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        電子公文歸檔系統(tǒng)功能初探

        2018-02-18 10:34:30郭湘仁
        中文信息 2018年12期
        關(guān)鍵詞:方法研究

        郭湘仁

        摘 要:隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展,公文傳輸系統(tǒng)的普及,電子公文大量產(chǎn)生,給公文的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題,電子公文歸檔系統(tǒng)的出現(xiàn)恰好解決了這一難題。本文闡述了電子公文及電子公文歸檔的概念,介紹了電子公文歸檔的方法,從接收、登記、分類、立卷、檢索幾個(gè)模塊進(jìn)行分析,對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能進(jìn)行初步探究。電子公文歸檔系統(tǒng)規(guī)范了電子公文的管理,方便了電子公文的搜索和查閱,順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展,我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能的研究。

        關(guān)鍵詞:電子公文歸檔 應(yīng)用技術(shù) 方法研究

        中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-9082(2018)12-00-01

        伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,我國(guó)逐步邁入了信息數(shù)字化時(shí)代,各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù),電子公文傳輸系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。人們利用電子公文傳輸系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件處理公文,電子公文的處理主要有接收、登記、初審、閱示、承辦、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié),處理完畢后進(jìn)入電子公文歸檔系統(tǒng)。歸檔系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)電子公文的規(guī)范化整理,提高電子公文的檢索效率,方便檔案的查借閱,有效促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的提升。

        一、電子公文歸檔方法

        1.電子公文

        電子公文,是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。[1]

        2.電子公文歸檔

        電子公文歸檔是指經(jīng)公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件,與電子公文歸檔系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。電子公文經(jīng)公文傳輸系統(tǒng)處理完畢后,由公文形成部門提交至檔案管理部門,經(jīng)檔案管理部門接收、登記、鑒定、分類、立卷,存入檔案管理臨時(shí)庫(kù),待歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件一一核對(duì)后,進(jìn)入檔案管理總庫(kù),完成歸檔工作。電子檔案由公文形成部門、檔案部門人員共享使用,采用電子公文形成部門、檔案管理部門、信息技術(shù)管理部門三結(jié)合的模式管理。

        3.電子公文歸檔方法

        在電子公文歸檔系統(tǒng)中,能夠有效實(shí)現(xiàn)電子公文歸檔的基本方法主要有兩種,即電子公文的聯(lián)機(jī)歸檔和電子公文的脫機(jī)歸檔,這兩種方法對(duì)載體的要求不同,但最終達(dá)到的效果和目標(biāo)是相同的。首先,電子公文的聯(lián)機(jī)歸檔是以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸作為載體,將公文傳輸系統(tǒng)和電子公文歸檔系統(tǒng)進(jìn)行整合,通過(guò)數(shù)據(jù)接口把電子公文導(dǎo)入歸檔系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。這種方法非常便捷高效,但對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求很高,需要安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò),來(lái)保障電子公文信息數(shù)據(jù)的傳輸。其次,電子公文的脫機(jī)歸檔是通過(guò)第三方載體,如移動(dòng)硬盤、USB閃存盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或E-mall等傳輸方式,把電子公文數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案室,檔案管理員利用導(dǎo)入程序,批量導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。這種傳輸方式需要電子公文歸檔系統(tǒng)具備導(dǎo)入模塊,數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子公文歸檔系統(tǒng)后才能進(jìn)行下一步操作。在辦公自動(dòng)化不斷普及的今天,這種脫機(jī)的電子公文歸檔方式使用頻率越來(lái)越低。

        二、電子公文歸檔系統(tǒng)功能的內(nèi)容概述

        電子公文歸檔系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及后的必然產(chǎn)物,是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要組成部分。系統(tǒng)功能主要包括將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子公文進(jìn)行接收、登記,按照既定分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、立卷,提供檢索和打印功能。

        1.接收

        接收是指檔案管理部門接收來(lái)自電子公文形成部門已經(jīng)處理完畢的電子公文,是將電子公文從公文傳輸系統(tǒng)遷移到電子公文歸檔系統(tǒng)的一個(gè)過(guò)程,是兩個(gè)系統(tǒng)之間的一次數(shù)據(jù)交換。接收前,電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性由形成部門負(fù)責(zé),接收后由檔案部門負(fù)責(zé)。

