賈義燕

摘 要：隨著人事代理制度的推行和醫(yī)院用人制度的改革，代理人員逐逐漸成為醫(yī)院的生力軍，但對(duì)這部分人員的人事管理特別是人事檔案管理仍存在一些問(wèn)題。本文就這些問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事代理 醫(yī)院 人事檔案 管理

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）12-00-01

人事代理制度是指在國(guó)家人事法規(guī)、政策的指導(dǎo)下，尊重單位用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)，由政府人事部門(mén)所屬的人才交流服務(wù)中心為綜合代管機(jī)構(gòu)，接受用人單位和個(gè)人的委托，為其提供人事管理工作方面綜合性服務(wù)的制度。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用的分離，變“單位人”為“社會(huì)人”。

目前，醫(yī)院實(shí)施的人事代理主要是保存人事檔案關(guān)系為主的人事代理制度。這一制度，打破了醫(yī)院原有的封閉、單一的用人管理機(jī)制，也使醫(yī)院人事檔案工作由傳統(tǒng)的管理模式，拓展為“傳統(tǒng)的人事檔案管理模式+人事代理檔案委托管理模式”。由于這一制度推出時(shí)間不長(zhǎng)，產(chǎn)生了一些亟待解決的問(wèn)題。

一、人事檔案代理制度不健全，代理雙方責(zé)權(quán)不清

代理人員的人事檔案在代理初期就存放在人事代理機(jī)構(gòu)，即“人才交流服務(wù)中心”，這些檔案多為院校轉(zhuǎn)遞而來(lái)，里面記載的全是在校時(shí)的信息。而就業(yè)后在醫(yī)院不同工作階段中形成的新的檔案材料，則由醫(yī)院人事檔案員定期轉(zhuǎn)交到人事代理機(jī)構(gòu)。這樣不難看出，人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院代理人員的人事檔案的管理僅僅是局限于檔案保管，處于相對(duì)靜態(tài)，而更多的檔案動(dòng)態(tài)管理工作如收集、整理、歸檔、鑒定等環(huán)節(jié)全都在醫(yī)院。檔案保管和檔案管理不是一個(gè)概念，保管僅是管理（代管）的一個(gè)環(huán)節(jié)。人事代理機(jī)構(gòu)是人事檔案管理主體，而實(shí)際上只承擔(dān)著人事檔案的保管職責(zé)，其他許多檔案管理環(huán)節(jié)和職責(zé)卻在醫(yī)院。這一狀況，不同程度上影響了代理人員的人事檔案管理，導(dǎo)致了人事代理制度不能充分發(fā)揮其應(yīng)用的作用。

二、代理雙方信息不對(duì)稱，人事檔案代理缺乏信任度

1.從代理方來(lái)看

由于代理機(jī)構(gòu)對(duì)被代理人員的情況一無(wú)所知，被代理方就存在因?yàn)樗嚼峁┨摷贆n案材料的可能。當(dāng)前，許多單位對(duì)檔案工作重視程度不夠，常處于“邊緣化”狀況，因管理松懈和工作疏忽產(chǎn)生的漏洞百出，為某些別有用心的人制造假檔案提供了可乘之機(jī)，加之現(xiàn)在的人事代理檔案由醫(yī)院向代理機(jī)構(gòu)流轉(zhuǎn)的過(guò)程不規(guī)范，也為造假者提供了機(jī)會(huì)。

2.從被代理方來(lái)看

現(xiàn)有體制下，對(duì)人事檔案代理機(jī)構(gòu)尚缺乏監(jiān)督約束機(jī)制，人事檔案代理機(jī)構(gòu)容易受到利益的驅(qū)動(dòng)，在被代理人毫不知情的情況下，竊取、泄露被代理人的檔案信息，甚至篡改[1]。

三、“人檔分離”帶來(lái)的眾多負(fù)面影響

1.被代理人的某些觀念，對(duì)人事代理制下的人事檔案工作帶來(lái)的負(fù)面影響

有些被代理人認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位管理，而由代理機(jī)構(gòu)管理，覺(jué)得不放心；還有的認(rèn)為自己和非人事代理人員不一樣，沒(méi)有歸屬感。有些檔案材料該交的不交，拿在個(gè)人手里，導(dǎo)致代理的檔案不齊全、不完整。

