高慧艷

摘 要：近些年，由于衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作給予了高度重視，也提出了新的要求。在檔案資料中，記錄了重要的信息，發(fā)揮著重要的作用，可以為決策者提供可靠的參考依據(jù)。本文針對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作，分析了規(guī)范化管理的主要內(nèi)容，對(duì)重要的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位；檔案規(guī)范化管理；重要環(huán)節(jié)

在衛(wèi)生事業(yè)中，在檔案管理工作中，通過采用規(guī)范化管理措施，可以有效提升工作效率，以及檔案的利用率。在檔案管理中，規(guī)范化管理是重要的管理目標(biāo)，不僅可以促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，還可以為相關(guān)運(yùn)行決策提供可靠的依據(jù)。要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展腳步，在衛(wèi)生事業(yè)單位中，應(yīng)該對(duì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行全面建設(shè)，明確重點(diǎn)管理環(huán)節(jié)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。

1 文件制定收集環(huán)節(jié)

檔案的前身為公文，通過公文的轉(zhuǎn)化，形成了相應(yīng)的檔案，可以理解為，公文管理直接影響著公文質(zhì)量，對(duì)檔案質(zhì)量具有明顯的影響。對(duì)公文進(jìn)行制定時(shí)，要全面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，提升檔案的整體質(zhì)量，為檔案規(guī)范化管理目標(biāo)打下良好的基礎(chǔ)。其一，公文要應(yīng)質(zhì)量較好紙張，在尺寸規(guī)格方面要統(tǒng)一。在排版方面，主要是橫寫橫排，在左側(cè)進(jìn)行裝訂。其二，嚴(yán)格檢查公文的簽發(fā)手續(xù)，要滿足審批權(quán)限要求，標(biāo)題要準(zhǔn)確，準(zhǔn)確寫出主送單位以及抄送單位，在落款處，要與公文一致，具有具體的日期等。其三，在公文寫作中，字跡清晰工整。不管是草擬公文，又或者是其他的記錄、簽字等，均要字跡清晰，使用不易褪色的筆簽字，進(jìn)而能夠長(zhǎng)時(shí)間保存。其四，文種應(yīng)該合理，在擬制格式方面要規(guī)范化，在行文中，不能濫用簡(jiǎn)稱，要應(yīng)用規(guī)范的文字，為日后檢索打下基礎(chǔ)。

在衛(wèi)生事業(yè)單位中，對(duì)于檔案管理來說，與其他的單位存在諸多不同之處。對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案，以及科研檔案而言，在保密性、特殊性有著相應(yīng)的要求。由于全民醫(yī)保的實(shí)施，在住院報(bào)銷費(fèi)用方面，所占比例明顯增加，因此，在這方面出現(xiàn)了大量的檔案資料，并且，具有嚴(yán)格的歸檔要求，不僅要真實(shí)、可靠，還應(yīng)該全面、系統(tǒng)，為日后查閱奠定基礎(chǔ)。

2 材料立卷歸檔環(huán)節(jié)

第一，對(duì)于文件立卷歸檔應(yīng)該保證良好的時(shí)效性，對(duì)現(xiàn)行文件，要做好階段任務(wù)，只有這樣，才能進(jìn)行立卷、歸檔，如果有文件不完整，就不能進(jìn)行立卷、歸檔，要不然，會(huì)使檔案管理出現(xiàn)混亂局面。

第二，立卷歸檔的重點(diǎn)要明確，科學(xué)立卷分工。在檔案室中，檔案管理人員應(yīng)該各自分工明確，在不同的環(huán)節(jié)、不同類別的資料中，安排專人把關(guān)，制定專門的管理人員。在實(shí)際管理中，應(yīng)該對(duì)文件和資料進(jìn)行詳細(xì)劃分，尤其在內(nèi)容、作用等方面進(jìn)行區(qū)分，盡量降低檔案管理的重復(fù)度以及信息的冗余度，從而提升檔案的利用率及管理

效果。

其三，堅(jiān)持“以我為主”的管理原則，應(yīng)該充分保證全宗的完整性。在檔案規(guī)范化管理工作中， 要明確重點(diǎn)管理內(nèi)容，主次分清，杜絕無用文件的混入，而且，要防止檔案文件的丟失。在實(shí)際立卷中，應(yīng)該將同類的文件材料保存在同一個(gè)卷內(nèi)，能夠?qū)ο嚓P(guān)問題的處理過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，這樣歸檔之后，有助于實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，保證檔案的完整性，有助于實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3 抓牢檔案保密管理的安全保障

