郭永清

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)，人才已成為企業(yè)發(fā)展之重要資源，加強(qiáng)對(duì)人才信息的收集管理也成為了企業(yè)工作的重要內(nèi)容，因此，企業(yè)應(yīng)重視人事檔案管理工作，并采取行之有效的方式開展該項(xiàng)工作。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化檔案管理方式來提升人事檔案管理效率，本文對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;現(xiàn)代化管理

人事檔案是企業(yè)于人事管理中逐步積累形成的檔案，是對(duì)企業(yè)員工個(gè)人信息的詳盡記錄，能夠反映企業(yè)員工的學(xué)歷與能力、工作經(jīng)歷、工作成績以及德才水平，并為企業(yè)的人員任用與選拔提供有效參考。特別是在當(dāng)前人才競(jìng)爭日趨激烈的時(shí)代背景下，企業(yè)要想做好人員管理工作，就需重視對(duì)人事檔案的管理，結(jié)合員工檔案內(nèi)容以及其日常工作表現(xiàn)來對(duì)員工進(jìn)行正確的評(píng)判，并將其安排至合適崗位，實(shí)現(xiàn)人盡其用，最大程度發(fā)揮企業(yè)員工的個(gè)人價(jià)值，在提升人力資源管理水平之同時(shí)提高企業(yè)整體效益。因此，與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理迫在

眉睫。

一、檔案現(xiàn)代化管理的主要特點(diǎn)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案的現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)了如下特點(diǎn)：第一，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已深入至各行各業(yè)，各企業(yè)也紛紛引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的電子化歸檔和數(shù)字化轉(zhuǎn)變，還加大了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的聯(lián)網(wǎng)共享，檔案部門已與其他各部門實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)連接，方便各部門把最新檔案資料及時(shí)傳送給檔案部門，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新與記錄。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化在很大程度上節(jié)約了人力物力，保證了檔案信息的完整性與及時(shí)更新，提高了檔案管理效率。第二，檔案管理的便捷化。現(xiàn)代檔案管理工作已采用先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備來開展，各檔案部門已紛紛引入了掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)、打碼機(jī)等等現(xiàn)代化管理工具，能夠很方便地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，既壓縮了檔案的存儲(chǔ)空間，也方便了檔案資料的調(diào)取和利用，為檔案的管理提供了便捷。

二、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性

（一）是適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

隨著生產(chǎn)力的不斷提高以及現(xiàn)代科技的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一體化發(fā)展已是大勢(shì)所趨，這使得社會(huì)人才的流動(dòng)日益頻繁，人才信息交流也日益多樣化。在此背景下，企業(yè)需通過現(xiàn)代化手段，利用信息技術(shù)建立便捷的人才信息管理平臺(tái)，才更有助于人力資源的管理，以及人才資源的共享。企業(yè)人事檔案管理的管理對(duì)象是企業(yè)員工，而員工具有一定的社會(huì)屬性，其個(gè)人信息資料十分復(fù)雜且多樣，在社會(huì)人才流動(dòng)頻繁的時(shí)代背景下，企業(yè)人員的人事檔案內(nèi)容也更為復(fù)雜，這也就需要企業(yè)人事檔案管理部門能夠采用先進(jìn)的管理方式來開展人事檔案管理工作，使相關(guān)工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求相契合，與社會(huì)的信息化發(fā)展高度相關(guān)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理之革新，提高檔案管理效率。

（二）是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展的需要

當(dāng)前，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方式得到了一定程度的改變，企業(yè)經(jīng)營管理的現(xiàn)代化程度更高了，這也就要求其他部門配套的管理措施也與時(shí)俱進(jìn)，跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。從企業(yè)人事檔案管理工作來看，不僅檔案資料多，內(nèi)容復(fù)雜，且檔案更新速度較快，企業(yè)員工的工作成績、德才表現(xiàn)、各類重要獎(jiǎng)懲事跡等都需要及時(shí)記錄在案，如此才能更便于企業(yè)甄選人才。而現(xiàn)代企業(yè)更注重工作效率，且各部門之間的分工合作更為精細(xì)化，某一部門工作效率低則會(huì)對(duì)企業(yè)整體工作效率產(chǎn)生影響。因此，為跟上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展步伐，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)采用現(xiàn)代化管理方式，進(jìn)行開放式、高效化管理，真正促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

三、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化的要求

（一）實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理

當(dāng)前，檔案信息化管理是大勢(shì)所趨，因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理需先實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，亦即要求變紙質(zhì)檔案為電子檔案，構(gòu)建規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案信息庫，以方便企業(yè)各部門通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案資料之查閱。同時(shí)，電子化檔案管理也便于檔案管理人員及時(shí)更新和修改人事資料，保證人事檔案之完整性。此外，也便于企業(yè)將人事檔案數(shù)據(jù)保存至云端，提高檔案保管的安全性，節(jié)約管理成本。

（二）實(shí)現(xiàn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理需要遵循一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，特別是在經(jīng)濟(jì)全球化以及各企業(yè)之間聯(lián)系密切的當(dāng)下，企業(yè)人事檔案管理依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)開展，有利于加強(qiáng)各企業(yè)之間的人力資源信息整合，也便于企業(yè)利用系統(tǒng)軟件對(duì)人事檔案進(jìn)行集中管理。此外，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開展人事檔案管理工作，有利于信息的共享交流，便于信息資料的統(tǒng)計(jì)分析與利用，還有助于各企業(yè)檔案部門工作之接軌。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案電子化是檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之基礎(chǔ)，在做好企業(yè)人事檔案電子化轉(zhuǎn)化后，企業(yè)人事檔案管理人員還應(yīng)在遵循相關(guān)查閱原則以及保密原則的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案開展網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源信息的共享，還可實(shí)現(xiàn)人力資源的網(wǎng)絡(luò)共享，以便于企業(yè)、社會(huì)選拔人才，實(shí)現(xiàn)檔案資源之高效利用。

