智思敏

摘要：近年來對于國家檔案資源的研究深入展開，但大多停留在豐富館藏和檔案基礎(chǔ)建設(shè)層面，關(guān)于檔案資源的優(yōu)化配置研究相對較少。隨著國家檔案資源的不斷壯大，檔案意識在不斷加深，檔案學(xué)界越來越認識到應(yīng)逐步構(gòu)建檔案資源合理配置的長效優(yōu)化機制。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；優(yōu)化配置；有效策略

筆者回顧了國家檔案資源的基本概念，并基于此分析了優(yōu)化國家檔案資源配置的必要性，充分說明對其進行研究的重要性。繼而結(jié)合我國檔案資源配置的現(xiàn)實情況指出要想實現(xiàn)國家檔案資源的優(yōu)化配置，應(yīng)采取統(tǒng)籌兼顧的方法，從宏觀和微觀兩方面逐步深入優(yōu)化，從社會大環(huán)境和檔案自身著手解決，最終調(diào)節(jié)實現(xiàn)好檔案資源優(yōu)化配置的重大意義。

1國家檔案資源的概念和優(yōu)化檔案資源配置的必要性

1.1國家檔案資源的基本概念

對于國家檔案資源的定義，戴志強在《國家檔案資源整合的涵義及其運作機制探討》就提出，可以將國家檔案資源定義為一般，過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的檔案總和。之后各位學(xué)者基本沿用了這一定義。從中我們可以看出國家檔案資源不只局限于國家機構(gòu)在運作過程中形成的檔案，還包括社會組織和個人兩部分的檔案資源。筆者認為隨著信息化社會的不斷發(fā)展，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的不斷加深，國家檔案資源的類型也在不斷擴大更新，檔案館以及檔案機構(gòu)的工作步伐從搜集豐富檔案資源開始，到逐步關(guān)注于檔案資源的整合開發(fā)，我國檔案事業(yè)一直在穩(wěn)步前進。檔案資源建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。這就說明作為底部基礎(chǔ)建設(shè)的國家檔案資源如果不充足，則會影響檔案資源的進一步優(yōu)化與利用。當(dāng)然，這種基礎(chǔ)建設(shè)不只包括檔案搜集工作，僅僅豐富檔案資源的數(shù)量和種類也是無法達到檔案資源的整體優(yōu)化發(fā)展。

1.2優(yōu)化檔案資源配置的必要性

對檔案資源進行優(yōu)化配置，可以避免國家檔案資源的結(jié)構(gòu)不完整性。第一，可以避免檔案資源的分散，我國有不少檔案符合進入檔案館的要求卻分散在其他機構(gòu)，更不用說因為歷史原因?qū)е铝魇У疆悋l(xiāng)的重要檔案資源。就目前在應(yīng)用的檔案資源來說，也大多是來源于第一等級，底層機構(gòu)的檔案較為稀少。第二，可以避免檔案資源的種類單一。到目前為止，我國的檔案資源以文書檔案和紙質(zhì)檔案為主，其他種類以及其他載體形式的檔案較少。作為歷史的記錄者和見證者，檔案資源具有原始記錄性，我國大多檔案資源也達到了反映記載國家大事的要求，但同時對于小眾群體和普羅大眾的生活記錄仍然不夠全面。

對檔案資源進行優(yōu)化配置，可以使現(xiàn)有的檔案資源達到效益最大化。這一產(chǎn)出效益既包括經(jīng)濟也包括社會效益。經(jīng)濟效益是指檔案信息資源的配置要以盡可能小的成本取得最大效益，而社會效益是指必須保證社會各階層平等利用檔案資源的機會與權(quán)利。就如同數(shù)學(xué)當(dāng)中會應(yīng)用到的排列組合原理，在檔案資源固定不變的情況下，對檔案資源的優(yōu)化配置，合理安排組合可以使這部分檔案實現(xiàn)產(chǎn)出效益的最大化，充分開發(fā)挖掘檔案資源的價值。在檔案資源不斷豐富擴大的時代，更需要合理優(yōu)化配置，避免資源的浪費和不合理利用。

