吉海蓉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，越來越多的新型企業(yè)都孕育而生同時企業(yè)也都發(fā)展具有一定的規(guī)模，因此越來越多的企業(yè)開始注重企業(yè)的管理。企業(yè)檔案管理在企業(yè)中是有著很重要的地位。檔案作為信息的載體，對于企業(yè)信息的記錄以及對企業(yè)的發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案是指一種記錄，是企業(yè)在各項生產(chǎn)活動中產(chǎn)生對國家、社會以及自身企業(yè)具有價值意義的文字或圖像。為了加強企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)檔案管理的水平，我們就企業(yè)檔案管理所存在的問題展開探討并提出相關(guān)的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題及對策;探討研究

企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)在如今激烈的市場上從人力、物力以及財力等方面上求得生存和發(fā)展。對檔案進行規(guī)范化的處理可以有效的幫助企業(yè)檔案的管理，將企業(yè)檔案建立起科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度，也會對企業(yè)的發(fā)展有一定的影響。擁有企業(yè)檔案系統(tǒng)管理思維，建立起較為社會化的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，科學(xué)合理的處理檔案保密和開放間的關(guān)系，這對于提高企業(yè)的管理是有著很大的促進作用的。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理存在著意識薄弱的問題

擁有企業(yè)檔案管理的意識是企業(yè)檔案管理的核心，較強的檔案管理意識可以方便加強企業(yè)檔案管理的制度。而在這一環(huán)節(jié)中較多的領(lǐng)導(dǎo)卻對此不以為然，我們都知道企業(yè)作為生產(chǎn)活動的場所，領(lǐng)導(dǎo)更多的是緊抓企業(yè)的安全生產(chǎn)以及對外的市場機遇，他們對企業(yè)檔案管理也僅僅停留在收集、整理和保存一些作用不大的資料，更有甚者設(shè)立企業(yè)檔案管理部門也只是為了應(yīng)付上邊的檢查，沒有充分認識到企業(yè)檔案管理的重要性。除此之外還有相關(guān)負責(zé)人員的懈怠。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視從而就會導(dǎo)致相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的主動積極性以及工作熱情，最終會使得企業(yè)檔案管理成為一項“重形式，輕內(nèi)容”的工作。同樣的，企業(yè)檔案管理工作體制的不健全會導(dǎo)致檔案資料的不同步，材料的缺失或是信息的不準(zhǔn)確。總的來說，企業(yè)檔案管理意識的薄弱會在很大程度上影響到企業(yè)的發(fā)展，進而會阻礙企業(yè)的進步。

（二）檔案管理人員力量較弱

這一點從企業(yè)檔案管理人員方面考慮，在上述方面的影響之下，會使得這些企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)是退休的轉(zhuǎn)崗人員，或是一些后勤部人員的轉(zhuǎn)入，從而就會使得企業(yè)檔案管理人員多為年齡較大，學(xué)歷低下，素質(zhì)不高的人員，進而也會造成企業(yè)檔案管理人員的頻繁調(diào)動。他們對于接受新的知識技能的能力較差，對于計算機等高科技的環(huán)境也較難以適應(yīng)。而作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具有最基本對檔案利用計算信息技術(shù)進行合理的篩選、加工整理的能力。除此之外還會造成檔案編號索引不全等混亂的管理模式，企業(yè)檔案管理的價值不能很好的體現(xiàn)出來，也就沒有辦法提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，難以為企業(yè)提供有效的信息資料，這樣會很嚴重的阻礙到企業(yè)的發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案管理設(shè)備的不齊全以及管理手段的落后

雖然說企業(yè)檔案管理有著一系列的制度法規(guī)，但是缺少相應(yīng)的設(shè)備還是會對企業(yè)檔案的管理造成一定的影響。如果沒有專用的檔案庫房、鐵質(zhì)柜或是檔案裝訂的不及時，以及各部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就會導(dǎo)致檔案工作不具有標(biāo)準(zhǔn)化，影響到整個企業(yè)的運作。同時企業(yè)檔案管理手段的落后也會影響到企業(yè)的發(fā)展。有的企業(yè)在進行生產(chǎn)活動過程中沒有科學(xué)有效的實現(xiàn)資源的共享，也沒有將整個管理工作進行公開透明。對于檔案的管理工作也沒有采取分段治理的方式，對于涉密的文件也缺少嚴密密封等安全措施。對于那些重要的文檔也缺少相應(yīng)的現(xiàn)代化信息管理的技術(shù)，這些落后的管理手段對于企業(yè)檔案管理來講是個較大的問題。

