吳超

摘 要：目前，很多單位以及部門并沒有將電力檔案管理工作落實(shí)到位，往往在工程發(fā)生故障、事故時(shí)，才會盲目地查找所謂的電力檔案。在各項(xiàng)電力工程迅速開展的今天，工程檔案的缺失或者管理上的失誤，都有可能為人民的人身財(cái)產(chǎn)安全帶來損失，人們應(yīng)該意識到以往的模糊控制與經(jīng)驗(yàn)主義不再適用于今天的工程管理，對于電力工程檔案的規(guī)范管理與創(chuàng)新探索刻不容緩。

關(guān)鍵詞：新形勢；電力檔案管理；創(chuàng)新

電力檔案工作是電力工程中極為重要的實(shí)物參考依據(jù)，其內(nèi)容的時(shí)間跨度覆蓋工程整個(gè)工期及后續(xù)養(yǎng)護(hù)，包含整個(gè)工程所有的重要信息，如開工報(bào)告、施工日記、建筑原料信息以及施工、監(jiān)理、驗(yàn)收單位的簽字蓋章等等。

檔案不僅僅能夠向施工以及使用單位提供客觀的依據(jù)與證明，還是相關(guān)單位進(jìn)行后續(xù)使用維護(hù)時(shí)的重要指導(dǎo)。這些檔案在使用過程中通常反映出一些問題，如施工方的記錄檢查工作不到位、信息更新不及時(shí)、檔案管理缺乏條理等等都會直接影響電力工程的施工質(zhì)量以及后續(xù)維護(hù)，嚴(yán)重的甚至?xí)l(fā)安全問題。因此，人們需給予電力檔案工作極大的重視。

電力檔案管理工作中存在的主要問題

檔案管理難被重視，管理效果較差

檔案管理在任何單位或者工程項(xiàng)目中都是極為重要的，但遺憾的是它并沒有得到人們的普遍重視，即便在一些后線部門，人們也并沒有將檔案管理的意義落到實(shí)處。在電力工程項(xiàng)目中，所有的有效信息都會被整理和歸檔，但它的形式并不僅局限于文字形式，圖片、錄像等等都需要被記錄和妥善保留起來。檔案管理難受重視的原因有很多，比如人員編制空缺、專職人員管理技能薄弱、各部門信息保留與傳達(dá)失誤、檔案后續(xù)管理缺失等等。在很多工程項(xiàng)目中，檔案如同擺設(shè)，其內(nèi)含信息量有限，再加上更新不及時(shí)，所以很難在有需要時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在工程施工與維護(hù)過程中，這樣的漏洞會引發(fā)惡性循環(huán)，最后導(dǎo)致工程檔案完全失去其價(jià)值，整個(gè)工程的信息依據(jù)缺乏，為工程安全帶來極大隱患。

另外，在個(gè)別的施工單位中，其日常工作流程中甚至并未設(shè)置專門的檔案管理崗位，整個(gè)工程的信息框架是復(fù)雜的、繁瑣的，如果一個(gè)人缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)與工程知識是很難制定和整理出系統(tǒng)、準(zhǔn)確的工程信息檔案的。所以，在實(shí)際的施工與維護(hù)過程中，人們需要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理作為整個(gè)工程的信息中樞，對其給予必要的重視與支持。

電力檔案缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，難以發(fā)揮實(shí)際效用

電力工程檔案與絕大多數(shù)的工程檔案一樣，需要工作人員堅(jiān)持“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的三個(gè)基本要求。目前，國內(nèi)一部分工程項(xiàng)目的檔案管理工作仍然存在漏洞，盡管項(xiàng)目中有專人負(fù)責(zé)檔案整理，相應(yīng)的紙質(zhì)文檔也確實(shí)存在，但其質(zhì)量與應(yīng)用效果仍然并不理想。這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，檔案內(nèi)容不完善、不系統(tǒng)，歸檔辦法、范圍不符合國家規(guī)定，針對項(xiàng)目的個(gè)性特點(diǎn)未能在檔案管理工作中作出特殊處理等，這樣的檔案管理工作是不成熟的，其檔案使用效果也會相應(yīng)地大打折扣，有可能會對工程師的分析、判斷以及工人的實(shí)際施工造成負(fù)面影響；其二，由于地區(qū)條件限制與人為的管理疏忽，人們在實(shí)際操作中檔案保管不當(dāng)，未能做到防火、防盜、防光、防潮、防紫外線等，或者由于打印機(jī)、檔案盒選擇不當(dāng)，造成工程檔案損毀，類似的問題都會直接影響檔案的使用，甚至造成重要工程資料丟失。

檔案管理模式陳舊，管理使用程序繁瑣

早期的工程檔案管理由于條件所限是比較原始的，紙質(zhì)材料是最常見的媒介。然而，單純的紙質(zhì)檔案留存具有一定風(fēng)險(xiǎn)，受潮、日曬、被盜等等問題偶有發(fā)生。在實(shí)際的檔案創(chuàng)建、整理與取用的過程中，人為的違規(guī)操作、自然災(zāi)害等不可抗力因素也會對檔案造成威脅。例如，2008年汶川地震時(shí)，處于震中的北川供電公司、映秀電廠等面臨著檔案室成為危房的處境，人們除了對人民的生命財(cái)產(chǎn)進(jìn)行搶救之外，也緊急對相關(guān)的電力檔案進(jìn)行了轉(zhuǎn)移。

