李洪琴　楊涵笑

摘要：醫(yī)院檔案管理是一項非常重要的工作。基于此，本文闡述了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性，同時，提出了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性及實現(xiàn)方法，包括制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)高素質(zhì)的管理人員隊伍、完善檔案管理系統(tǒng)及子系統(tǒng)等，通過論述以上方法，為醫(yī)院檔案管理人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；人事檔案

網(wǎng)絡(luò)科技帶動了辦公自動化技術(shù)的發(fā)展。隨著計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，辦公軟件的出現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公?；谵k公自動化的醫(yī)院檔案管理工作能夠準(zhǔn)確的記錄醫(yī)院科研、人事等工作的數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院水平提高提供了數(shù)據(jù)支持，因此，醫(yī)院需要建立標(biāo)準(zhǔn)的管理流程、提高管理人員的工作素養(yǎng)，來促進醫(yī)院檔案管理工作進步。

1辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)療體制的改革，使得醫(yī)院檔案數(shù)量大幅增加，如何管理好這些重要的檔案成為醫(yī)院的難題。基于辦公自動化管理，能夠提高檔案的時效性。檔案管理自動化是基于計算機技術(shù)，可以實現(xiàn)更加方便、快捷的存儲及查找檔案信息，簡化了檔案管理的流程，縮減了管理時間；將紙質(zhì)檔案變換為電子檔案，可以避免火災(zāi)、水災(zāi)等意外事故產(chǎn)生的檔案丟失、破損、記錄不全的問題，實現(xiàn)信息安全化管理；紙質(zhì)檔案如果長時間存儲，會產(chǎn)生發(fā)霉、發(fā)黃等問題，將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，刻錄在光盤中，能夠有效延長檔案的存儲時間；檔案自動化管理還能節(jié)省空間面積。相較于紙質(zhì)檔案需要專門的存儲房間，將所有電子檔案儲存在硬盤中，可減少占用的空間。因此，醫(yī)院實施檔案管理自動化十分必要。

2辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性方案

計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，勢必會帶出更多可實用性、功能多樣的辦公自動化軟件系統(tǒng)，基于辦公自動化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的功能及應(yīng)用也會逐漸強大，為此，醫(yī)院需要繼續(xù)支持檔案自動化管理工作，順應(yīng)時代潮流發(fā)展。

2.1制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理工作主要包括了信息收集、歸納整理、保存、統(tǒng)計等步驟，這些步驟需要和國家的相關(guān)部門檔案管理的歸檔方法相同，因此，醫(yī)院需要整合文件管理及檔案管理工作，來杜絕越權(quán)行為。首先，在文件歸檔初期，除管理人員外，任何人員不得私自更改、挪用文件信息，如果發(fā)現(xiàn)此類情節(jié)，要按規(guī)章制度處理，通過把好文件歸檔的第一步，來開展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作；

其次，醫(yī)院要制定統(tǒng)一、操作強性的檔案管理工作流程，包括保證錄入信息的準(zhǔn)確性、歸檔信息需要反復(fù)核對等，以便于基礎(chǔ)人員在工作中，業(yè)務(wù)流程能夠按照標(biāo)準(zhǔn)操作開展。為了完善醫(yī)院的檔案管理工作，湘南學(xué)院第一附屬醫(yī)院打造出檔案管理示范基地，來推動醫(yī)院檔案管理進步。該示范基規(guī)定醫(yī)護人員在填寫患者信息及病例歸檔時，要如實填寫，不得存在隱瞞現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)問題，會按照醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度處罰，以此來約束醫(yī)護人員的行為，保證檔案管理工作真實可靠?，F(xiàn)如今，該院已經(jīng)實現(xiàn)了7.3%的患者院，即可建立個人檔案。

2.2提高檔案管理人員工作素質(zhì)

我國醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，使得醫(yī)院檔案數(shù)量顯著增加，為檔案管理人員帶來大量的工作，加上一些新型的電子信息技術(shù)，檔案管理也向著技術(shù)化、專業(yè)化方向發(fā)展，只有熟練使用辦公自動化軟件的工作人員才可以做好檔案管理工作。因此，醫(yī)院要加大檔案管理人員的培訓(xùn)。

首先，通過開展“檔案管理培訓(xùn)”、“計算機技能培訓(xùn)”等活動，為管理人員提供學(xué)習(xí)渠道，不斷優(yōu)化工作技能，提高綜合素養(yǎng)，來適應(yīng)醫(yī)院檔案管理自動化需求，使其能精通檔案的知識、掌握高科技，實現(xiàn)以少勝多，一兼數(shù)職；

其次，醫(yī)院也要提升檔案管理人員的責(zé)任意識，通過開展全體動員大會，灌輸醫(yī)院檔案管理工作的重要性，通過“人人自覺、人人遵守”，來推進醫(yī)院檔案管理工作的進步。此外，醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，要注重思想覺悟好、社會關(guān)系較為簡單、技術(shù)機技能較強的專業(yè)檔案管理人員，選任檔案管理崗位，來保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。

為打造出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍，天津市西青醫(yī)院組織各職能科室檔案管理員進行了2017年度歸檔工作培訓(xùn)。此次培訓(xùn)共20余名職能科室檔案管理員參加。培訓(xùn)中，培訓(xùn)人員為大家解讀了檔案整理新要求，明確將財會檔案歸入文書檔案范圍，同時現(xiàn)場講解歸檔軟件的使用方法及流程，來保證檔案整理更加規(guī)范。西青醫(yī)院作通過穩(wěn)步提升檔案建設(shè)工作，保存好各種文字、圖表、聲像等歷史材料，為醫(yī)院的科研工作提供了豐富的檔案資料。

2.3建立完善的檔案管理系統(tǒng)及子系統(tǒng)

醫(yī)院需盡快建立完善的檔案管理系統(tǒng)，尤其是醫(yī)院的人事檔案，使得人事檔案可以實現(xiàn)數(shù)字化管理，也要有步驟的將縮微技術(shù)、光盤技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中；依托醫(yī)院的局域網(wǎng)及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，來實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

此外，醫(yī)院還要繼續(xù)加強辦公自動化子系統(tǒng)建設(shè)工作，通過注入資金，在已有的辦公自動化系統(tǒng)中，增添新內(nèi)容，來建立子系統(tǒng)，完善系統(tǒng)的電子檔案存儲及調(diào)用功能。電子檔案的選擇性留存也能降低系統(tǒng)的運行負擔(dān)，通過子系統(tǒng)，來存放時間過長但仍有研究價值的電子檔案，能夠保證文件不丟失的前提下，為系統(tǒng)減負，從而提高系統(tǒng)運行速度，提高作業(yè)效率。

3結(jié)論

綜上所述，強化辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院的檔案管理工作十分重要。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院需要明確檔案管理工作的重要性及應(yīng)用價值，包括可以保證醫(yī)院科研等工作信息的安全性，可以提升檔案儲存及使用的效率等；同時，醫(yī)院要加大管理人員的培訓(xùn)力度，提升他們的工作能力及綜合能力，在根本上提高醫(yī)院檔案自動化管理工作的質(zhì)量。因此，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才，完善檔案管理子系統(tǒng)可以促進醫(yī)院檔案管理自動化。endprint