楊偉娜

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在高校傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要了，因此需要積極的利用信息化來進(jìn)行檔案管理。本文第一部分主要介紹了現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，第二部分則重點(diǎn)研究了新時期高校檔案管理信息化建設(shè)的對策，希望本文能夠給予相關(guān)人員參考意見。

關(guān)鍵詞：新時期 高校檔案管理 信息化建設(shè) 問題 對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

引言

新時期實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是高校檔案辦公自動化的必然之路，實(shí)現(xiàn)信息化管理能夠提升工作效率與資源利用率。利用信息技術(shù)對文檔、文字、圖像等信息進(jìn)行資源整合，從而更好的推動教學(xué)改革，提高資源利用率，使高校檔案管理工作更加規(guī)范化。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.思想認(rèn)識不足

一些高校領(lǐng)導(dǎo)沒有清晰的認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致高校檔案管理信息化程度較低。高校檔案管理人員沒有形成完善的檔案管理意識，在檔案管理過程當(dāng)中沒有對檔案管理的內(nèi)容、形式進(jìn)行創(chuàng)新，日常管理手段落后，只是簡單的借用信息資源。

2.管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段我國高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，無法滿足檔案管理發(fā)展的要求。尤其是在新時期背景下，面對信息、網(wǎng)絡(luò)等各種手段的時候顯得無所適從。管理人員仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，使檔案管理工作速度慢，內(nèi)容流程繁瑣[1]。不能熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行數(shù)據(jù)操作，對于信息的整理與加工能力也不高。在人才結(jié)構(gòu)方面存在不足之處，缺乏能夠熟練的管理檔案，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

3.資金投入不足

現(xiàn)階段我國高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的最大阻礙就是資金投入較少，檔案管理需要信息處理、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施，需要高素質(zhì)專業(yè)的管理人員，因此這就需要大量的資金投入。然而很多高校由于忽視檔案管理工作，且不愿意將大量資金投入到檔案管理設(shè)施的購買當(dāng)中，因而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)。

4.網(wǎng)絡(luò)安全問題嚴(yán)重

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化程度的不斷加深，檔案管理信息化建設(shè)的集中化與多樣化發(fā)展，高校內(nèi)部的檔案管理部門在校內(nèi)外之間的聯(lián)系也變得密切起來，因此在實(shí)現(xiàn)管理的過程當(dāng)中也就加大了信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。一些網(wǎng)絡(luò)黑客、不法分子等利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行盜取，就造成了檔案管理工作的不穩(wěn)定，使高校檔案信息安全工作面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)[2]。

二、新時期高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

1.強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)意識

在新時期，高校檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷的提高管理手段，創(chuàng)新管理方式?，F(xiàn)階段信息技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理觀念已經(jīng)不再適應(yīng)目前的發(fā)展了，需要改變原有的傳統(tǒng)觀念，不斷的與時俱進(jìn)，積極的利用信息化技術(shù)重新整合、定位檔案管理工作。同時加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，給予人力、物力、財(cái)力上的大力支持。

2.提高管理人員綜合素質(zhì)水平

高校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低決定著檔案管理工作的高效與否。提高檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握水平，信息化建設(shè)要求的是能夠全面的利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理和創(chuàng)新，因此要通過各種教育培訓(xùn)來提高管理人員的專業(yè)技能，提升知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平?？梢詫n案管理人員定期的進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，或是通過知識講座、繼續(xù)教育、研討會等方式來提升檔案管理人員的信息技術(shù)管理能力。還要積極的引進(jìn)各種高質(zhì)量的人才來進(jìn)行檔案管理工作，為檔案管理注入新鮮的血液[3]。引進(jìn)國外先進(jìn)的檔案管理人員，使之與高校的管理人員進(jìn)行交流與溝通，分享經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)管理手段。

3.加強(qiáng)檔案管理的安全性

高校需要重視檔案管理信息化建設(shè)的安全性，在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中做好安全措施，設(shè)置好防火墻，采用殺毒軟件防止黑客的侵入，避免將病毒帶入檔案數(shù)據(jù)之中，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，安排專業(yè)的人員定期的檢查檔案信息的安全性，防止信息的丟失，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要立刻升級安全級數(shù)[4]。

同時高校還可以建立科學(xué)化的檔案安全保障機(jī)制，制定科學(xué)的管理制度，實(shí)行用戶身份實(shí)名制認(rèn)證，并完善檔案管理的收集、輸出、加工、處理體制，對硬件設(shè)施的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件資源的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)庫資源的格式標(biāo)準(zhǔn)等及時更新。

4.構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺

首先需要建設(shè)基礎(chǔ)平臺，購入完整的基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、圖像識別儀等設(shè)施，并組織科研人員積極的開發(fā)信息化軟件程序。其次是要大力建設(shè)檔案管理信息資源的服務(wù)平臺。例如建立電話咨詢或是網(wǎng)絡(luò)資源共享服務(wù)。最后還需要高校實(shí)現(xiàn)與合作企業(yè)的對接，將本校的學(xué)生信息檔案資源推薦給企業(yè)，滿足企業(yè)人才需求。

5.大力整合信息資源

新時期下要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，就必須進(jìn)行信息資源的整合。首先對高校檔案資源重新收集、歸納、處理、統(tǒng)計(jì)，將學(xué)校的人事、行政、教學(xué)、黨群等不同類型的檔案信息重新分類歸檔。其次是傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、腐爛、破損，字跡模糊等現(xiàn)象，這樣就加劇了檔案管理的困難性。因此要加強(qiáng)高校電子資源檔案的整合，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息備份到數(shù)據(jù)資源庫之中。最后要建立完善的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫體系，完善檔案目錄，實(shí)現(xiàn)全文信息化。以檔案室為中心，構(gòu)建全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源體系，方便資源的收集、處理與加工。

結(jié)束語

隨著信息時代的帶來，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于人們的日常生活和工作中。高校應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案辦公的自動化，將紙質(zhì)資源和電子資源進(jìn)行有效的歸檔，從而提高了工作效率。

現(xiàn)階段雖然我國的高校檔案管理工作已經(jīng)取得了較大的進(jìn)步，但是在實(shí)際的管理過程當(dāng)中仍然存在管理思想、管理水平、信息化程度不高等問題，因此需要高校積極重視起來，不斷創(chuàng)新檔案管理的思想、方式，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的安全性，構(gòu)建信息化建設(shè)平臺，大力整合信息資源，積極的利用信息技術(shù)更新檔案管理工作，抓住好信息化發(fā)展這個機(jī)遇，為高校檔案管理工作開創(chuàng)更廣闊的空間。

參考文獻(xiàn)

[1]權(quán)寶.新時期高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2015，（7）：61.

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[3]閉線林.新時期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014，（5）：69-71.

[4]石言民.高校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].文教資料，2017，（17）：132-133.endprint