摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的教育事業(yè)也取得了很大的進(jìn)步，不僅是普通高校出現(xiàn)了一定的改革，同時(shí)高職院校教學(xué)信息化管理也得到了發(fā)展，我國(guó)高職院校信息化管理的意識(shí)比較薄弱，缺乏先進(jìn)的手段與技術(shù)，在人才方面也比較欠缺，高職院校管理者應(yīng)該及時(shí)的發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，建立起優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍，本文就對(duì)高職院校檔案的收集與信息化管理問(wèn)題進(jìn)行具體的分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案收集；信息化管理；策略

隨著我國(guó)高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校教學(xué)內(nèi)容也更加的豐富，應(yīng)該讓教學(xué)檔案在具體的教學(xué)活動(dòng)中發(fā)揮出作用，才能夠更好的服務(wù)于學(xué)生，目前在我國(guó)高職院校教學(xué)中還存在很多的問(wèn)題，例如：1.教學(xué)檔案管理意識(shí)比較薄弱。高職院校在教學(xué)檔案方面的制度還不夠健全，且管理意識(shí)也不夠強(qiáng)，很多學(xué)校仍然按照傳統(tǒng)的制度進(jìn)行安排，這對(duì)學(xué)校的改革與發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。2.缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)。很多高職院校都采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，從文件整理到最后的組卷，但是隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也變得更加的困難，消耗的成本也比較高。3.缺乏專業(yè)的管理人員。要想提高管理的整體水平就應(yīng)該對(duì)管理人員提出高要求，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力，是十分重要的部分。針對(duì)出現(xiàn)的這些問(wèn)題，本文就對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理策略進(jìn)行具體的分析。

一、高職院校教學(xué)檔案的主要內(nèi)容

高職院校教學(xué)檔案是在進(jìn)行教學(xué)管理的時(shí)候形成的，它對(duì)學(xué)校的發(fā)展來(lái)說(shuō)起到了十分重要的作用，這些資料應(yīng)該做到足夠完整、真實(shí)才能夠反映出教學(xué)的整個(gè)過(guò)程，作為教學(xué)工作的重要部分，檔案管理工作是重點(diǎn)也是難點(diǎn)，具體來(lái)說(shuō)高職院校檔案主要包括以下幾個(gè)方面的材料：1.綜合材料。在教學(xué)管理中會(huì)出現(xiàn)一些綜合性的材料，它包括有上級(jí)下達(dá)的工作規(guī)劃、規(guī)定、辦法以及工作計(jì)劃、工作總結(jié)，或者有關(guān)于教學(xué)方面的獎(jiǎng)懲制度、評(píng)估以及各種材料等。2.招生工作中的材料。這里面包括招生工作的文件，招生的規(guī)定與計(jì)劃以及新生錄取的名單等。3.教學(xué)運(yùn)行中的材料。這主要包括有校歷表、運(yùn)行表、課程表以及其他，還有就是質(zhì)量管理方面的文件，有教學(xué)的大綱、課程建設(shè)以及各種經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，對(duì)于教師的基本情況以及教學(xué)記錄也都要進(jìn)行一定的報(bào)告，還要進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑嚲矸治觥?.在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中的材料。在教學(xué)實(shí)驗(yàn)過(guò)程中也會(huì)有一些材料，包括對(duì)實(shí)驗(yàn)室的規(guī)劃、建設(shè)材料、教學(xué)實(shí)習(xí)的材料、計(jì)劃、總結(jié)等等，在學(xué)科建設(shè)中形成的主要是有關(guān)于學(xué)科、專業(yè)方面的資料，或者簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等等。5.學(xué)生畢業(yè)工作中的材料。畢業(yè)生的檔案管理也是十分重要的環(huán)節(jié)，這主要有上級(jí)關(guān)于畢業(yè)生分配的材料，畢業(yè)生的工作計(jì)劃以及所在單位的信息，畢業(yè)證書(shū)的發(fā)放或者畢業(yè)生的合影等材料。由于現(xiàn)在電子技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展的較快，因此很多人也應(yīng)用了教務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子檔案，在該系統(tǒng)中會(huì)采用不同公司的軟件與產(chǎn)品，這其中包含的信息也越來(lái)越多，主要有：師生信息檔案、專業(yè)班級(jí)檔案、在校獎(jiǎng)懲檔案等等，這些信息與內(nèi)容直接關(guān)系到教師與學(xué)生的以后發(fā)展。同時(shí)還有教學(xué)運(yùn)行的檔案，包括人才培養(yǎng)方案，實(shí)踐環(huán)節(jié)以及教學(xué)日志等等，都是教師指導(dǎo)的具體過(guò)程。教師之間也可以利用這種方式來(lái)進(jìn)行一定的教師互評(píng)、意見(jiàn)反饋、企業(yè)評(píng)教等。

