沈毅遠(yuǎn)
摘 要:對(duì)于任何一個(gè)行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位來(lái)說(shuō),辦公室都是一個(gè)必不可少的部門,這一服務(wù)機(jī)構(gòu)很強(qiáng)的綜合特征,關(guān)系到內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)管理和外部的聯(lián)系溝通,可以說(shuō)對(duì)單位自身能否健康可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。但是當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)方面存在著很多的問(wèn)題,工作人員自身素質(zhì)和工作效率都有待提高,新時(shí)期必須要做好辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作,這樣才能滿足社會(huì)發(fā)展的需要,才能真正承擔(dān)起辦公室的工作職責(zé),保障整個(gè)單位的健康良性發(fā)展。本文主要探究了新時(shí)期加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的建議,以供參考。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;辦公室業(yè)務(wù)建設(shè);作用;問(wèn)題;建議
辦公室承擔(dān)著一個(gè)單位中各項(xiàng)事務(wù)上傳下達(dá)的任務(wù),是各種信息的中轉(zhuǎn)站,同時(shí)也要負(fù)責(zé)溝通和接待外部人員,對(duì)促進(jìn)整個(gè)單位的內(nèi)外部和諧發(fā)展具有重要的意義。在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革深入推進(jìn)的背景下,對(duì)辦公室業(yè)務(wù)又有了新的要求,以往存在的各種工作質(zhì)量和效率方面的問(wèn)題必須要進(jìn)行有效的改進(jìn),通過(guò)深入開展改革,加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè),保障單位和單位的持續(xù)健康發(fā)展。
1 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的重要作用
辦公室是一個(gè)管理工作的核心部門,各個(gè)辦公室分擔(dān)著不同角色,處理著不同事務(wù),相互交流與合作、統(tǒng)籌兼顧,最終達(dá)成一致,制定出適合行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位發(fā)展的最佳模式,并且對(duì)內(nèi)外部環(huán)境起著重要的促進(jìn)作用。對(duì)于外部環(huán)境,辦公室主要有對(duì)外交流與溝通、接待、聯(lián)系等工作職能與作用。對(duì)于內(nèi)部環(huán)境,辦公室對(duì)內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通和下達(dá)上傳以及參謀監(jiān)督的作用,參與到地戰(zhàn)略性決策中,并為內(nèi)部決策提供重要的信息資源和一些良好的建議[1]。另外,辦公室還要對(duì)各個(gè)部門的工作進(jìn)行輔助,監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況。因此,辦公室業(yè)務(wù)在一個(gè)單位或者單位中具有很重要的地位和作用。
2 當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在的主要問(wèn)題
在新形勢(shì)的發(fā)展背景下,社會(huì)市場(chǎng)中存在激烈的競(jìng)爭(zhēng),這就需要辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致,提高決策的科學(xué)性,只有這樣才能讓單位內(nèi)部更加團(tuán)結(jié),讓單位發(fā)展更具競(jìng)爭(zhēng)力。但是當(dāng)前很多單位的辦公室工作存在著一些問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
2.1 對(duì)外來(lái)人員的信息錄入問(wèn)題
單位需要隨時(shí)與社會(huì)進(jìn)行溝通,加強(qiáng)與單位外來(lái)人員的交流與合作。但是在溝通的同時(shí),單位辦公室往往不能完全掌握外來(lái)人員的信息錄入情況,可能會(huì)給單位的管理工作增加難度。另外,如果外來(lái)人員在進(jìn)入單位學(xué)習(xí)、交流時(shí),得不到辦公室重視,就會(huì)使外來(lái)人員對(duì)單位形成不好的印象,不利于單位的進(jìn)步與發(fā)展。
2.2 信息傳遞不及時(shí)
在大多數(shù)單位中,普遍實(shí)施8小時(shí)工作制度,有些辦公室人員存在“上午盼午飯,下午盼下班”等消極思想,對(duì)本職工作不上心,有時(shí)候上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令,辦公室不能及時(shí)地將信息傳達(dá)到下級(jí)區(qū)域,不僅耽誤了單位工作人員對(duì)新命令的了解,影響了決策信息的時(shí)效性,更是阻礙了單位的健康發(fā)展[2]。
2.3 辦公室人員的自身素質(zhì)問(wèn)題
受傳統(tǒng)的管理理念影響,辦公室人員存在嚴(yán)重的懶惰心理,創(chuàng)新意識(shí)較差,不能對(duì)新出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的研究與解決。有的只會(huì)紙上談兵,實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足,不能給出有效的建議,影響單位決策的科學(xué)性。還有的辦公室人員開會(huì)時(shí)不善于思考,在工作時(shí)利用辦公用具做工作之外的事,如利用電腦玩游戲、購(gòu)物等,心理狀態(tài)極度松散,缺乏工作責(zé)任意識(shí)。還有一些辦公室人員存在自私心理,辦公室內(nèi)存在著惡意競(jìng)爭(zhēng),相互排斥。另外,有的辦公室人員的工作態(tài)度不夠端正,不能完全遵守辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度,在上班期間處理私人問(wèn)題,存在遲到早退現(xiàn)象,還有一些工作人員存在灰色收入,這些情況都會(huì)給辦公室業(yè)務(wù)造成極大的負(fù)面影響。
