殷海英

摘 要：信息化時(shí)代的到來，是順應(yīng)社會發(fā)展的必然結(jié)果。越來越多的高科技產(chǎn)品開始走入人們的生活，并改變了人們以往的生活方式。同樣的，信息化也開始滲入各個(gè)企業(yè)之中，并有效推動了事業(yè)單位檔案信息化管理的進(jìn)程。本文從人事檔案信息化管理出發(fā)，在分析人事檔案信息化管理重要性的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討當(dāng)前人事檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，并對于這些問題給出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對策

1 人事檔案信息化管理的重要性

1.1 改變管理工作方式，提高管理水平

首先，對人事檔案實(shí)行全面的信息化管理，也就意味著改變了以往對人事檔案的管理方式，相對地減少了人事檔案管理人員的工作量，使得管理工作變得自動化，管理水平自然會得到提高。另外，由于信息化管理人事檔案以后，要增加新的檔案信息也比較方便，所以可以隨時(shí)地考察員工的工作表現(xiàn)，這樣也可以提高員工的積極性。

1.2 保證檔案信息的完整與真實(shí)

人事檔案信息化管理之后，由于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)防御技術(shù)以及管理監(jiān)督技術(shù)，可以最大程度上防止檔案信息的丟失，也避免了檔案重建的情況，很大程度上保證了檔案信息的完整性和真實(shí)性。而且相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，信息化管理之后，如果相關(guān)人員需要查詢或查看信息，只要在網(wǎng)上就可以進(jìn)行，也就避免了原始紙質(zhì)文件被破壞的可能。

1.3 提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理使得內(nèi)部擁有查詢權(quán)限的管理人員隨時(shí)可以進(jìn)行查詢，提高了檔案信息的利用率。在之前檔案信息的錄入、查詢以及增加條目信息等工作都要浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且還不能保證信息的完整和有效，但在信息化管理之后，只要在最初的時(shí)候進(jìn)行錄入，之后就可以終身查詢，對檔案的利用率明顯提高。

2 人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息化檔案管理的普及率較差

首先，人事檔案信息化管理的普及率較差。比如現(xiàn)在很多單位雖然已經(jīng)意識到對人事檔案進(jìn)行信息化管理的必要性，也采取了相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但總的來說通過信息化的渠道對人事檔案進(jìn)行管理只是輔助方式，主要的渠道還是人工管理。另外，人事檔案信息管理的流程涉及很多，有檔案信息的收集、整理和歸檔工作，也有后期的使用和查詢，目前只在使用方面用到信息化手段，在信息的收集和整理方面采取的依舊是人工方式，而且在查詢的時(shí)候總會出現(xiàn)信息不全的情況。

2.2 資金投入有限，硬軟件設(shè)施建設(shè)需要加強(qiáng)

造成上文中所提到的信息化檔案管理普及率差的原因之一是因?yàn)槟壳霸谶@方面的資金和技術(shù)投資有限。比如如果要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，就必須要引進(jìn)大量的硬件和軟件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)的配套設(shè)施，檔案處理和管理軟件，以及信息查詢系統(tǒng)等。但目前在這些硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)上還沒有到位，一方面可能是因?yàn)閱挝唤M織的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對全面實(shí)行信息化管理存疑，認(rèn)為信息化管理反而會造成資源的浪費(fèi)，另一方面對于很多資金和技術(shù)都不充足的組織單位來說，想要完全打破過去的管理方式，引進(jìn)大量的硬軟件設(shè)施和技術(shù)的確存在困難。

2.3 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用比較落后

人事檔案信息化管理利用的主要是數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)人員的檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行保存和管理，在需要相關(guān)信息的時(shí)候給予特定人員權(quán)限進(jìn)行查詢和使用或者是銷毀。但是在實(shí)際的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用中，由于人事檔案的數(shù)量很多也很雜，有的是很久之前的信息，有的還需要重新完善，所以難免會出現(xiàn)錄入的數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或者無法查詢到相關(guān)信息等情況。另外，目前在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用上還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的社會認(rèn)識，所以各個(gè)單位組織之間也就無法實(shí)現(xiàn)信息的共享，降低了人事檔案的使用率。