二、高職院校教學(xué)檔案的收集工作

（一）掌握教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高職院校教學(xué)檔案是檔案收集的關(guān)鍵部分，也是整個(gè)檔案管理的基礎(chǔ)，只有做好該方面的工作才能夠確保檔案的完整性，才能夠系統(tǒng)、完善的為教學(xué)而服務(wù)。高職院校的教學(xué)檔案與其他的檔案是一樣的，有著一定的利用價(jià)值同時(shí)也是自然形成的，它能夠準(zhǔn)確的反映出教學(xué)的特點(diǎn)，其內(nèi)容與形式有不同于專業(yè)的檔案，這具體體現(xiàn)在記錄的成套性，對(duì)于教學(xué)檔案來(lái)說(shuō)要有工作數(shù)量、工作質(zhì)量各個(gè)方面的內(nèi)容，還要有計(jì)劃、有組織的進(jìn)行活動(dòng)，對(duì)于每一屆的新生來(lái)說(shuō)都應(yīng)該擁有這些材料，從招生材料、教學(xué)準(zhǔn)備材料、教師教學(xué)材料、學(xué)生成績(jī)材料到最后的畢業(yè)設(shè)計(jì)材料等，這些檔案材料之間是有聯(lián)系的，高職院校檔案還有一定的時(shí)間周期性，通過(guò)教學(xué)檔案不會(huì)采用公元年度的方式，而是利用學(xué)制年度、教學(xué)年度來(lái)進(jìn)行銜接，從而構(gòu)成完整的循環(huán)周期。教學(xué)檔案也是由教學(xué)文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，有的來(lái)源是教務(wù)系統(tǒng)、有的是管理機(jī)構(gòu)，有的來(lái)源于教學(xué)單位，這些內(nèi)容又全部都分散于各個(gè)部門(mén)中，因此給教學(xué)檔案的管理也帶來(lái)了一定的難度。

（二）加強(qiáng)檔案法制建設(shè)

高職院校教學(xué)檔案收集工作最關(guān)鍵的就是依法治檔，要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度建立，高職院校的檔案管理應(yīng)該體現(xiàn)在各個(gè)方面，讓這些工作與制度都有法律相關(guān)的規(guī)定，還要大力的宣傳與執(zhí)行檔案相關(guān)法律，從而提高全體師生的檔案管理意識(shí)與法律觀念，根據(jù)高職院校的教學(xué)特點(diǎn)來(lái)制定出相應(yīng)的管理方法，從而加強(qiáng)教學(xué)工作的管理力度，讓教學(xué)檔案朝著更加規(guī)范化、科學(xué)化的角度發(fā)展，同時(shí)還要定期的開(kāi)展高職院校教學(xué)檔案的活動(dòng)，對(duì)這些工作要進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與表彰，出現(xiàn)了問(wèn)題要及時(shí)的更改，如果問(wèn)題嚴(yán)重的話要批評(píng)并改正，這樣才能夠有效推進(jìn)高職院校的執(zhí)法力度。

（三）掌握檔案收集的時(shí)間

掌握檔案收集的時(shí)間也是十分重要的環(huán)節(jié)，從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)來(lái)看，教學(xué)文件材料的形成是有一定的周期性的，作為檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該合理的安排教學(xué)文件的歸檔與收集時(shí)間，并且將時(shí)間選在10月份前后比較適合，在每一個(gè)學(xué)年度結(jié)束幾個(gè)月之后基本的準(zhǔn)備工作就可以開(kāi)始了，特別是學(xué)生要開(kāi)學(xué)或者期末考試這段時(shí)間都是比較緊張的時(shí)間，且時(shí)間更加的充足一些。

三、教學(xué)檔案信息化管理與發(fā)展是趨勢(shì)

