鮑曉梅

摘 要：照片檔案是檔案管理之重要內(nèi)容，其屬于特殊的檔案載體，能真實形象地反映地區(qū)發(fā)展狀態(tài)以及重要事件的原貌，在編撰史冊、畫報、地區(qū)宣傳、事件呈現(xiàn)等方面具有重要作用。隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展，照片檔案日漸豐富與多樣化，其直觀、形象、生動之特點也備受人們關(guān)注，因而加強照片檔案管理之研究具有重要現(xiàn)實意義。本文在論述照片檔案概念、管理原則基礎(chǔ)上，探討了有效的優(yōu)化管理策略，以供相關(guān)檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理原則；優(yōu)化策略

照相技術(shù)之發(fā)展與普及催生了大量的照片檔案，如何加強照片檔案的管理，使之充分彰顯其價值，需要相關(guān)檔案管理人員深入探究。面對大量出現(xiàn)的照片檔案，我們應(yīng)遵循怎么的管理原則，運用何種管理策略實施科學(xué)化、合理化的管理，成為了下文重點探討的問題。

1 照片檔案概述

照片檔案，即為個人、社會組織或是國家機構(gòu)在各類社會活動中所形成的以靜止的攝影攝像等為主要體現(xiàn)方式之具有一定保存意義的歷史記錄。照片檔案在檔案管理中亦屬于大類，具有存儲量大、使用價值高的特點，其可分為數(shù)碼照片檔案以及傳統(tǒng)照片檔案兩大類。數(shù)碼照片檔案是運用數(shù)碼攝像技術(shù)以及計算機技術(shù)所形成的，其是一種電子檔案，在存儲、傳輸、應(yīng)用時皆需要利用現(xiàn)代計算機技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備；而傳統(tǒng)照片檔案即是以感光材料來保存的實物檔案，這類檔案對于溫濕度、光照等條件要求較高，且容易損毀。與紙質(zhì)檔案相較而言，照片檔案具有其獨特之處，包括：（1）客觀真實性。一般而言，照片檔案都是于現(xiàn)場直接獲取，能客觀記錄當時事件現(xiàn)狀，具有較高之客觀真實性。（2）生動形象性。對于照片檔案而言，其以畫面的形式來呈現(xiàn)檔案內(nèi)容，并配以文字說明，能使檔案材料可視化，其直觀、生動、形象地呈現(xiàn)信息，能使照片檔案使用者有如臨當時之境之感。（3）使用特殊的技術(shù)手段。照片檔案的獲取需要運用先進技術(shù)，記錄瞬間信息，且所存儲的信息資料不隨時間遷移而改變，空間感與時間感皆很強，這種特殊的制得方式是紙質(zhì)檔案所不及的。

2 照片檔案的管理原則

照片檔案的管理應(yīng)遵循《照片檔案管理規(guī)范》，實施科學(xué)、高效的管理。具體而言，相關(guān)檔案管理人員在管理照片檔案時應(yīng)遵循如下原則：

第一，保障真實原則。照片檔案要配以真實的文字說明，標注攝制日期，對于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)保證其不被隨意修改編輯，盡量呈現(xiàn)拍攝原貌。如部分攝影者為圖圖片美觀，會對照片進行美圖修改，這雖然會使照片更好看，但會影響其真實性和安全性，因而在保存照片檔案時應(yīng)盡量保證其處于原始狀態(tài)。

第二，優(yōu)選存儲原則。在拍攝照片時，為保證拍攝到位，一般同一場景、同一活動會拍攝多張照片，這些照片大多內(nèi)容相似，皆為真實記錄，但為保證照片檔案的精細、全面，需優(yōu)選拍攝效果最佳、最具代表性之照片進行保存，以減少不必要的資源浪費，節(jié)約管理成本。

第三，便于使用原則。檔案只有被利用才能凸顯其價值，照片檔案同樣如是。因此，在管理照片檔案時，相關(guān)工作人員應(yīng)堅持便于使用原則，不僅對各照片檔案標號排序，實施統(tǒng)一管理，還應(yīng)進行系統(tǒng)化分類，建立相應(yīng)的檔案庫，根據(jù)照片檔案內(nèi)容進行簡潔、直觀的命名，便于調(diào)取利用。對于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)進行光盤備份，以便隨時取用。

第四，安全性原則。任何檔案的保存都需確保其安全性，照片檔案亦不例外。很多照片檔案都具有一定程度的保密性，且一些照片檔案容易損毀，對于保存條件要求較高，這就需要相關(guān)工作人員根據(jù)實際情況進行科學(xué)合理的管理，以保證存儲條件的安全以及信息內(nèi)容不被泄漏。對于數(shù)碼照片檔案還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，進行多種形式之備份，以確保照片檔案之安全。