2國家檔案資源優(yōu)化配置的策略

要想實現(xiàn)國家檔案資源的優(yōu)化配置，就要回歸到政治、經(jīng)濟、文化、法律等宏觀層面上來，同時兼顧檔案自身。國家檔案資源優(yōu)化配置就應(yīng)采取統(tǒng)籌兼顧，從宏觀和微觀兩方面逐步深入優(yōu)化。

2.1宏觀層面優(yōu)化策略

宏觀方面的優(yōu)化策略則包括完善行政監(jiān)管力度，完善法律體系建設(shè)，依據(jù)市場的信息調(diào)整整體策略。

完善行政監(jiān)管力度，是優(yōu)化配置的基礎(chǔ)。由國家檔案局在宏觀上加以把握和調(diào)控，避免資源的重復(fù)建設(shè)。行政手段的管理具有權(quán)威性強制性特點，能夠維持檔案機構(gòu)對檔案資源的集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)格遵守各項規(guī)定制度，各項調(diào)控和指揮。按照《檔案法》等法律的規(guī)定，我國檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則。筆者設(shè)想優(yōu)化檔案資源配置，需要深入踐行檔案行政與事業(yè)管理體制改革，在局館合一的體制下，科學(xué)合理地設(shè)置檔案局與檔案館，綜合把握，強化對國家檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃協(xié)調(diào)。政府層面的信息資源配置首先需要解決的問題是加強國家信息資源體系的規(guī)劃和建設(shè)，著重設(shè)計國家信息資源保障體系組成結(jié)構(gòu)及維持其發(fā)展的動態(tài)平衡性。

完善法律體系建設(shè)，是優(yōu)化配置的助力器。法律手段是一種剛?cè)岵氖侄巍Ｋ鼰o論對社會，機構(gòu)還是個人都有明確的指引作用，運用法律手段，對可能違背或已經(jīng)違背有關(guān)檔案資源法規(guī)一方具有震懾和懲罰作用。而且法律法規(guī)的教化作用也維護同時，它又可以教育教化大多數(shù)需要關(guān)注使檔案資源配置可以達到有法可依，也就是不斷地完善立法。關(guān)于檔案資源配置的立法，要求花心思關(guān)注于檔案從形成開始到歸檔保存的一系列體系中的問題，比如檔案館的收集目標(biāo)、檔案機關(guān)單位的移交責(zé)任等等問題。借助于法律的約束，解決檔案的形成問題；以法規(guī)的形式明確規(guī)定檔案產(chǎn)權(quán)，為分別運用不同的手段進行資源建設(shè)提供依據(jù)；著手制定檔案收集移交規(guī)定，明確規(guī)定檔案資料移交和現(xiàn)行文件送交程序和要求，為創(chuàng)建規(guī)范化的檔案資料收集和現(xiàn)行文件送交渠道、

穩(wěn)定檔案館資源來源提供法律依據(jù)，促進檔案資源建設(shè)的法制化。

依據(jù)市場的信息調(diào)整整體策略，是優(yōu)化配置的把關(guān)人。我國檔案資源是由各級檔案局、處等共同籌劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在如今信息化智慧化的時代，，檔案管理部門在搜集整合和調(diào)配的檔案資源時，應(yīng)注意市場的調(diào)控作用和用戶的需求，即使對我國來說，國家是享有對于檔案資源配置的最高控制力，但如果要做到追求檔案資源的可利用效益。那么以市場需求為導(dǎo)向是在優(yōu)化檔案資源配置的實際操作過程中一個最基本的原則。網(wǎng)絡(luò)信息資源優(yōu)化配置的目的就是要提高網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用率。一件檔案的價值是會隨著時間的變化而產(chǎn)生變化，檔案價值的降低就是它不再適合目前社會的需要，因此，檔案資源配置就應(yīng)該以社會需求為導(dǎo)向，以此作為出發(fā)點，適應(yīng)和滿足社會經(jīng)濟和建設(shè)的需要。endprint

