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        ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理淺析

        2018-02-09 16:43:38彭萍
        卷宗 2018年3期
        關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng)油田企業(yè)檔案管理

        彭萍

        摘 要:本文從ERP系統(tǒng)在油田檔案管理工作中的作用入手,總結(jié)并分析當(dāng)前油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀,簡要介紹ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理措施,旨在提升油田檔案管理水平,促進(jìn)油田企業(yè)發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng);油田企業(yè);檔案管理

        ERP系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning)是針對企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源的管理系統(tǒng)[1],是當(dāng)前最為先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)之一,一般多用于財務(wù)數(shù)據(jù)、設(shè)備數(shù)據(jù)、物料數(shù)據(jù)、項目數(shù)據(jù)等多方面信息的管理與分析。ERP系統(tǒng)有效實(shí)現(xiàn)了各個環(huán)節(jié)檔案信息資源共享及分析功能,于油田企業(yè)檔案信息管理而言,具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。

        1 ERP系統(tǒng)在油田檔案管理工作中的作用

        (一)ERP系統(tǒng)促使油田檔案管理工作發(fā)展

        ERP系統(tǒng)推動了油田企業(yè)檔案管理水平,是當(dāng)前企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢,通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理,將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)相互融合,有效提升了檔案管理工作水平,為實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化、高效化提供了系統(tǒng)環(huán)境支持[2]。另外,合理應(yīng)用ERP系統(tǒng),將企業(yè)財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、物料檔案、項目檔案等信息分門別類的進(jìn)行管理,提高企業(yè)檔案管理效率,并降低了檔案管理人員的工作量。

        (二)ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)變油田檔案管理工作現(xiàn)狀

        筆者就當(dāng)前多個油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析,發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作雖然已經(jīng)進(jìn)行信息化改革,但由于地區(qū)之間的差異,各個子公司之間檔案信息化格式及編制方法均有所不同,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞及共享。尤其是財務(wù)檔案信息與物料檔案信息方面,因其格式及編制方法的不同,難以將其整合成為大型信息數(shù)據(jù)庫,嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案信息集中管理及分析的目標(biāo),不利于油田企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

        2 ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理策略

        (一)建立健全油田檔案管理制度

        規(guī)范化的制度是油田檔案管理效率首要保障,油田公司應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè),通過強(qiáng)有力的制度監(jiān)督管理各項檔案管理工作,從而提升油田公司檔案管理水平。一方面,油田企業(yè)應(yīng)建立檔案管理制度試點(diǎn),根據(jù)油田企業(yè)實(shí)際情況和檔案管理客觀需求,ERP檔案管理系統(tǒng)的具體特點(diǎn),建立具有針對性的檔案管理制度。由于我國油田企業(yè)一般多為集團(tuán)化企業(yè),企業(yè)可選取幾個分公司作為試點(diǎn),試行性的檔案管理制度,通過1至2年的試行,要求分公司及時匯報試行中存在的問題,油田企業(yè)根據(jù)實(shí)際問題完善管理制度,進(jìn)而保障檔案管理制度的適用性。在此基礎(chǔ)之上,再進(jìn)行整個企業(yè)的普及和推廣,以形成信息化、高效化的油田檔案管理制度。另一方面,為了保障管理制度的貫徹和落實(shí),油田企業(yè)可引入激勵機(jī)制于檔案管理工作之中,對檔案管理人員實(shí)施評價考核制度,以管理制度為基礎(chǔ),形成量化水平較高的考核標(biāo)準(zhǔn)[3]。通過季度及年度考核,針對考核結(jié)果較高、熟練應(yīng)用ERP系統(tǒng)的職工,可對其進(jìn)行精神褒獎和物質(zhì)獎勵,從而激發(fā)檔案管理人員的工作積極性,針對考核結(jié)果較差的職工,應(yīng)加強(qiáng)其ERP系統(tǒng)操作技能培訓(xùn)力度,進(jìn)而提升油田企業(yè)檔案管理人員整體水平。

        (二)完善油田檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)