3 新時(shí)期辦公室存在問(wèn)題的解決措施
3.1 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)
1.熱情接待外來(lái)人員
新時(shí)期的辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的理念核心是合作共贏,辦公室人員對(duì)外來(lái)人員要熱情和積極,樹立好正確的迎接態(tài)度。提高單位對(duì)外部環(huán)境能夠的良好形象,構(gòu)建辦公室良好的外來(lái)人員迎接氛圍,促進(jìn)單位對(duì)外的親切友好交流。另外,對(duì)于外來(lái)人員參觀和來(lái)訪要詳細(xì)記錄,并對(duì)交流比較好的外來(lái)人員進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和回訪,使得這次交流更有意義和價(jià)值。
2.上級(jí)指示要立刻執(zhí)行
辦公室人員在面上級(jí)下達(dá)的指令時(shí)要馬上執(zhí)行,并保證執(zhí)行工作的質(zhì)量和效率。在對(duì)下級(jí)進(jìn)行傳送信息時(shí),要保證信息的準(zhǔn)確性和精確性,防止因傳送信息的失誤而影響了部門的工作質(zhì)量和效率。在上級(jí)下達(dá)工作指示后,辦公室業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行相關(guān)的調(diào)研時(shí)要根據(jù)其指示進(jìn)行部門間的溝通和交流,使得單位的利益實(shí)現(xiàn)最大化。因此,辦公室業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照“隨時(shí)聽令——迅速出動(dòng)——全程保通——信息致勝”的過(guò)程進(jìn)行,從而完善辦公室業(yè)務(wù)假設(shè)工作,另外辦公室人員要勤于學(xué)習(xí),不斷的豐富和完善自身的知識(shí)儲(chǔ)備,有利于對(duì)辦公室工作效率和質(zhì)量的提高和強(qiáng)化。同時(shí),具備豐富的專業(yè)知識(shí)和技能可以為解決辦公室工作中出現(xiàn)的問(wèn)題打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),從而有效提高辦公室工作水平,加強(qiáng)單位整體的管理水平。
3.克服懶惰,樂(lè)業(yè)奉獻(xiàn)
辦公環(huán)境會(huì)直接影響到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的實(shí)施和發(fā)展,克服辦公室人員懶惰心理是每一個(gè)單位或是單位提高管理有效性的重要途徑和方法。辦公室工作“重、苦、雜、難”,加班加點(diǎn)是常事,埋頭苦干是常態(tài)。但同時(shí),辦公室處于上級(jí)與下級(jí)的聯(lián)系點(diǎn)、決策與實(shí)施的結(jié)合點(diǎn)、協(xié)調(diào)與服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn),是一個(gè)磨練人、鍛煉人、成就人的極好平臺(tái)。應(yīng)引導(dǎo)辦公室工作人員牢固樹立無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神、狹路相逢勇者勝的亮劍精神,以陽(yáng)光的心態(tài),正確認(rèn)識(shí)苦與樂(lè)、得與失的關(guān)系,視擔(dān)當(dāng)為使命、視職責(zé)為生命,把愛(ài)崗敬業(yè)作為工作的立足點(diǎn)和基本點(diǎn),在繁忙中體會(huì)快樂(lè),在奉獻(xiàn)中感受自身價(jià)值[3]。要培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神,使辦公室人員能夠養(yǎng)成吃苦耐勞的堅(jiān)韌性格,以及不計(jì)較個(gè)人得失的寬廣胸懷,將單位的利益放在第一位,樹立主人翁意識(shí)。endprint
4.學(xué)習(xí)上要學(xué)用相長(zhǎng)
當(dāng)今世界發(fā)展變化很快,新情況新問(wèn)題新事物層出不窮。作為辦公室工作人員,如果不加強(qiáng)學(xué)習(xí),就很難跟上時(shí)代的步伐、跟上領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏、適應(yīng)工作的需要。應(yīng)有本領(lǐng)不夠的危機(jī)感,以時(shí)不我待的精神,一刻不停地增強(qiáng)本領(lǐng),堅(jiān)持有的放矢地學(xué)、廣泛涉獵地學(xué)、持之以恒地學(xué),不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、加速能力養(yǎng)成,在學(xué)習(xí)中提升參謀決策服務(wù)水平、增強(qiáng)破解難題能力、拓寬戰(zhàn)略思維視野,爭(zhēng)做“提筆能寫、開口能說(shuō)、問(wèn)策能對(duì)、遇事能辦”的綜合型人才[4]。
3.2 加強(qiáng)信息調(diào)研工作
由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和壯大,信息在目前經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的地位愈發(fā)的凸顯出來(lái),并逐漸被人們所重視和認(rèn)可。信息是一個(gè)單位進(jìn)行戰(zhàn)略決策和工作方向指導(dǎo)的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐,為單位的發(fā)展方向起著非常重要的引導(dǎo)作用,調(diào)研是獲取市場(chǎng)信息的重要渠道之一。因此,辦公室要重視調(diào)研工作,并收集的信息規(guī)劃和整合后準(zhǔn)確及時(shí)的信息提交到單位的決策部門,使得整個(gè)單位的決策更加準(zhǔn)確、高效,從而為單位的經(jīng)濟(jì)利益提供了基本的保障。信息工作在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作中屬于一種經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作,因此單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視對(duì)信息人力、財(cái)力、物力的投入,并積極組建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),從而使單位管理變得更加信息化和時(shí)代化,提高管理水平。
