董琦

摘 要：大數(shù)據(jù)背景下，新時代賦予我們新的使命，高校辦公室檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。文章首先分析了高校辦公室檔案管理的現(xiàn)狀及問題，結(jié)合時代特點，提出了高校辦公室檔案管理發(fā)展的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；數(shù)字化

隨著不斷擴招，搞笑的規(guī)模不斷擴大，各學(xué)院、學(xué)科不斷細化、完備，高校辦公檔案數(shù)量激增。高校辦公室檔案涉及學(xué)生檔案、辦公檔案、教學(xué)檔案等幾大部分，是高校檔案管理的重要組成部分。高校辦公室檔案的有序、數(shù)字化是發(fā)揮高校檔案管理職能的重要基礎(chǔ)。但是高校檔案的整理工作復(fù)雜，需要花費大量的時間，所以，如何結(jié)合數(shù)字化，探索出一條科學(xué)、效率的管理辦法是新時代高校辦公室檔案管理需要解決的最重要、最緊迫的問題。

1 高校辦公室檔案管理的現(xiàn)狀及問題

高校辦公室檔案來自多渠道，涉及多方面，同時，在新時代背景下，高校辦公室檔案需要將傳統(tǒng)與數(shù)字化相結(jié)合，但是，在具體檔案管理過程中出現(xiàn)了很多問題。

1.1 標(biāo)準無統(tǒng)一，檔案整理無秩序

自《高等學(xué)校檔案實體分類法》實施以來，受到各大高等院校的青睞，越來越多的院校將此規(guī)定應(yīng)用于檔案管理中去，后來發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》對檔案管理的方法進行改進，采取以“件”整理的方法對檔案進行歸檔整理。雖然兩種方法得到了廣泛應(yīng)用，但是在應(yīng)用過程中各有利弊。高校辦公室的檔案整理手續(xù)并不健全，各種檔案的整理過于隨意，在人員發(fā)生變動時，沒有一個規(guī)范的交接程序，容易造成文件的遺失。目前，尚未有一個全面、完善的高校檔案管理辦法，這也成了高校辦公室檔案管理亟待解決的重要問題。

當(dāng)前，高校辦公室的檔案按照時間來分可以分成老檔案和新檔案。在老檔案的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案整理無秩序的情況，順序混亂，失效的文件沒有及時處理。新檔案中，由于學(xué)院合并，學(xué)科建設(shè)新需要產(chǎn)生的檔案在管理上與原有檔案有一定的區(qū)別，這也成為檔案管理面臨的新問題。

1.2 保障不完備，電子檔案未普及

數(shù)字化電子檔案已經(jīng)成為新時代檔案管理的重要手段，在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件被界定為數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、硬盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案的應(yīng)用需要合適的存儲設(shè)備，但是，目前很多高校辦公室僅配備電腦、打印機、掃描儀等基本的設(shè)備，硬件設(shè)施保障并不完備。同時，缺少良好的網(wǎng)絡(luò)保護措施，容易造成網(wǎng)絡(luò)的漏洞，嚴重威脅系統(tǒng)里的文件安全。

另外，數(shù)字化電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類形式上存在很大差異，電子檔案的系統(tǒng)模式比較欠缺，電子檔案的應(yīng)用不能良好的普及。同時，如何將電子檔案與數(shù)字化有機結(jié)合也是數(shù)字化電子檔案發(fā)展過程中面臨的重要問題。

1.3 專業(yè)性薄弱，工作人員技能差

在高校辦公室工作人員中，多數(shù)人處理事情的能力很強，但是，檔案管理相關(guān)專業(yè)的工作人員較少，缺乏專業(yè)知識和檔案管理的經(jīng)驗。從事檔案管理的工作人員沒有建立起良好的檔案管理意識，缺乏學(xué)習(xí)的主動性，在工作過程中，經(jīng)常出現(xiàn)新舊文件、重要普通文件等混淆的情況，檔案歸檔更新不及時的情況，數(shù)據(jù)重復(fù)采集使用的情況等等。

隨著高校辦公室檔案數(shù)量的增多，涉及范圍不斷擴大，對辦公室人員專業(yè)性、綜合素質(zhì)的要求不斷加深，提升辦公工作人員的專業(yè)性技能，已經(jīng)越來越引起相關(guān)部門的重視。

2 高校辦公室檔案管理的解決對策

新時代、新形勢，高校辦公室檔案管理迎來新挑戰(zhàn)的同時，也帶來了新的發(fā)展契機，這要求我們充分重視高校辦公室檔案管理的基礎(chǔ)性和重要性，通過多方努力，提出有效措施，不斷完善此項工作。

