周銀生

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)的發(fā)展革新將檔案管理的信息化推上了日程。如今，信息化檔案管理工作迎來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇，但我國(guó)的信息化檔案管理仍舊存在一定的問(wèn)題。本文分析了我國(guó)當(dāng)前信息化檔案管理工作的主要問(wèn)題，并深入探究了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下我國(guó)檔案管理走向信息化的有效策略，為提高各單位檔案管理工作的質(zhì)量提供了參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案信息化；管理策略

企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的重要方式就是提高檔案管理的信息化程度。如今，大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為企業(yè)的信息化管理提供了許多技術(shù)支持，很多企業(yè)也正在積極探索自身的信息化檔案管理發(fā)展策略。但是，我國(guó)大部分企業(yè)在推進(jìn)信息化檔案管理的過(guò)程中仍舊存在許多突出問(wèn)題，這就需要企業(yè)結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和管理模式，不斷探索檔案的信息化創(chuàng)新管理方式。

一、我國(guó)當(dāng)前信息化檔案管理工作的主要問(wèn)題

（一）檔案的信息化管理缺少規(guī)范和制度

近年來(lái)，我國(guó)政府已經(jīng)意識(shí)到對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的重要意義，并通過(guò)頒布了《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)加強(qiáng)了檔案的信息化管理與建設(shè)。但是，很多規(guī)章制度的細(xì)化與落實(shí)仍舊沒(méi)有到位。很多企業(yè)制定的檔案管理制度沒(méi)有符合國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)與單位之間缺少溝通交流，也沒(méi)有進(jìn)行有效的信息共享和資源互補(bǔ)，這就導(dǎo)致檔案的信息化建設(shè)仍舊處于混亂無(wú)序的狀態(tài)，很難保證管理質(zhì)量與效率。

（二）檔案的信息化管理效率不高

企業(yè)進(jìn)行檔案管理的主要目的是探索和挖掘企業(yè)自身的資源價(jià)值、社會(huì)效益和管理經(jīng)驗(yàn)，這將會(huì)是一個(gè)漫長(zhǎng)而又曲折的過(guò)程，并且可能在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提高。因此，很多企業(yè)會(huì)將大量的時(shí)間和資金投入到回報(bào)率高、經(jīng)濟(jì)效益顯著的項(xiàng)目中，這就導(dǎo)致企業(yè)的信息化檔案管理質(zhì)量不高，效率低下[1]。此外，當(dāng)前我國(guó)的檔案信息化管理的關(guān)鍵是收集整理和系統(tǒng)保存檔案信息，對(duì)資源的有效利用程度不高，這就在一定程度上阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程的加快推進(jìn)。

（三）檔案信息化管理的技術(shù)水平不高

在檔案管理工作中引入和推廣信息化管理技術(shù)是一項(xiàng)需要耗費(fèi)大量資金、人力資源和時(shí)間的工作。信息化技術(shù)是在日新月異、飛速發(fā)展的，而我國(guó)很多的企業(yè)雖然運(yùn)用了信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理與保存，但沒(méi)有做到及時(shí)革新技術(shù)，提高技術(shù)的有效應(yīng)用范圍。企業(yè)的管理部門(mén)和技術(shù)開(kāi)發(fā)部門(mén)沒(méi)有重視信息化管理技術(shù)的更新?lián)Q代，這就導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)的信息化檔案管理總體處于一個(gè)相對(duì)落后的狀態(tài)。此外，大部分企業(yè)的負(fù)責(zé)人與核心領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有加大對(duì)信息化管理技術(shù)的資金投入、人員培訓(xùn)和技術(shù)探索，很多檔案的管理工作只是停留在收集信息、保存資料等基礎(chǔ)方面，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)取。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下我國(guó)檔案管理走向信息化的有效策略

（一）健全科學(xué)管理系統(tǒng)與平臺(tái)