2.從代理機(jī)構(gòu)方面來(lái)看，其代管的檔案內(nèi)容上具有相對(duì)滯后性

因“人檔分離”，人事代理機(jī)構(gòu)的人事檔案，其內(nèi)容反映的是前一個(gè)階段的信息，而近一個(gè)時(shí)期和以后在履歷、考核、鑒定、學(xué)歷、職稱、工資等方面新形成的檔案，反映不出來(lái)。因?yàn)闄n案在醫(yī)院從形成、收集、整理、到歸檔需要時(shí)間，歸檔后再?gòu)尼t(yī)院轉(zhuǎn)交人事代理機(jī)構(gòu)必然有一個(gè)時(shí)間差。這樣，從人事代理機(jī)構(gòu)角度看，已有的檔案不能反映代理人的現(xiàn)實(shí)情況，檔案的提供利用功能相對(duì)弱化。

3.從醫(yī)院方面來(lái)看，被代理人的檔案在利用上很不便利

“人檔分離”，造成人在醫(yī)院，而檔案卻在人事代理機(jī)構(gòu)。遇到單位工資調(diào)整、任職選拔、晉升職稱、考核定級(jí)、函調(diào)政審、黨團(tuán)關(guān)系等問(wèn)題需要查閱檔案時(shí)[2]，先得與人事代理機(jī)構(gòu)聯(lián)系，再去人事代理機(jī)構(gòu)查檔，或是將檔案借回查閱，醫(yī)院的人事檔案員要疲于往返奔波。這不僅極大地影響了工作效率，也為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和人事工作順利開(kāi)展帶來(lái)眾多不便。

如何解決上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下對(duì)策：

（1）建立健全人事檔案代理工作各項(xiàng)規(guī)章制度

建立一套完善的人事檔案代理工作制度，使醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)明確各自對(duì)人事檔案的收集、整理、歸檔、移交等環(huán)節(jié)的工作職責(zé)和范圍，規(guī)范醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理程序，使人事檔案代理工作步入健康、有序的發(fā)展軌道。同時(shí)，要建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，成立人事代理人員檔案管理監(jiān)督小組。小組由醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)雙方人員組成，專人負(fù)責(zé)人事檔案管理監(jiān)督。每年至少一次以上抽查代理人員的檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)整改，還應(yīng)配套追責(zé)機(jī)制。

（2）更新思想觀念，全面提升人事代理檔案管理水平

這種新的人事檔案管理模式要求醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)雙方的檔案管理人員在思想上要更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，真正從思想上適應(yīng)新制度。在業(yè)務(wù)上，認(rèn)真學(xué)習(xí)，系統(tǒng)掌握人事制度改革的有關(guān)政策、法規(guī)，掌握人事檔案管理知識(shí)和新制度下的要求，努力提高日常操作技能和整個(gè)人事檔案管理水平。此外，被代理人員也要轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)該積極配合人事代理機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作，主動(dòng)及時(shí)地移交有保存價(jià)值和參考價(jià)值的個(gè)人信息材料，以便充實(shí)自己的人事檔案，為相關(guān)部門(mén)考察選用人才提供真實(shí)資料。

（3）加快數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提升整個(gè)人事檔案管理水平

人事代理機(jī)構(gòu)要對(duì)檔案原件掃描后實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，然后在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，建立相應(yīng)的人才信息網(wǎng)站，與用人單位實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息鏈接。用人單位可借助這個(gè)平臺(tái)，查閱本單位代理人員的電子檔案。了解社會(huì)保險(xiǎn)的繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息，切實(shí)解決代理人員“人檔分離”的問(wèn)題 [3]。在遵守保密制度的前提下，大力推行人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)。這樣醫(yī)院方面避免了檔案人員疲于奔波，人事代理機(jī)構(gòu)又可提高檔案利用效率，更好地發(fā)揮檔案作業(yè)，從而在整體上提升人事代理檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]陳玲，謝明生.議人事檔案代理機(jī)制的信用問(wèn)題[J].山西檔案，2009（2）：43-44

[2]徐淳.新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作重點(diǎn)探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2007，7（6）：148-149

[3]徐安慶，徐道喜.醫(yī)院人事代理制度的實(shí)踐與思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2005（6）：35-36endprint