié)合起來,盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度,并嚴格監(jiān)督落實,確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容,將具體的要求明確下來,這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范,不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性,同時也提升了工作效率,為今后資料的查閱與使用提供方便,將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作,對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人,應(yīng)給予一定獎勵,而對疏忽大意,不履行自身職責的部門或個人,應(yīng)給予嚴厲的批評,并要求其盡快整改,避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言,也要提起重視,正確認識做好檔案管理工作的意義,而單位要規(guī)范檔案管理體制,并把這項工作納入議事日程,并制定相關(guān)規(guī)定,加大對相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度,督促他們履職盡責,能夠不斷規(guī)范自己的行為。
2、增加投入,購置設(shè)備。要充分考慮到實際情況,建立標準化的檔案室,并配置現(xiàn)代化的輔助設(shè)備。在當前信息時代下,以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰,要加大對先進技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用,加快檔案管理軟件的開發(fā),確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式,使用計算機進行管理,可以有效提升信息儲存量,提升檢索的速度,讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來,實現(xiàn)了工作效率的提升,讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室,用于保存管理檔案,并安排專業(yè)人員負責管理,嚴格規(guī)定進入權(quán)限,做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外,如果條件允許、資金充足,還要建立局域網(wǎng),以此共享檔案信息資源,為查閱提供方便。并設(shè)置專門負責檔案管理的機構(gòu),安排專人管理,將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對于已經(jīng)超過保管期限的檔案,應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。
3、加強檔案信息化管理。在社會發(fā)展與變革的過程中,人事檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化,這需要抓住歷史機遇,逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢,真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作,從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外,還要將各種先進設(shè)備用好,發(fā)揮出其作用,這樣一來,不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率,還確保了檔案資料的完整性,無論是之后的檢索、查閱還是利用,都可以高效進行。還要將自動化辦公系統(tǒng)利用起來,在檔案管理工作中,能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索,確保利用者可以準確、快速查找到所需信息,讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規(guī)的信息管理平臺,讓檔案信息更加完善,從而有效共享信息資源,提升檔案管理工作的信息化水平。
4、提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變觀念,加強學(xué)習(xí),跟上時代發(fā)展步伐,掌握更多先進的知識與技術(shù),如檔案管理知識、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,確保檔案管理工作能夠順利進行。同時要不斷拓寬知識面,懂得檔案的標引、檢索、編研等業(yè)務(wù),并能夠自覺落實各項檔案管理制度。此外,也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作,加強檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳,切實增強檔案管理的責任感,能夠主動完成各項檔案管理任務(wù),避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù),做好檔案服務(wù)工作。
總之,我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,給人事檔案管理工作帶來了巨大的考驗,需要盡快提升信息化水平,規(guī)范工作流程,才能滿足當前檔案管理工作的需要。對此,需要提高對檔案管理工作的重視,通過健全各項規(guī)章制度,增加資金投入,加快人才隊伍建設(shè),為檔案管理工作的順利開展提供堅實保障,確保檔案資料的應(yīng)用價值得到體現(xiàn)。