宋轉(zhuǎn)玲　宋慶磊　蘇天赟　李新放　丁明　滕中山　劉海行

摘 要：OA系統(tǒng)基于工作流概念，采用Internet/Intranet技術(shù)，可實現(xiàn)全員高效協(xié)同無紙化辦公。以某研究所OA系統(tǒng)建設(shè)為例，分析了科研院所使用OA系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀、存在問題、需求調(diào)研、架構(gòu)設(shè)計并根據(jù)調(diào)研過程中的經(jīng)驗給出建議。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 協(xié)同 移動辦公 科研院所

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（b）-0005-04

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)是面向行政組織機(jī)構(gòu)的日常必備辦公運作和管理，基于計算機(jī)、移動設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷、高效的辦公業(yè)務(wù)信息采集、處理、共享等服務(wù)的信息系統(tǒng)，跨越時域和地域的限制，變革過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)即時無紙化辦公。OA系統(tǒng)的實施不僅提高個人辦公效率，更重要的是實現(xiàn)群體協(xié)同工作，提升辦公效能和信息利用率，并為組織機(jī)構(gòu)管理和決策提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐[1-4]。

OA系統(tǒng)經(jīng)歷文件型、流程型、知識型、智能型4個階段的發(fā)展[5]，尤其從2006年知識型階段開始，市場上的OA系統(tǒng)已經(jīng)產(chǎn)品化、平臺化，并在系統(tǒng)應(yīng)用功能的深度與廣度、研發(fā)技術(shù)的選用等方面都有了全新的改進(jìn)和拓展，已經(jīng)從單一的傳統(tǒng)的收發(fā)文或行政辦公業(yè)務(wù)向綜合業(yè)務(wù)協(xié)同管理平臺發(fā)展[6]，廣泛應(yīng)用于政府和企事業(yè)單位。啟用OA辦公自動化系統(tǒng)可以改進(jìn)工作方式、提高辦公效率，是當(dāng)前的行政組織機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的向智能型發(fā)展趨勢[7]。

我們以某研究所OA系統(tǒng)建設(shè)為例，分析科研院所OA系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和用戶需求調(diào)研進(jìn)展等情況。

1 OA系統(tǒng)在某研究所工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

近10年來，某研究所在信息化辦公系統(tǒng)方面開展的積極探索和嘗試是結(jié)合具體的業(yè)務(wù)需求，自主研發(fā)了目前正常運行的科研項目管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)出差登記系統(tǒng)等20余個應(yīng)用系統(tǒng)；委托第三方機(jī)構(gòu)研發(fā)了財務(wù)管理、物資采購管理等應(yīng)用系統(tǒng)；其他一些業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)如開發(fā)項目管理等也正在根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計和研發(fā)。各管理信息系統(tǒng)基本上滿足當(dāng)時的業(yè)務(wù)需求，在一定程度上提高了各部門的辦公效率，但當(dāng)前某研究所協(xié)同辦公信息化工作中遇到以下幾個急需解決的問題。

（1）目前建成運行的系統(tǒng)多是針對當(dāng)時各自的具體應(yīng)用而設(shè)計，對整體協(xié)同辦公的需求考慮較少，采用的技術(shù)體系和系統(tǒng)架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不一，系統(tǒng)之間形成信息孤島，進(jìn)行有效地交互和信息共享難、集成難，不能滿足各部門之間的高效率協(xié)同辦公的需求。

（2）在公文審簽、流轉(zhuǎn)和交接等工作仍然依賴傳統(tǒng)的人工辦理和紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的方式，紙質(zhì)公文的存儲和查詢不便，效率較低，出錯率高，不能滿足某研究所當(dāng)前業(yè)務(wù)辦理效率需求。

（3）上下級和各部門間無法實現(xiàn)協(xié)同辦公，辦公審批流程需要當(dāng)面簽字因時空問題無法完成簽字，辦事流程中斷延誤。

（4）辦公信息和工作流程分離，缺少至關(guān)重要的工作實時記錄，不能及時溝通，以至于承擔(dān)責(zé)任者無法及時準(zhǔn)確地獲取所管轄部門的工作進(jìn)展，使工作監(jiān)控和評估無法有效針對性的開展。