3.1 明確檔案的保管期限及保密期限

對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行明確時(shí)，應(yīng)該準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案內(nèi)容的歷史作用、現(xiàn)實(shí)作用，從本機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要出發(fā)，滿足國(guó)家歷史文化等的需求，全面實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，對(duì)檔案的具體保管期限進(jìn)行說明。在《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中，明確指出：除特殊規(guī)定之外，在絕密級(jí)檔案方面，不能超過30年；在機(jī)密級(jí)檔案方面，不能超過20年；在秘密級(jí)檔案方面，不能超過10年。對(duì)于保密期限，超過一年按照年計(jì)算，一年之內(nèi)采取月計(jì)方式。

3.2 掌握檔案涉密規(guī)律

對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，其密級(jí)方面不是一成不變的，由于時(shí)間的推移以及相關(guān)文件的貫徹，檔案的密級(jí)也會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的改變。要想滿足涉密檔案調(diào)密工作的制度化與正規(guī)化需求，需要制定三方面制度：第一，對(duì)劃定密期制度進(jìn)行制定，以此來實(shí)現(xiàn)自行解密；第二，對(duì)調(diào)密通知單制度進(jìn)行制定，在保密期間，若要提前解密，又或者出現(xiàn)密級(jí)文件出現(xiàn)了升降現(xiàn)象，應(yīng)該及時(shí)下發(fā)通知單，讓檔案館及時(shí)知曉，進(jìn)而做好銜接工作，做出相應(yīng)的調(diào)整；第三，對(duì)涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確說明，全面落實(shí)涉密檔案的建設(shè)工作。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

作為檔案管理人員，主要的工作職責(zé)就是保證檔案的完整性、安全性。對(duì)檔案管理的基本任務(wù)進(jìn)行明確，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。在實(shí)際管理中，方案人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，使各項(xiàng)工作能夠有條不紊的實(shí)施。檔案要完好無損，消除不利的影響因素，防止檔案損壞，如果檔案有所破損，應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)救，還要保證檔案的安全性，不能出現(xiàn)檔案遺失問題，在整體上，保證檔案的完整性。檔案管理要進(jìn)行集中保存，防止檔案的分散，進(jìn)而防止檔案的損壞、丟失等。另外，在檔案管理中，檔案排架應(yīng)該整齊，做到有目可查。雖然，檔案規(guī)范化管理的任務(wù)比較艱巨，但是，也是一項(xiàng)光榮的使命，檔案管理人員應(yīng)該時(shí)刻保持高度的警惕，保護(hù)檔案完整性、安全性，提升檔案的利用率。

3.4 強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)

在檔案規(guī)范化管理中，檔案管理人員占據(jù)著重要的位置，能夠知道相關(guān)機(jī)密文件，所以，檔案管理工作的保密性與檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有密切的聯(lián)系。作為檔案管理人員，應(yīng)該具有責(zé)任心，以及保密意識(shí)。在實(shí)際工作中，能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，只有是自己經(jīng)手的事情，都要做到有頭有尾，在腦海中秘密不能泄露出去。因?yàn)闄n案管理人員往往會(huì)接觸到一些國(guó)家秘密，如果這些秘密被檔案管理人員帶到一些復(fù)雜的場(chǎng)合中，就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后悔，很可能一句話就泄露了國(guó)家秘密。因此，作檔案管理人員，不管在何種場(chǎng)合中，一定要做到守口如瓶，堅(jiān)守心中的秘密，做到萬無一失，全面履行自己的義務(wù)。

3.5 檔案室的安全規(guī)范管理

對(duì)于檔案室，需要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行全面建設(shè)，不過，在有些單位中，由于相關(guān)條件不完善，經(jīng)常檔案室設(shè)在了機(jī)關(guān)辦公樓之中。因此，要格外注意，并不是所有的辦公室都能夠用來保存檔案資料，站在檔案保密視角來說，檔案室不適合選擇辦公樓的最底層，檔案室的門窗等需要專門加固，進(jìn)而起到盜竊效果。不僅如此，檔案室應(yīng)該與辦公室分開，并且，與閱覽室分開。在檔案室中，安排專人的管理人員，對(duì)檔案室管理制度進(jìn)行全面建設(shè)，禁止無關(guān)人員隨意出入檔案室。通過相關(guān)實(shí)踐證明，通過檔案室的安全規(guī)范管理，能提升做檔案管理工作的保密性，為檔案規(guī)范化管理打下了基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，在衛(wèi)生事業(yè)單位中，在檔案規(guī)范化管理的過程中，有很多檔案管理員的檔案意識(shí)比較薄弱，自身的業(yè)務(wù)能好需要進(jìn)一步提升，并且，在檔案規(guī)范化管理制度方面還需要進(jìn)一步完善，因此，要對(duì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入改革，讓檔案管理人員全面認(rèn)識(shí)到規(guī)范管理的重要性，對(duì)檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，積極引入新的技術(shù)，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，為衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

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