王旭靜

摘 要：單位檔案，是記錄其發(fā)展過程的重要依據(jù)，便于日后相關(guān)資料的查找。對(duì)于電大檔案來說，也同樣如此。本文詳細(xì)的分析了電大檔案的重要性，并提出提高檔案管理與服務(wù)水平的對(duì)策與建議，以期指導(dǎo)于具體的實(shí)際工作。

關(guān)鍵詞：電大 檔案 管理 重要性 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）12-00-01

一、做好電大檔案管理工作的重要性

1.電大檔案管理工作能夠推動(dòng)“科教興國”的進(jìn)程

隨著“科教興國”戰(zhàn)略的提出，電大在近些年來不斷的發(fā)展起來。電大的檔案是記錄其發(fā)展過程和發(fā)展成功的重要載體，有著重要的作用，利于今后相關(guān)檔案信息與資料的查找。從全國范圍來看，電大在各個(gè)省市都有設(shè)置，教育資源分布較為廣泛，其具有配備有教學(xué)經(jīng)驗(yàn)較為豐富的教師隊(duì)伍及現(xiàn)代化的電教設(shè)備，成為推進(jìn)“科教興國”進(jìn)程的基礎(chǔ)條件。值得一提的是，電大檔案管理工作，涉及到多方面的內(nèi)容，包含電大的具體課程設(shè)置、師資隊(duì)伍水平、多媒體影像資料等，其為電大的進(jìn)一步發(fā)展提供了重要的借鑒資源，這也是實(shí)現(xiàn)“科教興國”戰(zhàn)略的有力支撐，有著重要的價(jià)值意義。

2.電大檔案管理工作是評(píng)估檢查的重要基礎(chǔ)

在檔案中記載的關(guān)于電大發(fā)展過程中的資料，對(duì)于今后電大改革的決策與管理工作提供了重要的依據(jù)，其檔案資料是最為真實(shí)的歷史記錄。舉例來說，在教學(xué)檔案方面，記錄的是具體的教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)內(nèi)容，并以文字、影像等資料進(jìn)行保存，其是今后教學(xué)改革辦法制定的重要依據(jù)，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的教師提供較為豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)?？梢?，電大各項(xiàng)檔案工作做的如何，將直接影響學(xué)校各方面的發(fā)展。特別是在教學(xué)評(píng)估方面，電大檔案是其衡量標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)，有著基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的作用。

二、提高電大檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策

1.建立健全系統(tǒng)化的管理機(jī)制

眾所周知，電大與一般學(xué)校有著同樣的教育功能，同時(shí)其在為社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)與提供復(fù)合型、實(shí)用性人才方面，有著不可替代的作用?？傮w來說，電大的建校時(shí)間不長，在檔案建設(shè)方面的重視力度不夠，在一定程度上影響了整體的檔案建設(shè)工作。為了使得電大的檔案管理工作做實(shí)做好，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)新時(shí)期的實(shí)際需要，建立健全相關(guān)的檔案管理機(jī)制，使得各項(xiàng)工作有章可循，進(jìn)而做到進(jìn)一步規(guī)范。具體來說，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”下，應(yīng)當(dāng)在招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、課程安排等方面分別制定具有針對(duì)性的檔案管理機(jī)制，以及制定統(tǒng)一的文書處理制度、歸檔范圍、歸檔類目以及檔案利用、服務(wù)等一系列可操作性的規(guī)范化管理制度。通過相關(guān)機(jī)制和制度的制定，使得檔案管理工作更加規(guī)范，相關(guān)的檔案信息系統(tǒng)更加完善，并且能夠真正的發(fā)揮電大檔案的作用。與此同時(shí)，在做好本單位檔案管理的同時(shí)，還需要加強(qiáng)上下級(jí)的聯(lián)系，將相關(guān)的檔案資料進(jìn)行歸檔，并報(bào)上一級(jí)備案。這樣，相關(guān)的檔案資料與信息匯總到上一級(jí)管理單位，其可以得到上級(jí)部門的指導(dǎo)；同時(shí)，上一級(jí)部門也可以根據(jù)所獲得的檔案信息與資料，進(jìn)行更為科學(xué)、合理的統(tǒng)籌，最終最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