        2.登記

        電子公文收入到歸檔系統(tǒng)后,先要進(jìn)行登記、鑒定。ISO15489中指出登記是“在文件進(jìn)入系統(tǒng)時(shí),賦予文件以唯一標(biāo)識(shí)符的行為。”[2]這說(shuō)明,登記是為了證明電子公文已經(jīng)提交到歸檔系統(tǒng)中,并且確定這份公文是歸檔系統(tǒng)中獨(dú)一無(wú)二的。檔案管理員需要對(duì)登記在案的電子公文進(jìn)行鑒定,確定公文是否屬于歸檔范圍,不屬于歸檔范圍的電子公文,不進(jìn)入檔案管理臨時(shí)庫(kù),屬于歸檔范圍的執(zhí)行下一步操作。

        3.分類

        登記完成后即可按照本單位已經(jīng)制定好的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子公文進(jìn)行整理分類,確定其屬于哪一類,然后劃分到相關(guān)的案卷中。如果還沒(méi)有建立相關(guān)案卷,需要調(diào)整用戶權(quán)限,將系統(tǒng)設(shè)置調(diào)整為允許管理用戶新建案卷,管理員新建案卷后再添加相應(yīng)的電子公文,將其轉(zhuǎn)入檔案管理臨時(shí)庫(kù)。電子公文劃入案卷,其物理存儲(chǔ)位置并未變動(dòng),只是在案卷中加入了一個(gè)類似快捷方式的指標(biāo),點(diǎn)擊后可直接查閱到電子公文。因此,電子公文也就可以根據(jù)實(shí)際的需要?jiǎng)澐值讲煌陌妇碇?,從而在多個(gè)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)一份電子公文的情況下,可以保證案卷的完整性。[3]

        4.立卷

        傳統(tǒng)紙質(zhì)文件整理分類完畢后,便入盒組卷。組卷時(shí)將有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的公文排放在一起,保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系,這是因?yàn)椤肮芾黼娮游募蜋n案必須十分重視將其形成背景和上下文關(guān)系記錄下來(lái)。這是證明其原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性,保證其憑證價(jià)值不可或缺的。”[4]電子公文應(yīng)與紙質(zhì)公文保持一致,待紙質(zhì)公文檔號(hào)排序確定后,自動(dòng)轉(zhuǎn)換到電子公文歸檔號(hào)位置,確保紙質(zhì)公文與電子公文的歸檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)。這樣不僅方便檢索利用,也利于文件完整安全地保管。

        5.檢索

        檢索利用是將電子公文存入歸檔系統(tǒng)的主要目的,是電子公文歸檔系統(tǒng)易用性和實(shí)用性的重要體現(xiàn)。配備了電子公文歸檔系統(tǒng)的單位,可以提供公用搜索設(shè)備給外來(lái)或本單位查閱人員使用,系統(tǒng)的檢索功能可以幫助查閱人員在不熟悉案卷和公文具體內(nèi)容的情況下,通過(guò)輸入相關(guān)檢索詞確定案卷和公文的存放位置。待找到需要的公文后,檔案管理員點(diǎn)擊打印鍵即可。電子公文歸檔系統(tǒng)的檢索功能既方便查閱人員的搜索、利用,又利于檔案的管理,大大減少了檔案管理員的工作量。

        綜上所述,隨著公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子公文及其管理問(wèn)題,通過(guò)電子公文歸檔系統(tǒng)得以解決,這不僅保障了電子公文的有序處理,而且更好地促進(jìn)了檔案管理工作的開展,節(jié)省大量人力,提升了工作效率。但還需要對(duì)電子公文歸檔系統(tǒng)功能進(jìn)行深入的研究,以期解決隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展產(chǎn)生的新問(wèn)題。

        參考文獻(xiàn)

        [1]國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[Z].2003-07-28

        [2]中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局,中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).信息與文獻(xiàn)文件管理ISO15489-1,IDT[Z]2011-01-04

        [3]謝海先.電子公文歸檔移交系統(tǒng)功能研究[D].天津:天津師范大學(xué),2006:24.

        [4]何嘉蓀.應(yīng)保留“案卷”概念[J].中國(guó)檔案,2000,(4):16-18.

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