四、企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）人事檔案管理制度現(xiàn)代化

人事檔案之現(xiàn)代化管理需要依靠一定的制度來開展，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理方法與原則進(jìn)行相關(guān)管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以形成符合本企業(yè)發(fā)展需要的現(xiàn)代化人事檔案管理制度，促進(jìn)相關(guān)工作之有序開展。這就需要企業(yè)檔案部門加強(qiáng)與上層領(lǐng)導(dǎo)及人事部門之溝通交流，制定出完整、明細(xì)之制度，特別是針對(duì)人事檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅要出臺(tái)詳細(xì)的檔案收集制度、整理制度、查閱制度、網(wǎng)絡(luò)共享制度，還應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的安全管理制度，以此既保證相關(guān)工作的有序開展，又保證人事檔案現(xiàn)代化管理之安全，同時(shí)亦使人事檔案方便企業(yè)各部門的調(diào)閱利用，使人人參與管理，責(zé)任落到實(shí)處，進(jìn)而提升管理工作效率。

（二）實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)化整合

現(xiàn)代社會(huì)講究工作效率，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)提高工作效率，通過有效方法實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)之自動(dòng)化整合，節(jié)約管理時(shí)間，減少管理成本，實(shí)現(xiàn)管理效益的最大化。前文已提到，人事檔案的現(xiàn)代化管理需要實(shí)現(xiàn)檔案資源的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是，檔案資料的電子化并非簡單的變紙質(zhì)檔案為電子檔案，而是要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化整合。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源多如牛毛，人事變動(dòng)頻繁，要想提高人事檔案管理效率，更需要實(shí)現(xiàn)其數(shù)據(jù)之自動(dòng)化整合。這一方面要求企業(yè)人事檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)人事資料信息之收集整理，并依據(jù)行業(yè)之統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建信息管理體系，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)化共享，方便用戶查閱所需檔案資料，同時(shí)加強(qiáng)與其他企業(yè)之合作交流，對(duì)可公開的部分人事檔案信息進(jìn)行開放共享;另一方面，要加強(qiáng)技術(shù)研究，密切關(guān)注最新人事檔案管理技術(shù)動(dòng)態(tài)，有效促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)之整合管理，加快數(shù)據(jù)化管理進(jìn)程，或引入云計(jì)算等服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)定位、篩選與整合，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序管理。此外，利用云端技術(shù)，也有助于人事檔案之自動(dòng)化分類存儲(chǔ)，使用戶享受到可視化數(shù)據(jù)服務(wù)。

（三）不同載體人事檔案的無障礙轉(zhuǎn)化

檔案具有唯一性，這就需要檔案存儲(chǔ)要遵循雙套制，企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理同樣如此。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，其需要占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，且對(duì)檔案室的保存條件有著較為嚴(yán)格的要求，不僅要溫濕度適宜，還需防蟲防火防塵，人力物力消耗比較大，管理不當(dāng)極易造成檔案資料的損毀，因此，可利用掃描儀、縮微膠卷以及光盤對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化存儲(chǔ)管理，構(gòu)建數(shù)字影像整合系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)、縮微膠片與磁介質(zhì)之無障礙轉(zhuǎn)化，提高人事檔案資料保管的安全性，實(shí)現(xiàn)雙重保管。此外，對(duì)于電子文檔，也可利用相關(guān)工具將其刻錄成光盤，或利用硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)備份，有效延長檔案資料的保存期限，緩解傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間大的壓力，也更便于人事檔案資料的利用與共享。

（四）儲(chǔ)備現(xiàn)代化人事檔案管理人才

企業(yè)人事檔案之現(xiàn)代化管理需要以專業(yè)化人才為基礎(chǔ)，因此，企業(yè)需有計(jì)劃地儲(chǔ)備現(xiàn)代化人事檔案管理人才，多引入一些具有現(xiàn)代化檔案管理理念、具有專業(yè)知識(shí)、懂得現(xiàn)代信息技術(shù)之人才，以應(yīng)對(duì)人事檔案現(xiàn)代化管理之發(fā)展，提高檔案管理工作效率。人事檔案管理人員需明確自身工作職責(zé)是為用戶提供檔案服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層選拔人才提供數(shù)據(jù)支持，因此，需不斷改進(jìn)與提升服務(wù)質(zhì)量，這就需要在專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)的提升上下功夫。且人事檔案的現(xiàn)代化管理需要檔案管理人員掌握一定的信息化技術(shù)，能夠利用相關(guān)管理軟件開展檔案管理工作，這就需要企業(yè)檔案部門在人才引進(jìn)時(shí)要明確聘用人員的信息化技能要求，具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，能夠勝任本職工作。而對(duì)于企業(yè)已在任的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的培訓(xùn)，可組織集體學(xué)習(xí)、內(nèi)部交流會(huì)，進(jìn)行知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的分享交流以及工作問題的探討解決，也可邀請(qǐng)專業(yè)人士來企業(yè)開辦學(xué)習(xí)講座，共同探討前沿問題，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，促其不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取，更新工作理念，提高工作能力，為企業(yè)人事檔案之現(xiàn)代化管理夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

總之，企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理是大勢(shì)所趨，需要企業(yè)相關(guān)人員轉(zhuǎn)變工作理念，引入新的現(xiàn)代化管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作之高效開展。

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