（一）檔案管理工作難度加大

教學(xué)檔案是教學(xué)管理中較為重要的部分，也受到了高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與重視，在教學(xué)過(guò)程中會(huì)保存很多有價(jià)值的文字、圖像以及各種材料，這些內(nèi)容涉及的范圍很廣，能夠幫助高職院校得到更大的發(fā)展，因此對(duì)這些材料進(jìn)行合理化的管理也是很有必要的。近些年來(lái)，高職院校的資料管理比較困難，主要是由于信息量在不斷的加大，原來(lái)一位檔案管理人員就能夠完成的工作，現(xiàn)在需要多個(gè)管理人員才能夠完成，原來(lái)只需要四個(gè)文件柜就能夠?qū)⑦@些文件存放，現(xiàn)在需要多一倍才能夠容納，這樣的信息量增加直接導(dǎo)致高職院校人力財(cái)力的損失，同時(shí)如果出現(xiàn)了這方面的問(wèn)題在短時(shí)間內(nèi)是無(wú)法得到解決的，因此就會(huì)影響到教學(xué)檔案管理的整體質(zhì)量，同時(shí)很多辦公軟件以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，讓很多資料都采用了電子檔案的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣就比傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式更加的方便簡(jiǎn)單，也讓一些管理方面的難題得到了及時(shí)的解決。

（二）檔案管理手段落后于發(fā)展

目前的教學(xué)檔案管理手段已經(jīng)受到了一定的限制，隨著高職院校評(píng)估的不斷深入，檔案的管理受到了人們的重視，很多信息與材料也都來(lái)自于檔案，因此要想確保檔案的完整性就應(yīng)該整體提高教學(xué)質(zhì)量，可以通過(guò)檔案管理人員來(lái)找到相應(yīng)的檔案資料，當(dāng)然這樣可能會(huì)耗費(fèi)一定的人力物力，還有可能損害原來(lái)的資料，因此這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適用了，不能夠再采用這種被動(dòng)的管理方式，而是要滿足對(duì)檔案的整體需求，要求在最短的時(shí)間內(nèi)能夠獲得最全面的信息。

四、加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理的措施

（一）重視教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)的價(jià)值

檔案其實(shí)就是歷史的真實(shí)寫(xiě)照，也是工作的新開(kāi)始新起點(diǎn)，高職院校在建設(shè)檔案的時(shí)候也要注意對(duì)信息資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，只有不斷的深化教學(xué)改革，強(qiáng)化教學(xué)管理的質(zhì)量，才能夠獲得更大的進(jìn)步，例如可以將教師的課件、電子教案等刻錄成光盤(pán)進(jìn)行保存，等有新的教師入職的時(shí)候可以來(lái)進(jìn)行參考，或者可以設(shè)置相應(yīng)的精品課程來(lái)提供依據(jù)，學(xué)校的優(yōu)秀畢業(yè)生或者獲獎(jiǎng)的人員也可以將他們的信息整理起來(lái)歸檔，可以供在校學(xué)生觀看或者應(yīng)用在教學(xué)研究方面，高職院校要充分的借助網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行信息的發(fā)布，實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀資源的共享，讓更多的高職教職工以及學(xué)生能夠?qū)W到更多的知識(shí)，提高他們的工作效率。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)提供組織保障

高職院校檔案管理工作應(yīng)該以高職院校的發(fā)展為主，高職院校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視該方面的問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重點(diǎn)，多開(kāi)發(fā)相關(guān)的信息資源，檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展有著十分重要的意義，也有著不可替代的重要性，對(duì)于整個(gè)的學(xué)校來(lái)說(shuō)，這就像是一種反射點(diǎn)能夠反映出具體的情況，從客觀的角度來(lái)分析出現(xiàn)的問(wèn)題，將教學(xué)過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行詳細(xì)的分析與說(shuō)明，因?yàn)檫@也是廣大師生共同的心愿與想法，把握好客觀規(guī)律才能夠?qū)⑦@些問(wèn)題合理的解決，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)應(yīng)該給予高度的重視，特別是要將現(xiàn)代化的管理放在首要位置，不斷地為檔案管理部門(mén)提供新的資料，作為一門(mén)涉及廣泛的工作，檔案管理工作是十分的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模瑱n案管理人員也要有很高的素質(zhì)與水平，多充實(shí)自己的思想與能力，加強(qiáng)大家的檔案管理意識(shí)，讓每一個(gè)人都能夠從崗位上得到滿足，對(duì)于自己的崗位也都能夠盡心盡力的去工作，做好檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