針對此類問題，一方面，檔案管理人員以及工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案的保管與取用流程上進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化，檔案的保管、使用記錄都將與工程檔案一并留存，并在保管條件上進(jìn)一步優(yōu)化，以避免檔案的損毀與丟失；另一方面，人們也在不斷地將信息技術(shù)與智能辦公融入于市場的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對重要工程信息的保管、備份，以及對檔案狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

新形勢下電力檔案管理的創(chuàng)新途徑與發(fā)展方向

強(qiáng)化電力檔案管理工作，配置專業(yè)人員

對于大多數(shù)工程項(xiàng)目來說，配備專業(yè)的檔案管理人員是極為重要的，一些地區(qū)還要求資料員持證上崗，同時(shí)工程項(xiàng)目主管工程師應(yīng)當(dāng)定期對檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性進(jìn)行檢查，以保證工程檔案在需要時(shí)發(fā)揮其效用。由于工程項(xiàng)目的特殊性，負(fù)責(zé)管理檔案的專職人員需要具備比較成熟的工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉項(xiàng)目流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，他們還應(yīng)該在實(shí)際工作中秉持細(xì)心負(fù)責(zé)的態(tài)度與良好的職業(yè)道德，從而保證為整個(gè)工程提供全面可靠的文本依據(jù)。隨著信息化技術(shù)設(shè)備的發(fā)展和演進(jìn)，高效的工程檔案管理還要求人們將工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，利用云空間對檔案進(jìn)行合理的分類與保存。從項(xiàng)目經(jīng)理角度看，定期地組織資料員以及各項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技能與軟件的培訓(xùn)是非常必要的，這不僅能夠幫助他們盡快地接納新鮮事物、掌握更加高效的工作方法，還能讓他們時(shí)刻保持職業(yè)上的新鮮感，避免因消極懈怠而在工作中產(chǎn)生失誤。

規(guī)范檔案管理，強(qiáng)調(diào)實(shí)用性

規(guī)范化一直是各部門機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中所追求的重要指標(biāo)，因?yàn)闄n案工作所涉及的信息量大、留存周期長、個(gè)體共性明顯，規(guī)范化的檔案管理能夠幫助人們根據(jù)自己的需求對個(gè)體進(jìn)行分類、篩選，同時(shí)還能夠在定期檢查中保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)工作中的自查自糾。對于不同的項(xiàng)目工程以及不同地區(qū)對工程檔案的要求，檔案管理同樣能夠在分類、歸檔以及檔案信息化環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)個(gè)性管理。江蘇電力作為國網(wǎng)辦公廳檔案智能編研項(xiàng)目試點(diǎn)，針對下屬22個(gè)基層單位進(jìn)行檔案管理模式評比，他們分享和展示了眾多電力工程檔案管理的新模式、新思路，將實(shí)用性與電子信息化特點(diǎn)發(fā)揮得淋漓盡致。

人們對檔案管理的深入研究和探索是為了更加便捷、有效地為工程施工建造以及維護(hù)保養(yǎng)提供信息支持，因此，檔案的使用體驗(yàn)是否理想也是評價(jià)檔案管理創(chuàng)新成果的重要指標(biāo)之一。人們通過將檔案信息同步于網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新與快速搜索，不僅為工程師的信息查詢提供了便利，也為檔案的管理和留存開辟了新的渠道，工程相關(guān)信息的價(jià)值在網(wǎng)絡(luò)的支持下實(shí)現(xiàn)了最大化的發(fā)揮。

引入信息化手段，提升檔案利用價(jià)值

信息技術(shù)的進(jìn)步為人們的日常工作帶來了極大的便利，同時(shí)也為人們帶來了挑戰(zhàn)，全新檔案管理模式的引入；新系統(tǒng)、新平臺的操作以及全新的工作流程等都是需要人們不斷接納和適應(yīng)的。相較于傳統(tǒng)的工程檔案管理，新的技術(shù)平臺讓多元信息處理和儲存成為可能，工程施工信息、驗(yàn)收轉(zhuǎn)移記錄等等能夠以圖像、文字、視頻等形式得以保存，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索與傳遞，這對于跨區(qū)域較大的電力工程項(xiàng)目來說是極為有利的。另外，在信息公開化、透明化的今天，很多工程信息是能夠公開于網(wǎng)絡(luò)的，人們能夠自主地通過網(wǎng)絡(luò)平臺對制定工程項(xiàng)目信息進(jìn)行查詢，這也是提升工程檔案利用價(jià)值的途徑之一。信息化時(shí)代為工程檔案管理工作帶來的好處體現(xiàn)在實(shí)際工作的方方面面，與此同時(shí)，其所輻射的領(lǐng)域還在不斷擴(kuò)大，因此工程檔案管理人員也需要做到與時(shí)俱進(jìn)，積極地參與相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，不斷優(yōu)化電力工程檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)智能化、信息化的管理。

結(jié)語

檔案管理看似在工程項(xiàng)目中是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，但實(shí)際上它與工程施工建設(shè)、管理權(quán)限移交以及整個(gè)工程的安全有著千絲萬縷的聯(lián)系。完善和規(guī)范檔案管理工作，并將其融入網(wǎng)絡(luò)平臺是在新形勢下工程管理工作的重要課題。它不僅反映了高質(zhì)量項(xiàng)目工程對信息數(shù)據(jù)的需求，還體現(xiàn)了目前工程類檔案管理的發(fā)展方向。信息化時(shí)代的到來為人們帶來的是更為便捷的信息服務(wù)，同時(shí)，也帶來了更加科學(xué)可靠的工程安全保證與完善的工程管理機(jī)制。

（作者單位：國網(wǎng)常德供電公司）

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