2.增強(qiáng)電大檔案管理水平

一般來說，檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，為其今后的發(fā)展提供基礎(chǔ)性的參考數(shù)據(jù)。鑒于此，在電大的檔案管理工作方面，應(yīng)當(dāng)重視其管理水平的提升。首先，針對(duì)當(dāng)前管理方法各異、歸檔不規(guī)范、保管期限不夠明確等問題，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)、合理的工作辦法，努力做到檔案管理有序進(jìn)行，相關(guān)操作進(jìn)一步規(guī)范。其次，在電大學(xué)校層面，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，建立多功能綜合檔案室。針對(duì)當(dāng)前在學(xué)校范圍內(nèi)存在著檔案多頭管理的現(xiàn)象，建立統(tǒng)一的綜合檔案部門。同時(shí)，確保綜合檔案室建立的資金落實(shí)以及增加相關(guān)的硬件設(shè)備，將多種載體的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。再次，針對(duì)檔案管理工作的特殊性，還要配置專門化的基礎(chǔ)設(shè)施，如防光、防潮、防霉的設(shè)備，并逐步增添去濕等現(xiàn)代化檔案基礎(chǔ)設(shè)施?？梢?，通過在各方面加強(qiáng)電大檔案管理水平的提高，加速了現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)度，能夠促進(jìn)電大檔案管理水平的快速提升，進(jìn)而推動(dòng)電大學(xué)校各個(gè)方面的發(fā)展。

3.擴(kuò)大電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域

電大，是隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展而來的一種新型學(xué)校。其是通過廣播、電視和文字、音像教材等媒體進(jìn)行遠(yuǎn)程教學(xué)的創(chuàng)新式的高等學(xué)校。在其檔案管理與服務(wù)工作方面，也應(yīng)當(dāng)打破原有的、傳統(tǒng)模式的束縛，不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)方式與方法，積極探索電大檔案管理與服務(wù)工作的新路徑。值得一提的是，電大的檔案管理與服務(wù)工作方面，還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)德育教育功能，在建檔方面加大力氣。舉例來說，可以建立校史室，通過記錄電大學(xué)校初建時(shí)的困難以及發(fā)展到今日的優(yōu)秀成績，表明電大工作者的艱苦奮斗精神等?？梢?，電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域的拓展，對(duì)于學(xué)校各方面事業(yè)的發(fā)展，都有著重要的作用。

4.加強(qiáng)電大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

毫無疑問，檔案管理隊(duì)伍水平的高低對(duì)于整體的檔案管理質(zhì)量來說，有種重要的作用。鑒于此，電大學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作。在管理領(lǐng)導(dǎo)方面，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，重視檔案管理，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，還要成立各級(jí)部門的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行人員的合理分配。在日常的工作安排中，應(yīng)當(dāng)定期為檔案管理人員提供參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力與水平，特別是要加強(qiáng)相關(guān)人員的計(jì)算機(jī)信息處理能力。另外，還可以組織檔案管理人員到其他檔案管理工作做得突出的單位走訪與觀摩，學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的優(yōu)秀管理方法與手段，不斷提升現(xiàn)代化管理水平。值得注意的是，從電大學(xué)校角度來說，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)其具有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，促進(jìn)電大檔案事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校各個(gè)方面的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，電大的檔案管理工作有著重要的作用，是推動(dòng)“科教興國”戰(zhàn)略的有力支撐，更是教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)。無論從電大學(xué)校角度來說，還是從相關(guān)工作者來說，應(yīng)當(dāng)不斷建立健全系統(tǒng)化的管理機(jī)制，增強(qiáng)電大檔案管理水平，擴(kuò)大電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域以及加強(qiáng)電大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。只有各方面通力合作，才能把電大檔案管理工作做實(shí)做好，為電大整體的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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