（三）建立健全的檔案管理制度

高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)教學(xué)檔案管理問(wèn)題提高重視，或者開(kāi)展檔案意識(shí)的宣傳，不斷的統(tǒng)一職工的整體思想，讓這些教職工人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，及時(shí)的對(duì)教學(xué)進(jìn)行評(píng)估、研究以及改革才能夠獲得更大的發(fā)展，為了保證教學(xué)的整體質(zhì)量可以制定出合理的檔案管理制度，在學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的時(shí)候，可以制定出嚴(yán)格的責(zé)任制度，有學(xué)校的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行分配工作，還可以建立起明確的責(zé)任機(jī)制，對(duì)這些管理部門(mén)進(jìn)行一定的監(jiān)督、檢查，確保問(wèn)題能夠及時(shí)的解決，對(duì)一些工作做的不好的地方要及時(shí)的改正與提高。

（四）建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)是十分重要的部分，檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案管理工作的好壞，高職院校要做到有規(guī)律、有針對(duì)性的進(jìn)行教學(xué)檔案培訓(xùn)，學(xué)習(xí)更多的先進(jìn)手段，不斷的提高管理能力，才能夠加強(qiáng)與其他院校之間的交流與溝通，多學(xué)習(xí)他們的成功經(jīng)驗(yàn)，從而提高自己的管理水平。作為高職院校來(lái)說(shuō)，應(yīng)該擁有先進(jìn)的教學(xué)管理軟硬件設(shè)施，例如打印機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)等都是必備的，同時(shí)還要注意對(duì)檔案信息化管理方面軟件的開(kāi)發(fā)，對(duì)電子文檔做好分類的管理，從而提高教學(xué)管理工作的效率。這種保密的方式要比紙質(zhì)保密方式更加的簡(jiǎn)單，對(duì)收集的資料應(yīng)該要有備份，讓這些文檔處于只讀的狀態(tài)中，還可以根據(jù)不同的職責(zé)來(lái)進(jìn)行管理，對(duì)于管理者或者使用者來(lái)說(shuō)都能夠自由的使用這些資料，或者下載下來(lái)使用，對(duì)一些比較重要的文件要進(jìn)行加密管理，才能夠得到更好的利用。

（五）推進(jìn)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)

信息化建設(shè)應(yīng)該充分滿足高職院校工作需求，這也是高職院校未來(lái)工作的主要標(biāo)志，推動(dòng)高職院校檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，就能夠讓高職院校朝著更好的方向發(fā)展，這也是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，學(xué)校還應(yīng)該加強(qiáng)在該方面的資金投入，也可以與政府相關(guān)部門(mén)相結(jié)合，進(jìn)行檔案信息化的重點(diǎn)管理，不斷地開(kāi)發(fā)出更加創(chuàng)新型的網(wǎng)絡(luò)管理軟件，將數(shù)字化作為重點(diǎn)部分，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾砟Ｊ?，同時(shí)根據(jù)新形勢(shì)下的檔案管理工作提出具體的要求，才能夠進(jìn)行信息的檢索與收集，從多個(gè)角度去分析出現(xiàn)的問(wèn)題，并進(jìn)行合理的解決，堅(jiān)持將網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃融入到現(xiàn)代檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)多方位的檔案管理目標(biāo)。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，主要對(duì)高職院校檔案的收集與信息化管理策略進(jìn)行分析，可以看出，檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，它能夠反映出科研、行政以及各個(gè)方面的內(nèi)容，是歷史發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照，作為高校檔案工作來(lái)說(shuō)應(yīng)該不斷地實(shí)現(xiàn)信息化，加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)，才能夠認(rèn)清楚當(dāng)前的形勢(shì)，不斷的創(chuàng)新得到新的進(jìn)步與發(fā)展。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，高校應(yīng)該對(duì)各種資源都進(jìn)行充分地利用，這樣更有利于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高，學(xué)生也能夠得到更好的教育與服務(wù)，對(duì)于廣大師生來(lái)說(shuō)，應(yīng)該本著互相學(xué)習(xí)的目的，加強(qiáng)信息化檔案管理的促進(jìn)作用，為以后的高校檔案管理工作提供更多的幫助。

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作者簡(jiǎn)介：

黃瑞潔（1987—），女，漢族，廣東臺(tái)山人，本科，辦事員，研究方向：檔案管理。