二、就企業(yè)檔案管理存在的問題提出的相關(guān)對策

（一）加強企業(yè)檔案管理意識

首先是要做好企業(yè)管理工作的前提條件，就是要使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)人高度重視企業(yè)檔案管理工作，讓每一位企業(yè)員工尤其是企業(yè)檔案管理人員都能充分認識到企業(yè)檔案管理對于整個企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。其次是要加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，積極的參加有關(guān)培訓(xùn)及講座，認真學(xué)習(xí)工作流程，按照要求嚴格的接受、整理、歸檔、入庫、上架等各個工作環(huán)節(jié)流程。同時，企業(yè)還可以派出企業(yè)的精英到優(yōu)秀的企業(yè)去學(xué)習(xí)，并總結(jié)出一定的經(jīng)驗，方便企業(yè)檔案的管理。企業(yè)也可以在社會上大量招聘具有知識技能過強的人員，一方面可以為企業(yè)注入新的活力，另一方面還可以帶動企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后還要做好對整體企業(yè)檔案管理人員的深層次的教育工作，這樣可以開拓員工的視野，能夠接受到最新的檔案管理領(lǐng)域方面的新動態(tài)，還可以提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使得對于企業(yè)檔案管理不再是單一化的，有效的提升了企業(yè)檔案的管理工作質(zhì)量。

企業(yè)檔案管理本就是一項服務(wù)型的一項工作，因此我們還要樹立高度的強化服務(wù)意識，將主動服務(wù)作為企業(yè)檔案管理工作的出發(fā)點，保持著主動創(chuàng)新的意識來提高企業(yè)檔案管理的服務(wù)意識。我們需要不斷的改變企業(yè)檔案管理的被動局面，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來實現(xiàn)資源的共享，同時保持整個工作的公開透明性，企業(yè)檔案管理人員還要嚴格按照國家的保密規(guī)定來為企業(yè)提供更精準(zhǔn)、周到的服務(wù)。

（二）不斷改善及加強企業(yè)檔案的功能

1.健全企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度

企業(yè)檔案管理要建立起較為科學(xué)系統(tǒng)的管理機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，為了保證企業(yè)檔案管理的順利開展還需要為層層的部門環(huán)節(jié)配備相應(yīng)的技術(shù)人員，較為充分性的發(fā)揮出制度的指導(dǎo)規(guī)范作用。企業(yè)檔案管理人員還必須要有一定的責(zé)任心，不僅要每月對檔數(shù)進行核查還要堅持做好企業(yè)的保密工作，企業(yè)檔案管理人員不可以以任何方式向無關(guān)人員泄露檔案的內(nèi)容，違反者要根據(jù)情節(jié)的輕重來進行處罰。檔案規(guī)章可以采用征編結(jié)合的方式以方便提高查找利用檔案的效率，及時的修復(fù)或復(fù)制破損或出現(xiàn)其他毀壞癥狀的檔案。

2.采用信息化的管理手段

采用信息化的管理手段是企業(yè)檔案管理的一項重要方式，充分掌握好現(xiàn)代化管理技術(shù)，以方便提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時也為了提高企業(yè)檔案管理工作的效率和水平，我們也要盡可能快的實現(xiàn)檔案信息化的管理。企業(yè)檔案管理人員要學(xué)會邊學(xué)習(xí)邊操作，利用計算機網(wǎng)絡(luò)知識技能以及信息技術(shù)，運用新的高科技手段以計算機等的現(xiàn)代化手段方式來對檔案進行高效率的整理。按照檔案文件的先后順序進行打印還可以在很大程度上節(jié)省了人工的操作，提高了工作的效率，才能更好的為大眾進行服務(wù)。

3.要有效保證企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的問題關(guān)鍵在于檔案質(zhì)量，在擬制檔案內(nèi)容格式時要保證檔案的規(guī)范性，檔案內(nèi)容不可以出現(xiàn)不規(guī)范的日期等。整個檔案的字跡要求清晰工整，以橫寫橫排作為排版的形式，幅面尺寸規(guī)格要保證統(tǒng)一性，統(tǒng)一采用左側(cè)裝訂的方式來保證企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。不斷完善檔案材料的收集工作，確保檔案內(nèi)容的真實可靠性，強化企業(yè)檔案管理人員的系統(tǒng)意識。

三、結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案管理作為現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)應(yīng)該加大對企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，逐漸實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息的管理，與此同時還要加強企業(yè)對檔案管理人員的培訓(xùn)，最終保證企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)整體的發(fā)展，促進企業(yè)的不斷進步與發(fā)展。

參考文獻：

[1]史淑琴.對遠程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2009，（2）.

[2]李多;市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D];安徽大學(xué);2005年.

[3]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008（24）.

[4]史淑琴.對遠程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2009 （2）.

[5]劉建華，淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].經(jīng)營管理者， 2011.

[6]萬曉慧.做好基礎(chǔ)檔案管理工作之我見[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（15）.