        ERP系統(tǒng)作為當(dāng)前企業(yè)資源信息管理最為先進(jìn)的系統(tǒng),ERP系統(tǒng)對信息細(xì)致化及標(biāo)準(zhǔn)化要求較高。鑒于此,油田企業(yè)在應(yīng)用ERP檔案管理系統(tǒng)時,應(yīng)將數(shù)據(jù)信息的格式、編碼規(guī)則等方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理,從而使石油企業(yè)總公司及其下屬分公司的檔案信息編碼及格式保持一致,以便于檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞和交流。例如,某油田企業(yè)將其檔案信息管理格式進(jìn)行規(guī)范化改革后,各個子公司中的檔案信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時傳輸,極大提升了總公司對旗下子公司檔案信息的管理水平。與此同時,總公司在ERP系統(tǒng)之中,采集各個子公司的檔案信息,在宏觀層面上進(jìn)行檔案分析,為總公司各項政策提供了寶貴的數(shù)據(jù)參考資料,使該油田企業(yè)各項工作均能高效進(jìn)行。

        (三)提升油田檔案管理技能水平

        ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的高度融合與統(tǒng)一,因此ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對于人員素養(yǎng)要求較高。針對這一問題,油田企業(yè)應(yīng)不斷提升檔案管理人員技術(shù)水平,以滿足當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際需求。一方面,油田企業(yè)應(yīng)引入知識技術(shù)水平高、具有相關(guān)工作經(jīng)驗的人才,尤其是在ERP系統(tǒng)領(lǐng)域中具有出色能力的人才,將其引入到企業(yè)之內(nèi),提升企業(yè)人員素質(zhì)水平。另外,油田企業(yè)應(yīng)用適當(dāng)進(jìn)行校園招聘,選拔充滿工作熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生,從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員隊伍年齡結(jié)構(gòu),有助于油田企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。另一方面,油田企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理技能教育培訓(xùn)體系,諸如計算機(jī)技術(shù)、信息采集技術(shù)、分析儲存技術(shù)、建檔歸檔技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等方面的教育培訓(xùn)[4],從而打造一支技術(shù)水平過硬的檔案管理人員隊伍。

        (四)重視油田檔案管理信息安全

        檔案數(shù)據(jù)信息具有一定的保密性,是油田企業(yè)發(fā)展的重要保障,因此,油田檔案管理ERP系統(tǒng)的安全性十分重要。由于ERP系統(tǒng)是一個開放化程度較高的系統(tǒng),需要與互聯(lián)網(wǎng)相連,以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息傳遞功能。但是,互聯(lián)網(wǎng)具備高度的開放性和自由性,其中存在諸多安全隱患,嚴(yán)重威脅油田企業(yè)檔案信息的安全。鑒于此,油田企業(yè)必須正確認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)安全的重要性,將網(wǎng)絡(luò)安全工作貫徹在ERP系統(tǒng)建設(shè)之中,利用防火墻、殺毒軟件及權(quán)限限制等方式,提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性水平。除了網(wǎng)絡(luò)安全之外,油田企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員保密意識,實(shí)行檔案信息分級管理。同時,通過思想政治教育培養(yǎng)檔案管理相關(guān)人員,使其從思想上認(rèn)識到檔案信息安全的重要性,有效保障油田企業(yè)檔案信息的安全。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,ERP系統(tǒng)是最為先進(jìn)的檔案管理模式,通過ERP系統(tǒng)提升檔案信息數(shù)據(jù)管理、分析能力,因此油田企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理ERP系統(tǒng)建設(shè),形成檔案信息管理工作高效化、精細(xì)化局面,從而推動油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]任偉建,朱珊,霍鳳財?shù)?基于Petri網(wǎng)和定制技術(shù)的油田檔案管理系統(tǒng)設(shè)計[J].吉林大學(xué)學(xué)報(信息科學(xué)版),2016,34(5):635-644.

        [2]黃鵬,趙琪.談油田檔案管理計算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程,2017(2):64.

        [3]李鯤.新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中外企業(yè)家,2016(24):218.

        [4]高雯,代達(dá)琪,張廣鳳等.油田檔案管理工作觀念和方法的創(chuàng)新[J].檔案管理,2016(2):92.endprint

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