2.2微觀層面優(yōu)化策略

要實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化與文本化的共同建設(shè)。檔案實體配置與虛擬配置要同時進行，以前的檔案工作手段是手工操作，工作對象是紙質(zhì)檔案的實體，信息對載體的依賴性決定了現(xiàn)有檔案信息資源布局是指檔案實體收藏結(jié)構(gòu)的狀況。檔案資源的優(yōu)化配置是一項需要持續(xù)時間的工作，我們不可能改變已有檔案的。但是這并不代表可以對此項不作為，計算機、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)不斷在向我國的檔案領(lǐng)域滲透，它們?yōu)闄n案工作提供了全新的平臺，使檔案工作的手段發(fā)生了改變，信息與載體的結(jié)合更加松散，工作對象的重心轉(zhuǎn)為檔案信息，所以我們這時所能做的配置應(yīng)該是在兼顧檔案實體收藏的基礎(chǔ)上，重點利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破檔案信息在時間、部門和地區(qū)間的界限，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源的合理配置。因此，我們可以針對不同載體特點的信息資源，將實態(tài)配置與虛擬配置兩種方式相結(jié)合起來加以運用。

要達到檔案資源質(zhì)量和數(shù)量的共同進步。運動是永恒的，靜止是相對的。就如同變化是永恒的，不變只是相對的。在追求檔案資源配置優(yōu)化的過程中，檔案資源的數(shù)量也一直在變化，在隨著社會的發(fā)展不斷擴充，數(shù)量不斷增長。數(shù)量增長的同時，要配合質(zhì)量的不斷提高?？梢灾窒蛏鐣现耸拷M織收集有價值的個體檔案資源。每個地方形成有自身特色的檔案機構(gòu)和文化同時，對于檔案資源從形成到銷毀的整個利用過程進行完善更新，維護檔案數(shù)量與質(zhì)量的和諧穩(wěn)定發(fā)展，共同進步也是優(yōu)化檔案資源配置的重要手段。

3優(yōu)化國家檔案資源配置的意義

是充分發(fā)揮檔案資源文化價值的必經(jīng)之路。檔案資源的重要作用包括了行政，業(yè)務(wù)，文化，教育，法律作用，優(yōu)化檔案資源配置可以更充分的發(fā)揮檔案資源的價值優(yōu)勢，我們通常忽略了對于文化價值，文化建設(shè)的作用。國家檔案資源是我們國家在歷史發(fā)展長河中積累下來的精神文化財富，內(nèi)容豐富而且多樣，覆蓋面廣。如此廣博的精神財富不可忽視，國家檔案館是科學(xué)文化事業(yè)單位，是黨和國家歷史跨步的見證者，是宣傳黨的思想理念弘揚愛國主義教育的實驗基地。同時，檔案是一個名族和國家的“根”，檔案是一個民族文化和情感的寄托。對檔案資源的優(yōu)化配置可以更有效地發(fā)揮檔案的文化價值，凸顯出保管檔案，重視檔案資源的價值。

是實現(xiàn)檔案資源社會共享的必要手段。檔案資源的服務(wù)對象是社會大眾。優(yōu)化配置后的國家檔案資源不僅門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、而且資源豐富、便于利用。這使得國家檔案資源的豐碩成果能夠被利用檔案信息資源者便捷高效地獲取到并加以利用，滿足這一部分群體的廣泛需求。并且，當(dāng)社會大眾，企業(yè)和政府機構(gòu)享受到了檔案資源合理配置帶來的便利，則會反之更加重視

現(xiàn)實當(dāng)中，檔案信息資源配置定是存在不均衡的，我們的目標(biāo)是努力使檔案信息資源配置趨于均衡。檔案學(xué)界只有深入研究檔案資源優(yōu)化配置的概念，認識到優(yōu)化配置的重要性和必要性，并科學(xué)合理有規(guī)劃的進行完善，檔案館檔案資源建設(shè)才能提高到一個新的水平，也才能獲得更高的經(jīng)濟社會效益。endprint