要充分發(fā)揮檔案管理的核心價(jià)值，企業(yè)就需要加強(qiáng)對(duì)檔案科學(xué)管理的平臺(tái)建設(shè)，不斷提高管理內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)效性，優(yōu)化管理方法與體制，提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的各種優(yōu)勢(shì)資源，提高信息化檔案管理的利用率與合理性。企業(yè)要根據(jù)自身的管理水平和經(jīng)營(yíng)策略，創(chuàng)建并健全科學(xué)合理的檔案管理平臺(tái)，切實(shí)規(guī)范檔案收集、校對(duì)、整理和分析應(yīng)用等各項(xiàng)工作，大數(shù)據(jù)時(shí)代各種信息技術(shù)的革新發(fā)展，使檔案管理平臺(tái)可以借助于云計(jì)算相關(guān)技術(shù)和不斷完善的IT基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，革新企業(yè)的檔案管理工作，解決企業(yè)實(shí)際存在的檔案管理問(wèn)題，建立并逐步完善檔案的信息管理系統(tǒng)、分類(lèi)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、信息保密系統(tǒng)[2]。創(chuàng)新檔案管理的科學(xué)系統(tǒng)與完善的平臺(tái)可以為企業(yè)管理檔案提供便利，保證檔案可以真實(shí)、完整、無(wú)損的存儲(chǔ)于管理系統(tǒng)中，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理權(quán)限，保護(hù)檔案不受網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意侵害，并提高防火墻和殺毒軟件的實(shí)際功效，確保檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行，提高共享應(yīng)用中檔案信息的安全性、防御性和保密性。

（二）完善檔案的大數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用

數(shù)字化的檔案館是面向大數(shù)據(jù)時(shí)代建立的一種全新的檔案信息組織和發(fā)布形式，其可以為企業(yè)管理檔案信息和利用大數(shù)據(jù)提供集成化服務(wù)。數(shù)字化的檔案館一般由集成化系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)和數(shù)字信息的保持集合系統(tǒng)組成。數(shù)字化檔案館主要可以管理檔案文件、電子文件和其它的信息資源等各種非結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)。數(shù)字化檔案館作為數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用中心，其既具備了一定的信息發(fā)布和反饋能力，也能起到整合檔案信息、處理信息數(shù)據(jù)的關(guān)鍵作用。此外，數(shù)字化檔案館并不是一個(gè)單純應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)的檔案館，而是是具備了開(kāi)放共享、互動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展觀念的，能夠借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、交換、合并與整合全方面功能的新型組織形式[3]。未來(lái)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的持續(xù)推進(jìn)和革新下，現(xiàn)代化檔案館的主要發(fā)展目標(biāo)會(huì)逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案館，這就需要相關(guān)部門(mén)堅(jiān)持成本與效益相結(jié)合的發(fā)展原則，不斷推進(jìn)信息檔案的大數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作，構(gòu)建符合檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)發(fā)展平臺(tái)。

（三）在云計(jì)算的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)檔案的信息化基礎(chǔ)建設(shè)

目前，我國(guó)常用的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)架構(gòu)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的感召下已經(jīng)逐漸無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求和科技的進(jìn)步要求。僅從信息的存儲(chǔ)方面來(lái)看，我國(guó)當(dāng)前的檔案信息管理主要存在兩方面的困難。一方面，現(xiàn)在使用的共享磁盤(pán)已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足持續(xù)增加的數(shù)據(jù)規(guī)模的客觀要求，共享磁盤(pán)在容量存儲(chǔ)上的劣勢(shì)也已經(jīng)充分體現(xiàn)了出來(lái)。另一方面，我國(guó)現(xiàn)在使用的存儲(chǔ)方式主要是以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)為主，這種方式融合容量較大、結(jié)構(gòu)較復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)。因此，要解決這些實(shí)際問(wèn)題，就需要充分利用云計(jì)算技術(shù)和其它信息化技術(shù)等新興的檔案信息管理技術(shù)。要減少信息檔案系統(tǒng)的成本投入，提高管理效益，就需要把云計(jì)算的相關(guān)核心技術(shù)充分融入到檔案的信息化管理工作中，采集并處理檔案系統(tǒng)中所有服務(wù)器的數(shù)據(jù)信息，并借助這些數(shù)據(jù)信息加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理系統(tǒng)完善，解決與處理檔案管理部門(mén)日常工作中的困難與問(wèn)題[4]。

結(jié)束語(yǔ)：

企業(yè)在強(qiáng)化檔案的信息化管理質(zhì)量與效益時(shí)，要緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景，充分利用云計(jì)算技術(shù)、智能化服務(wù)、科學(xué)管理平臺(tái)等提高檔案信息管理的針對(duì)性、個(gè)性化、創(chuàng)新化和多樣化，積極開(kāi)拓信息檔案管理的新模式、新方法，為提高我國(guó)檔案管理的整體水平的增添動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫雪芳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理探討[J].長(zhǎng)江叢刊，2018（5）

[2]鄧濱華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討[J].管理觀察，2018（12）

[3]馮秀娟.淺談檔案信息化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）

[4]栗業(yè).檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2018（1）：217-217