趙學(xué)軍
摘 要:科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展,推動社會全面進入到了大數(shù)據(jù)時代。信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)不可逆的發(fā)展趨勢,事業(yè)單位檔案管理自然也不例外。面對事業(yè)單位內(nèi)部海量的檔案信息資源,加強檔案信息化建設(shè)就成為各個事業(yè)單位急需解決的重要課題。鑒于此,本研究主要探討了大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位檔案管理的影響,在此基礎(chǔ)上提出幾點加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑與建議,僅供參考與借鑒。
關(guān)鍵詞:檔案管理;大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;信息化
大數(shù)據(jù)時代的全面到來,社會各行各業(yè)均發(fā)生了翻天覆地的變化,是否能夠充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型與發(fā)展逐漸成為各個行業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。對事業(yè)單位的檔案管理來說,大數(shù)據(jù)時代所帶來的不僅僅是挑戰(zhàn),同時也是機遇。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下,事業(yè)單位檔案管理工作的載體、儲存方法均發(fā)生了巨大的變化,傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的要求[1]。對事業(yè)單位檔案管理工作來說,如何有效應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn),從容抓住各種機遇,就成為未來急需解決的重要課題。
1 大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位檔案管理的影響
(一)提升檔案管理工作的效率
通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用,事業(yè)單位檔案管理工作能夠針對相關(guān)的信息資料進行更為全面的收集、聚類、分類以及相關(guān)性分析,可以針對相關(guān)數(shù)據(jù)的聯(lián)系進行深入的分析,事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的流程均能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展,使得檔案管理工作的效率得以大幅提升,為事業(yè)單位各項決策的制定提供更為準確的依據(jù)。
(二)達成科學(xué)化管理的目的
事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理通常都是基于經(jīng)驗來開展,檔案大部分時候的作用僅僅在于收藏、記錄,為事業(yè)單位各項工作的支持相對較為有限。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,使得事業(yè)單位各項工作的開展均能夠與檔案管理進行全面的對接,相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)處理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的同時,也可以進行有效的對比,各項工作的開展均能夠獲得基于大數(shù)據(jù)分析后的信息支持,真正達成量化管理的目標,保障各項工作開展
2 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)途徑與建議
(一)加強大數(shù)據(jù)思維宣傳教育
大數(shù)據(jù)時代,要想促進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的順利推進,思維的轉(zhuǎn)變是先決條件。這就需要各個事業(yè)單位在內(nèi)部樹立現(xiàn)代化的管理理念,全面加大大數(shù)據(jù)思維的宣傳教育力度,使得內(nèi)部職工均能夠意識到大數(shù)據(jù)的重要性,主動投入到事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中來。具體來說,事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當組織檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn)教育,系統(tǒng)介紹大數(shù)據(jù)技術(shù)概念、優(yōu)勢、特征,并主動邀請相關(guān)專家,進一步提升檔案人員信息素養(yǎng)[2]。與此同時,事業(yè)單位還應(yīng)當在內(nèi)部廣泛宣傳大數(shù)據(jù)思維,使得其他部門的職工均能夠意識到大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位發(fā)展的重要性,能夠主動配合檔案信息化建設(shè)的開展。
(二)注重檔案軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)