3 照片檔案管理的優(yōu)化策略

（一）增強照片檔案管理意識

要想做好照片檔案管理工作，需要檔案管理人員增強檔案管理意識，認識到照片檔案的重要作用價值，自覺投入到照片檔案管理工作之中，盡一己之力做好各項管理工作。具體而言，相關(guān)單位或部門應(yīng)加強照片檔案管理宣傳力度，使各部門人員皆能重視照片檔案管理工作，按制度規(guī)范拍攝、處理照片信息，并交由相關(guān)檔案管理人員歸檔管理。而要引起大家對此工作的重視，則可在宣傳工作中凸顯照片檔案資料之應(yīng)用價值。如，可根據(jù)照片檔案集內(nèi)容開展主題展覽活動，凸顯照片檔案的精神意義以及歷史作用，如體現(xiàn)地方變遷史的照片展等等，以生動真實的展示凸顯照片檔案之價值，進而增強人們對該項檔案管理工作之認識。此外，還可加強對相關(guān)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使之形成積極的照片檔案服務(wù)理念，從而做好本職工作。

（二）重視照片檔案收集整理工作

照片檔案不僅量大，且較為散碎，需要相關(guān)人員重視其收集整理工作，以避免重要照片檔案信息的遺漏。此外，照片檔案之收集整理是一項長期且繁瑣的工作，不僅要于各部門中優(yōu)選照片資料，還應(yīng)備注相關(guān)文字信息，核實文字信息的真實性。這就需要相關(guān)檔案管理人員加強與各部門之間的聯(lián)系，關(guān)注重要部門的活動信息，進而鑒定照片信息的準確性，同時判斷照片介紹性文字之精確性，要確保照片文字的六要素齊全、準確，包括時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者信息正確完備。此外，部分照片檔案還包含底片，也需要對其進行合理收集整理、標注信息，以保證元信息的安全真實。而對于數(shù)字照片檔案，要收集整理其元數(shù)據(jù)擇優(yōu)存儲，避免數(shù)碼文件受到損毀和修改。

（三）健全照片檔案管理制度

為保證照片檔案的安全、規(guī)范化管理，相關(guān)部門應(yīng)制定科學(xué)完善的照片檔案管理制度，以制度為指導(dǎo)，規(guī)范照片檔案管理工作，提高管理效率。一方面，可根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》《中華人民共和國檔案法》《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》以及各地相關(guān)管理制度要求編制適合本部門的照片檔案管理規(guī)章制度，并對照片檔案的歸檔時間、范圍、質(zhì)量等提出明確具體的要求，保證檔案及時高效歸檔。另一方面，應(yīng)明確照片檔案管理人員之職責，可制定專門的人員崗位制度，明確責任到人，使照片檔案之收集、整理、歸檔、使用皆納入制度化、常規(guī)化軌道，并確保制度能貫徹落實。此外，為保證照片檔案的真實性，還需對拍攝、存儲、應(yīng)用等諸環(huán)節(jié)皆制定相應(yīng)的指導(dǎo)制度，以實現(xiàn)照片檔案之真實、安全、有效管理。

（四）創(chuàng)設(shè)良好的照片檔案管理環(huán)境

照片檔案對于存儲條件要求較高，需要設(shè)立專門的檔案室，配備防磁柜、空調(diào)、防火防盜警報裝置，還應(yīng)注意調(diào)節(jié)檔案室的溫濕度，做好防霉防蟲工作，形成一體化的保護網(wǎng)絡(luò)，如此才能延長照片檔案之壽命。此外，對于膠質(zhì)照片檔案，還應(yīng)做好底片以及照片的防塵處理，應(yīng)將其放在恒溫、恒濕的環(huán)境中做好密封保存；對于數(shù)碼照片檔案則應(yīng)做好防磁、防震、防光處理，避免檔案損毀。另外，每隔一段時間都要對照片以及底片進行抽查，看其是否變形、粘連、霉變、褪色、卷曲，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決；對于已制成光盤的數(shù)碼照片檔案則需定期檢查與拷貝。

4 結(jié)語

總之，照片檔案作為檔案資料的重要組成，具有特殊的優(yōu)勢作用，是可貴的檔案資源。相關(guān)檔案人員應(yīng)緊跟時代步伐，實施照片檔案的規(guī)范化管理，為檔案管理工作貢獻力量。

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