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動終端的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的所區(qū)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)同的數(shù)字化辦公系統(tǒng)已成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。

調(diào)研小組通過采用網(wǎng)站調(diào)查問卷的方式，有針對性地對所內(nèi)多個部門職工進(jìn)行需求調(diào)研，統(tǒng)計總結(jié)發(fā)現(xiàn)96.77%的職工迫切希望引進(jìn)OA系統(tǒng)（見圖1）。

2 某研究所OA系統(tǒng)需求

為了充分了解全所范圍內(nèi)工作人員對OA系統(tǒng)的功能需求，調(diào)研小組對所內(nèi)工作人員通過調(diào)查問卷、郵件、電話、面談等方式力爭100%覆蓋性需求調(diào)研，其中針對部分功能模塊，與相關(guān)部門人員進(jìn)行了面對面的多次溝通，共同分析總結(jié)和歸納出某研究所具體工作對應(yīng)OA系統(tǒng)功能需求與架構(gòu)。工作緊急需求對應(yīng)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能模塊主要有18個（見圖2）。依據(jù)調(diào)研結(jié)果，優(yōu)先擬定基本上滿足科研院所的日常辦公需求的用戶新需求，不含成型的信息管理系統(tǒng)功能，具體內(nèi)容見表1。

3 某研究所OA系統(tǒng)總體架構(gòu)與功能設(shè)計

綜合所內(nèi)工作人員與所辦公室工作實際功能需求變化，按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責(zé)”的行政管理運行原則，以提升管理辦公效率為目的，對某研究所OA系統(tǒng)架構(gòu)和功能進(jìn)行設(shè)計。

3.1 基本構(gòu)架

（1）按照職責(zé)和崗位分工，采取“所領(lǐng)導(dǎo)→中層領(lǐng)導(dǎo)→普通工作人員”的層級授權(quán)模式，實現(xiàn)對日常工作的過程控制、監(jiān)督及管理（見圖3）。

（2）采取以工作流為基礎(chǔ)、以個人和事務(wù)為中心，實現(xiàn)辦文、辦事、催辦督辦的行政管理運行核心，通過系統(tǒng)信息共享機(jī)制，有效地連接應(yīng)用和各種數(shù)據(jù)（如與采購系統(tǒng)、人事基礎(chǔ)信息系統(tǒng)、辦公用房管理系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合），控制和跟蹤各個業(yè)務(wù)流程，方便各部門協(xié)同工作，大幅提升辦公效率。

3.2 系統(tǒng)功能模塊

根據(jù)某研究所單位性質(zhì)和工作特點，系統(tǒng)功能設(shè)計原則如下。

（1）按照“依規(guī)管理、照章辦事、各司其責(zé)”的行政管理運行原則，將現(xiàn)有行政管理工作和運行程序（涉密工作、特殊工作除外）全部納入OA平臺，實現(xiàn)政務(wù)工作信息化、公開化、無紙化辦公，為科研人員打造一流的行政管理服務(wù)支撐系統(tǒng)。

（2）以O(shè)A系統(tǒng)運行為平臺，以行政管理信息數(shù)據(jù)共享為支撐，實現(xiàn)不同管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步更新，提高各部門聯(lián)動工作效率，并為管理層和各部門提供及時所需的信息統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，為決策和管理提供數(shù)據(jù)和平臺支撐。

系統(tǒng)功能模塊設(shè)計主要有兩部分組成，分為系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)定模塊和工作流模塊（見圖4）。

（1）系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)定模塊可實現(xiàn)個人在所內(nèi)工作最基本情況（如名下資產(chǎn)、辦公房間、負(fù)責(zé)工作內(nèi)容等，個人隱私信息歸于人事系統(tǒng)）的所有信息查詢以及組織結(jié)構(gòu)等基礎(chǔ)信息的維護(hù)。主要包括個人信息設(shè)定、個人辦公、首頁定制、權(quán)限管理、組織管理等信息模塊。

（2）工作流模塊按科研院所現(xiàn)有管理層級、部門職責(zé)、崗位職責(zé)等采用層層授權(quán)架構(gòu)，將工作責(zé)任層層落實，管理層可實現(xiàn)對整個行政管理流程節(jié)點的管理與追溯，方便督辦催辦，提高行政管理執(zhí)行效率。主要包括公文管理、公告管理、公共文檔、督查督辦、行政辦公管理模塊。

