摘 要：當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展，人們對在網(wǎng)上查詢檔案信息的需求也日益強(qiáng)烈，對檔案工作也提出了更高的要求和更大的挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用。檔案管理方面如何合理地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，重視檔案管理信息化的建設(shè)。為此，本文針對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)行淺顯的分析和研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；現(xiàn)狀；問題

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案信息化是檔案工作的重要組成部分，是現(xiàn)在乃至今后相當(dāng)長一個(gè)時(shí)期內(nèi)檔案工作的重要內(nèi)容，也是檔案學(xué)研究的主要對象。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。有學(xué)者指出，“十一五”以來，檔案數(shù)字化工作取得很大發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)形成，不只局限在紙質(zhì)檔案方面，已擴(kuò)展到很多不同種類載體檔案。

（二）電子文件管理

近年來，國內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的理論研究眾多，在電子文件管理理論、標(biāo)準(zhǔn)、參考模型等方面的研究都取得了長足的進(jìn)步。

在國內(nèi)方面，中國人民大學(xué)電子文件研究團(tuán)隊(duì)首先啟動(dòng)了電子文件國家戰(zhàn)略的研究，提出中國電子文件管理應(yīng)該走一條“統(tǒng)攬全國，政策引導(dǎo)，融合發(fā)展，綜合治理”的道路。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)

楊安蓮在《關(guān)于數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的思考》中指出數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。

2000年，國家檔案局在深圳召開了全國第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會(huì)，就此拉開全國數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。數(shù)字檔案館建設(shè)逐步規(guī)范化。

（四）檔案信息安全建設(shè)

2010年，國家檔案局楊東權(quán)局長在全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話中明確指出：必須始終堅(jiān)持把檔案信息安全和檔案實(shí)體安全放在同等重要的位置。在信息化建設(shè)上加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取一些有效措施和技術(shù)手段，來保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行安全，提高檔案信息安全的保障能力。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

檔案信息化建設(shè)，特別是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有豐富的數(shù)字化資源、海量存儲、快速傳輸、信息共享等優(yōu)點(diǎn)。從當(dāng)前我國檔案界的情況看，在檔案信息化進(jìn)程中總體態(tài)度是積極的，但在一定程度上存在急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計(jì)不足的傾向。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。

（一）指導(dǎo)思想問題

倪麗娟教授指出市場經(jīng)濟(jì)社會(huì)，任何行業(yè)的發(fā)展必須首先從自身所肩負(fù)的社會(huì)使命出發(fā)，通過有效履行自身的社會(huì)職責(zé)來換取自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境，與此同時(shí)從社會(huì)獲取自身發(fā)展的動(dòng)力。

（二）解決傳統(tǒng)思維定式的影響

檔案工作的社會(huì)使命在于通過為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)來推動(dòng)社會(huì)和個(gè)人的發(fā)展與進(jìn)步。在社會(huì)發(fā)展不同階段，社會(huì)對檔案部門提供信息服務(wù)方式的要求是不同的。

（三）檔案信息開發(fā)職責(zé)的調(diào)整

從檔案信息開發(fā)意義上，我們長期以來奉行的思想是：檔案工作者肩負(fù)著為社會(huì)進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定和信息篩選的職責(zé)。在社會(huì)信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的時(shí)候，這樣處理問題具有明顯的社會(huì)適應(yīng)性。

（四）檔案信息技術(shù)建設(shè)的問題

夏燕玲教授認(rèn)為技術(shù)問題主要有以下兩個(gè)方面：一是數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。由于檔案館接受的移交電子檔案來自不同單位和部門，各個(gè)單位之間的數(shù)據(jù)庫往往是異構(gòu)的。二是高度的分散性。檔案館作為信息資源的最大擁有者，面對巨大信息量，如何盡快篩選出有價(jià)值信息，合理管理和利用信息，并與社會(huì)形成知識共享提出了挑戰(zhàn)。

（五）檔案信息化的自身存在風(fēng)險(xiǎn)

孫晶彬在《實(shí)現(xiàn)檔案信息化對促進(jìn)企業(yè)管理提升的思考》提到檔案信息化是以電子文檔的形式進(jìn)行留存，但是這種保存方式需要空間環(huán)境必須具有防磁、防潮等條件。除此以外，電子信息與紙版信息相比，真?zhèn)舞b定較難，電子文件信息與載體的可分離性，這都會(huì)使電子文檔出現(xiàn)被篡改的危險(xiǎn)。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

（一）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的規(guī)定和要求，對各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理及轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)電子文件著錄、歸檔的工作，保證產(chǎn)生的電子文件真實(shí)、完整、有效，并有一定的保存價(jià)值。研究電子檔案接受、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂相關(guān)電子檔案管理辦法。

（二）穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

用什么來保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作正常、有序、可持續(xù)的發(fā)展，人的因素至關(guān)重要。既要提高檔案人員的專業(yè)知識水平，又要轉(zhuǎn)化他們固有的觀念。提高檔案從業(yè)人員隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性地對他們進(jìn)行崗位的培訓(xùn)和知識更新；建立相應(yīng)的競爭機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性；還應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置各類崗位。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理

各級檔案工作要緊緊圍繞本部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息、提供信息。檔案工作如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享、共建的目的。為此，應(yīng)開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件必須具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案信息管理和利用的最有效途徑。在這一過程中應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息化是一個(gè)長期的、艱苦的過程，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理機(jī)制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開發(fā).檔案學(xué)通訊，2003，04：79-82.

[2]楊安蓮.關(guān)于數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的思考.檔案學(xué)通訊，2006，06：58-62.

[3]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考.云南檔案，2010，03：19-31.

作者簡介：樊敬，山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院。endprint