2.1 制定標(biāo)準，建立檔案管理新秩序

高校辦公室的檔案中，老檔案往往很令人頭疼。針對高校辦公室老檔案的管理，我們可以按照時間軸進行梳理，已經(jīng)整理完畢的老檔案，我們可以簡單歸檔整理結(jié)果。如涉及到高校校際合并、院際合并的檔案，我們可以統(tǒng)一以一個主體原來的標(biāo)準作為指導(dǎo)，來進行檔案的整理工作。

無論是“卷”整理還是按“件”整理，隨著新時代的發(fā)展都顯現(xiàn)出了各自的優(yōu)勢與弊端，所以，我們要將實際情況與《歸檔文件整理規(guī)則》相結(jié)合，根據(jù)各自院校、辦公室的不同情況，具體問題具體分析，充分發(fā)揮“卷”與“件”的優(yōu)勢，建立規(guī)范的、實用性強的、系統(tǒng)的整理模式?！熬怼迸c“件”應(yīng)用于不同類型的檔案管理。如：“卷”適合應(yīng)用于科研領(lǐng)域的檔案整理工作，而“件”在高校黨群、行政文案的整理上可以充分發(fā)揮其優(yōu)勢。如將兩者結(jié)合的同時，考慮本校、本院、本專業(yè)的具體情況，制定新的標(biāo)準，那么高校檔案管理將會有一個全新的秩序，必將更具科學(xué)性、系統(tǒng)性。

2.2 加強保障，廣泛推行檔案數(shù)字化

首先，高校應(yīng)結(jié)合自己學(xué)校的實際情況，該建立本校辦公室數(shù)字化電子檔案管理規(guī)范，明確檔案的分類目錄，規(guī)范操作流程與格式。數(shù)字化保管便利、使用便利、操作便利。如學(xué)生成績這樣的利用率比較高的資料，我們就可以利用數(shù)字化手段進行整理。

比起辦公室的老員工，研究生助教、勤工儉學(xué)的本科生更容易掌握數(shù)字化電子檔案整理的要點，所以，我們可以為學(xué)生進行培訓(xùn)，無論是設(shè)施設(shè)備的使用，還是電子檔案整理的要點，都制定出相應(yīng)總結(jié)帶訓(xùn)步驟，并規(guī)范成文。同時，我們要加強硬件設(shè)施的保障，加大投入，并與學(xué)校信息化中心等部門積極協(xié)作，搭建信息化平臺，學(xué)習(xí)并了解數(shù)字化電子檔案整理的相關(guān)軟件，保證辦公室檔案安全、規(guī)范的應(yīng)用到辦公、教學(xué)、科研當(dāng)中去。數(shù)字化是新形勢賦予我們的新要求，為了能更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，我們要在學(xué)校各部門、各科室內(nèi)積極推廣數(shù)字化電子檔案整理，讓這一便利的手段應(yīng)用到每一個領(lǐng)域，建立去學(xué)校的“大數(shù)據(jù)庫”，加強各部門之間的有效、良性溝通，提升信息的利用率。

2.3 重視培訓(xùn)，提高工作人員專業(yè)性

檔案工作涉及安全、機密，從事檔案整理工作的人員必須要經(jīng)過專業(yè)的、系統(tǒng)的培訓(xùn)，方能在工作崗位上呈現(xiàn)高效、有序的工作狀態(tài)。所以，高校必須基于工作崗位的需求，讓辦公室工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識，定期組織檔案管理課堂，將最新、最準確的檔案管理信息傳遞給各個部門，并且組織科室知識問答等小競賽的形式鞏固學(xué)習(xí)內(nèi)容，讓辦公室工作人員無論是意識上還是行動上，都能達到質(zhì)的飛躍。此外，我們要搭建一個問答平臺，在微信或者qq上建群，解答大家在實際工作中遇到的困難，或者分享在實踐中的竅門，對于違反操作的人員要給予處罰，在辦公室檔案管理工作中表現(xiàn)突出的員工要給予獎勵，我們要形成良好的互相幫助、互相趕超的學(xué)習(xí)氛圍。

3 結(jié)語

高校是培養(yǎng)高水平人才的搖籃，高校辦公室的檔案管理也應(yīng)該與高水平相匹配。隨著時代的變化，作為高校檔案管理的基礎(chǔ)性工作，高校辦公室檔案管理工作呈現(xiàn)出一些問題。高校辦公室應(yīng)積極推進方案管理的改革，在“變”中找規(guī)律，在規(guī)律中創(chuàng)新，靈活地將各種方法應(yīng)用于實際檔案管理工作中，加大投入，加強培訓(xùn)，強化意識，使高校辦公室檔案管理符合新時代的要求，順應(yīng)新形勢的發(fā)展。

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