4 科研院所引入OA系統(tǒng)建設(shè)過程中的建議

以搭建統(tǒng)一的協(xié)同管理平臺為目標(biāo)，整合現(xiàn)有的辦公信息系統(tǒng)，擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊，實現(xiàn)全所日常業(yè)務(wù)工作的信息化協(xié)同管理，創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，助推科研院所科研和管理綜合業(yè)務(wù)能力的提升。建議如下。

4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃

鑒于針對傳統(tǒng)辦公手段的徹底改變，項目推進(jìn)過程中涉及到較多的部門，要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、系統(tǒng)功能設(shè)計、應(yīng)用推廣和集成整合等工作，需要單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)自上而下的頂層設(shè)計和高度支持與配合。為OA系統(tǒng)的順利實施建議成立以科研院所領(lǐng)導(dǎo)為組長、院所辦公室組織實施和管理、信息中心提供技術(shù)支撐、其他機(jī)關(guān)處室固定聯(lián)系人共同參與的實施小組的辦公自動化建設(shè)組織機(jī)制，并統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施，盡快實現(xiàn)預(yù)期效果。

在系統(tǒng)實施前期需要根據(jù)管理業(yè)務(wù)流程和崗位職責(zé)設(shè)計系統(tǒng)功能?？蒲性核芾砉ぷ髁坎粩嘣黾樱ぷ髁鞒谈鶕?jù)不同階段需求和政策而變化。所以O(shè)A系統(tǒng)建設(shè)前，需要相關(guān)部門提供確定的組織架構(gòu)、固化業(yè)務(wù)工作流程和明確詳細(xì)的崗位職責(zé)。在系統(tǒng)運行環(huán)境上建議部署到互聯(lián)網(wǎng)，通過加密方式通訊保護(hù)信息安全，所有敏感信息、涉密信息都不上網(wǎng)。

4.2 多期建設(shè)

通過調(diào)研了解到，許多辦公自動化系統(tǒng)都經(jīng)過了多期建設(shè)，還有一些系統(tǒng)正在計劃進(jìn)行升級優(yōu)化。實踐證明，實用、高效的信息系統(tǒng)的建設(shè)和運行是一個“需求更新—系統(tǒng)升級”迭代反復(fù)、循序漸進(jìn)的過程，往往需要在建設(shè)和使用過程中經(jīng)過若干次規(guī)模較大的修改，甚至推倒重新建設(shè)。幾乎沒有一個系統(tǒng)一次建成后，能一勞永逸，解決所有問題。這就需要在需求分析和系統(tǒng)設(shè)計階段，加強(qiáng)與用戶的溝通交流，不斷分解系統(tǒng)功能，盡可能細(xì)化業(yè)務(wù)流程，爭取最大限度覆蓋現(xiàn)有和可預(yù)期的業(yè)務(wù)需求。而且在經(jīng)費預(yù)算中也要考慮分期預(yù)算和支付。

結(jié)合信息化辦公現(xiàn)狀和科研及管理人員的需求，無論從辦公實際需求、用戶適應(yīng)程度以及與開發(fā)公司溝通效率方面考慮，建議盡快推動一期部署，邊使用邊建設(shè)。

5 結(jié)語

科研院所人員多、公文流轉(zhuǎn)頻繁、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，傳統(tǒng)手工辦公效率低下，出錯率高，信息保存不完整，上下級信息溝通不暢。發(fā)展了三十多年的OA系統(tǒng)尤其是當(dāng)前各大成熟的OA產(chǎn)品化系統(tǒng)基本上能較好地實現(xiàn)跨級別、跨部門、跨時空在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用電腦、手機(jī)等終端隨時隨地高效辦理的移動辦公模式，解決科研院所辦公信息化建設(shè)中亟待解決的問題。通過采用加密、身份驗證體系及移動辦公終端設(shè)備管理相結(jié)合的方法，在保障信息安全前提下，實現(xiàn)無線移動、無紙化、群體協(xié)同辦公，提高科研院所管理工作水平，增強(qiáng)科研競爭力。

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