2.4 人事檔案管理人員的適應(yīng)問題

人事檔案管理人員的素質(zhì)和適應(yīng)問題。在之前很長一段時(shí)間內(nèi)，人事檔案的管理人員已經(jīng)完全適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式，當(dāng)開始信息化自動化辦公之后，有的管理人員無法一下子完全適應(yīng)。這是因?yàn)樵谌耸聶n案實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，要求管理人員不但要有傳統(tǒng)的人事檔案的管理知識，還必須要具備熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新也要有敏銳的感知力。這對于一些中老年的管理人員或者是未曾接受過專業(yè)訓(xùn)練的管理人員來說，無疑是一大挑戰(zhàn)。

2.5 人事檔案信息的安全性問題

人事檔案信息化管理并不是萬無一失的，無法保證檔案信息是完全真實(shí)有效的。這是因?yàn)樵趯?shí)行信息化管理的時(shí)候，也會遇到一些外界的因素進(jìn)行破壞，比如計(jì)算機(jī)病毒或者火災(zāi)等客觀因素對于檔案信息的破壞作用十分強(qiáng)大，如果管理人員的安全意識和專業(yè)能力不過關(guān)很容易造成檔案的丟失或者被篡改。另外，管理人員自身的工作態(tài)度、操作是否得當(dāng)、信息審查是否嚴(yán)格都會對信息的安全性造成影響。

3 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的對策

3.1 加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)的宣傳

要加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)的宣傳，一方面要讓組織單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者充分意識到，引進(jìn)信息化設(shè)備，采用信息化的手段對人事檔案進(jìn)行管理的必要性和重要性，在這方面可以采用向上級部門建言或者在會議上直接口頭提出的方式。另一方面需要讓組織單位的工作人員，尤其是跟人事檔案管理相關(guān)的工作者了解到人事檔案信息化建設(shè)的意義，并且讓其積極地配合信息化建設(shè)。比如通過多媒體的宣傳，其他單位的經(jīng)驗(yàn)分享等。

3.2 加大硬軟件設(shè)施的建設(shè)

要加大硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。在這方面主要的渠道還是增加資金的投入，并且擴(kuò)大資金的來源。有的組織單位和社會其他機(jī)構(gòu)有某方面的來往，或者該組織單位具有很強(qiáng)的社會性，這樣在資金引入方面可以通過對外宣傳的方式積極吸納社會資本，引起社會方面的重視，從而在資金充分的條件下進(jìn)行信息化管理的硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。比如購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，然后將個(gè)人信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，通過數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存管理。

3.3 建立數(shù)據(jù)庫分享平臺

考慮到數(shù)據(jù)庫應(yīng)用不足的問題，各個(gè)組織單位可以在資金和技術(shù)的支持下，建立數(shù)據(jù)庫分享平臺，實(shí)現(xiàn)信息的共享，讓相關(guān)的檔案信息在內(nèi)部得以流通。另外，還可以建立信息綜合查詢和檢索系統(tǒng)，人事檔案使用者可以在需要的時(shí)候通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就能查到想要的信息。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)也勢在必行。一方面可以實(shí)行人才引進(jìn)計(jì)劃，在招聘工作中建立統(tǒng)一的招聘標(biāo)準(zhǔn)，考察應(yīng)聘者多方面的能力。另一方面還要開展相關(guān)培訓(xùn)，制定層次化的培訓(xùn)機(jī)制。

3.5 加強(qiáng)法制建設(shè)，更新信息技術(shù)

為了保證人事檔案信息的安全，必須要加強(qiáng)法制建設(shè)。比如建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并將這些標(biāo)準(zhǔn)法治化，用法律的形式規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用以及計(jì)算機(jī)信息的分享。明確相關(guān)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、數(shù)據(jù)權(quán)限等，對于隨意使用人事檔案信息或者蓄意破話信息的人必須要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，對人事檔案信息化管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的法律規(guī)定，并進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。在信息技術(shù)層面，還要注意對技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新，如果多個(gè)技術(shù)，多個(gè)科技公司可以聯(lián)合那就再好不過了。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案信息化管理在實(shí)施過程中難免會遇到諸如普及率差、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用差、管理人員素質(zhì)差或者硬軟件設(shè)備不充分、信息安全無法保證等問題。為了解決上述困難，首先是得到資金和技術(shù)的支持，然后提高組織單位工作人員對于信息化管理的意識，最后再采取相應(yīng)的技術(shù)。

參考文獻(xiàn)

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