大數(shù)據(jù)時代,要想進一步提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平,全面強化軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)是基礎(chǔ)所在。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理軟硬件的要求極高,對應(yīng)的配套設(shè)施要求也需要更為完善,比如高性能計算機、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀、檔案管理軟件等諸多方面。而要想全面完善事業(yè)單位檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施,需要依靠巨大的資金作為支撐。這就需要事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入到未來發(fā)展的戰(zhàn)略與規(guī)劃當中,主動制定一套系統(tǒng)的發(fā)展計劃,全面加大檔案管理方面的投入力度,促進檔案信息化建設(shè)的有序推進。與此同時,事業(yè)單位還應(yīng)當在內(nèi)部宣傳檔案管理信息化建設(shè)的重要作用,使得各個部門都能夠意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性,在日常工作進程中給予良好的支持,各方面之間的工作得以有效協(xié)調(diào),為檔案管理信息化建設(shè)的推進奠定扎實的基礎(chǔ)。
(三)加強檔案資料挖掘開發(fā)工作
在信息化技術(shù)發(fā)展的推動下,大部分事業(yè)單位檔案管理工作均已經(jīng)開始進行信息化建設(shè),但這種信息化建設(shè)大部分時候往往局限在硬件方面,檔案信息資料方面的挖掘開發(fā)工作仍舊存在較大滯后性。大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化建設(shè)工作對檔案資料挖掘開發(fā)工作要求極高,需要事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的進程中以檔案資料挖掘開發(fā)作為核心,針對各個機構(gòu)雜亂的檔案信息資料進行全面的整合,將其全面納入到統(tǒng)一的系統(tǒng)當中,并建立相應(yīng)的檔案管理體系,使得事業(yè)單位內(nèi)部能夠形成良好的溝通機制,使得檔案資料挖掘開發(fā)能夠形成科學(xué)的分級管理體系,保障檔案資料挖掘開發(fā)的有序推進。需要注意的是,事業(yè)單位針對檔案信息資料所進行的挖掘開發(fā)并非進行簡單的整合,而是需要針對零散的檔案信息資料實施再分類處理,全面保障檔案資料挖掘開發(fā)的質(zhì)量。
(四)完善檔案大數(shù)據(jù)管理平臺
數(shù)據(jù)標準與數(shù)據(jù)開放是大數(shù)據(jù)開展的基礎(chǔ)所在。針對事業(yè)單位檔案管理部門來說,要想將不同部門的檔案信息資料整合到同一個平臺中運行,關(guān)鍵在于能夠建立健全大數(shù)據(jù)管理平臺,依次存放各個部門相關(guān)的信息資料,同時整理相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的信息資料?;谏鲜龃髷?shù)據(jù)管理平臺,針對整個事業(yè)單位檔案信息資料進行有效的收集、整合以及共享之后,可以綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù),實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資料的可視化,便于針對相關(guān)數(shù)據(jù)進行更為深入的對比分析。比如,事業(yè)單位職工隊伍當中各個職稱的占比,通過該平臺能夠進行直觀的展示,并且可以直接與其他事業(yè)單位之間進行對比,能夠直觀的了解自身在上述方面存在的優(yōu)劣勢[3]。除此之外,通過大數(shù)據(jù)管理平臺,能夠直觀展示各種檔案資源,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層僅僅需要簡單的檢索就能夠了解相關(guān)的內(nèi)容,真正為管理層各項決策的制定奠定扎實的基礎(chǔ),保障決策制定的科學(xué)性、合理性。
(五)強化檔案管理隊伍培訓(xùn)教育
大數(shù)據(jù)時代不僅僅是對事業(yè)單位檔案管理工作提出了諸多要求,同時也對廣大檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更多的要求,檔案管理人員不但需要具備檔案管理知識、檔案業(yè)務(wù)知識以及信息技術(shù)知識等,并且還應(yīng)當系統(tǒng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識內(nèi)容,才能有效保障大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用[4]。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理隊伍的培訓(xùn)教育,通過以下兩點措施來提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì):其一,主動引入專業(yè)的檔案管理人才與信息技術(shù)人才,建立健全人才引進、流動機制,針對檔案管理隊伍進行不斷的優(yōu)化;其二,事業(yè)單位需要綜合參考檔案管理事業(yè)未來的發(fā)展戰(zhàn)略,同時綜合參考大數(shù)據(jù)技術(shù)未來發(fā)展態(tài)勢,全面加強檔案管理隊伍的培訓(xùn)教育,通過多元化的方式來開展培訓(xùn)教育工作,真正將檔案管理隊伍打造成一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)技術(shù)強的綜合型人才隊伍。
3 結(jié)語
綜上所述,對事業(yè)單位檔案管理工作來說,大數(shù)據(jù)時代的到來不僅僅意味著挑戰(zhàn),同時也意味著機遇。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案信息化建設(shè)工作,針對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行全面的分析,基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的諸多優(yōu)勢來開展檔案信息化建設(shè),通過加強大數(shù)據(jù)思維宣傳教育、注重檔案軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)、加強檔案資料挖掘開發(fā)工作、完善大數(shù)據(jù)管理平臺以及強化檔案管理隊伍培訓(xùn)教育,真正抓住機遇,從容應(yīng)對挑戰(zhàn)。
參考文獻
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