3.3 做好業(yè)務(wù)落實(shí)及協(xié)調(diào)督辦工作
辦公室是單位的管理核心部門,同時(shí)也是一個(gè)綜合性比較強(qiáng)的部門,不僅要進(jìn)行各個(gè)部門的溝通和調(diào)節(jié),還要參與到單位的各個(gè)決策和會(huì)議中,并把異己定的規(guī)章制度落到實(shí)處,輔助領(lǐng)導(dǎo)或是決策者處理好日常實(shí)際的工作內(nèi)容。因此,辦公室工作要詳細(xì)而具體,強(qiáng)調(diào)處理的每一件事情要做到“有結(jié)果”,為了實(shí)現(xiàn)辦公室工作的落實(shí),辦公室要按照工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)有效的手段和方法,進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)督,將辦公室的具體任務(wù)和工作落到實(shí)處,提高單位整體的管理水平和效果。另外,辦公室工作具有瑣碎繁多的特點(diǎn),在處理問(wèn)題上給辦公室人員帶來(lái)了很高的挑戰(zhàn),因此辦公室工作重視協(xié)調(diào)督辦,并將辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)實(shí)行制度化與規(guī)范化,將上級(jí)的致使落實(shí)到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中,從而使得辦公室的調(diào)節(jié)作用與辦公室工作理念和思想認(rèn)識(shí)具有一致性。
3.4 加強(qiáng)辦公室工作的執(zhí)行力
在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中,執(zhí)行力是建設(shè)的核心和基礎(chǔ),也是貫穿在整個(gè)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中的核心因素。因此要重視辦公室工作的執(zhí)行力,從而強(qiáng)化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的有效性。首先,要全面培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神,從而在繁瑣復(fù)雜的辦公室工作中能夠吃苦耐勞,不計(jì)較個(gè)人得失,將單位利益放在重要的位置;其次,辦公室人員要有協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際的辦公室工作中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握身份,對(duì)同事以禮待人,堅(jiān)守自己的原則和標(biāo)準(zhǔn),并在實(shí)際的辦公室工作中要較強(qiáng)的時(shí)間觀念和務(wù)實(shí)作風(fēng);最后,要重視督辦能力。在單位規(guī)劃發(fā)展方向或是做出決策時(shí),辦公室人員要根據(jù)實(shí)際的事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)層,并始終堅(jiān)持“求結(jié)果”的督辦原則,從而提高單位整體的管理水平。
3.5 注重標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié),強(qiáng)化服務(wù)保障
細(xì)節(jié)決定成敗。辦公室工作無(wú)小事,每一項(xiàng)工作都“牽一發(fā)而動(dòng)全身”,一旦失誤就很難彌補(bǔ)。應(yīng)發(fā)揚(yáng)極端負(fù)責(zé)、精益求精的精神,強(qiáng)化服務(wù)理念、質(zhì)效意識(shí)和底線思維,重細(xì)節(jié)、講細(xì)心、求細(xì)致,凡事多回頭、多檢查,盡可能把各種可能的情況想全想透,把各項(xiàng)措施制定得周詳完善,扎實(shí)做好辦文、辦會(huì)、保密、值班等工作,做到“文出我手無(wú)差錯(cuò),事交我辦請(qǐng)放心”,于細(xì)微之處見精神,在細(xì)節(jié)之間顯水平[5]。
3.6 打造和諧的工作氛圍
辦公室人員大部分時(shí)間都是在辦公室度過(guò)的,如果不能打造一個(gè)和諧健康的環(huán)境,則會(huì)對(duì)工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此,可以在辦公室擺放一些盆栽,緩解員工的視覺(jué)疲勞。還要加強(qiáng)同事之間的交流,定期開展小組內(nèi)的交流活動(dòng),增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí),培養(yǎng)辦公室人員的組織協(xié)調(diào)能力,對(duì)同事以禮相待,建立和諧的辦公室環(huán)境,堅(jiān)持工作原則,自覺(jué)遵守辦公室規(guī)定。培養(yǎng)員工的創(chuàng)新思維能力,確保辦公室的工作效率,使單位能夠獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。
4 結(jié)語(yǔ)
總之,在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的背景下,單位所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)越來(lái)越多,做為核心部門的辦公室應(yīng)該充分運(yùn)用自身的綜合職能,深入開展辦公室業(yè)務(wù)改革,全面加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè),這樣才能單位的發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力,增強(qiáng)整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力,最終促進(jìn)行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。
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