杜轉(zhuǎn)珍

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)電子技術(shù)已經(jīng)被開(kāi)發(fā)出了很多使用方式，電子檔案正是基于這樣的背景，應(yīng)人們對(duì)先進(jìn)檔案管理方式的需求而產(chǎn)的。承載這大數(shù)據(jù)的電子檔案依靠自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，在人們的工作和生活中扮演著重要的角色。電子檔案的出現(xiàn)是信息技術(shù)的存貯的一個(gè)巨大的進(jìn)步，它能有讓檔案管理變得更為高效，同時(shí)也沒(méi)有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷，是檔案管理工作中理想的載體。本文基于新時(shí)代背景，探討電子檔案所具有的優(yōu)越性，并就電子檔案的管理介紹一些方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；數(shù)據(jù)

伴隨社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步，檔案管理任務(wù)也越來(lái)越重，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案手工管理的方式存在操作復(fù)雜、信息提供緩慢、管理程度差的問(wèn)題，越來(lái)越多的需求給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。電子檔案的出現(xiàn)讓檔案管理的工作方式出現(xiàn)了變化，解決了困擾檔案管理人員的問(wèn)題，提升了檔案管理人員的工作效率，加強(qiáng)了檔案管理的水平。

1 電子檔案的定義和特點(diǎn)

（一）電子檔案的定義

電子檔案在最開(kāi)始時(shí)是由電子文件演變過(guò)來(lái)的?！半娮游募笔巧鲜兰o(jì)50年代出現(xiàn)的名詞，由于電子文件中的信息都使用數(shù)字表現(xiàn)，所以稱其為數(shù)字式文件也不為過(guò)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)電子文件有比較客觀的定義：電子文件屬于一種使用數(shù)字電腦進(jìn)行操作、輸送和管理的文件。而電子檔案，就是電子文件在保留其基礎(chǔ)作用的前提下完成電子歸檔之后的產(chǎn)物。它有著如下內(nèi)涵：通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備建立和讀??；使用數(shù)字代碼存儲(chǔ)信息；符合“文件”的定義。

（二）電子檔案的特點(diǎn)

1、存儲(chǔ)形式多樣

計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在電子檔案的管理中使用的十分廣泛。電子文件使用視頻音頻信號(hào)或者直接使用數(shù)字代碼來(lái)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，通過(guò)文檔、圖像、聲音、符號(hào)等方式，生動(dòng)形象的記錄這檔案的真實(shí)信息，從而改變了紙質(zhì)檔案單一信息記錄的不足情況。

2、便于操作使用

電子檔案比較便于修改，而且制式化的存儲(chǔ)方式也使其即便多次修改也不會(huì)顯得雜亂，使得檔案的整潔性和辨識(shí)度都能得以保持，有效提升了檔案管理人員的工作效率。在以前，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的不到位，便于操作不留痕跡既是優(yōu)點(diǎn)也是缺點(diǎn)，因?yàn)樗涣艉圹E會(huì)給懷有不良意圖的人以可乘之機(jī)，但隨著檔案加密技術(shù)的不斷發(fā)展，上面的問(wèn)題基本不可能存在于檔案室，所以總體來(lái)說(shuō)便于操作的特點(diǎn)對(duì)于檔案管理人員而言，是優(yōu)遠(yuǎn)大于劣的。

3、信息輸出便捷

電子檔案信息的儲(chǔ)存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)如硬盤等。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的錄入和修改。在電子工業(yè)發(fā)展迅速的今天，檔案管理的設(shè)備問(wèn)題變得不再是問(wèn)題，相反，通過(guò)電子設(shè)備，還能實(shí)現(xiàn)比以前便捷的檔案管理、調(diào)用操作，使得檔案信息的輸出不再遲緩。

4、節(jié)約管理成本

紙質(zhì)檔案需要大量的紙張來(lái)記錄信息，并需要經(jīng)過(guò)繁瑣裝訂、歸檔和妥善的保管，調(diào)取檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)繁瑣的查找，搬運(yùn)、翻閱抽取資料的工作。而電子檔案所需介質(zhì)是硬盤和服務(wù)器，有著占地小、文件信息與載體可分的優(yōu)勢(shì)，解決了傳統(tǒng)檔案管理需要借助大量空間擺放檔案、且輸出信息困難的問(wèn)題，有效節(jié)省了檔案管理所需的人力和物力。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣

總體來(lái)說(shuō)，電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在反映檔案的原始性、服務(wù)利用、管理人員素質(zhì)、保存壽命三個(gè)方面，下面將對(duì)其進(jìn)行具體辨析。

（一）反映檔案的原始性

紙質(zhì)檔案能夠很方便的留下主管者的筆跡，也有親筆簽名、印章等一手檔案信息記錄，能比較方便的確認(rèn)檔案資料的原始性，能集內(nèi)容、形式?？煽啃杂谝簧恚Ａ袅藱n案原始記錄的基本特性。紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)涂改和偽造，通過(guò)筆跡、顏色、指紋等進(jìn)行辨認(rèn)，而電子檔案則需要進(jìn)行更多的歷史修改記錄調(diào)取來(lái)尋找修改者，較為麻煩。

電子檔案和載體有著分離性，所以檔案的建立就無(wú)須經(jīng)過(guò)起草、定稿和打印，直接在電腦上進(jìn)行編輯和修改、輸出等操作，而且操作后在檔案本身不留下痕跡，便于管理，如果從這個(gè)角度上來(lái)講，電子檔案也有著其自己的優(yōu)勢(shì)。但不可否認(rèn)，它消弱了文件的直觀性和憑證性功能。

（二）服務(wù)利用

紙質(zhì)檔案的的調(diào)取是通過(guò)管理員和需求者的交流達(dá)成的。但相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)調(diào)取的方式實(shí)現(xiàn)，但是需要滿足一定的軟件、硬件條件才能完成。雖然條件需要高，但是其便捷性是紙質(zhì)檔案服務(wù)所難以企及的。可以說(shuō)需要管理的檔案信息越多，電子檔案的優(yōu)勢(shì)就越明顯。不過(guò)從我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，在很長(zhǎng)一段時(shí)間檔案的管理還要使用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式。兩者服務(wù)形式的人性化上都還具有著可觀的發(fā)展空間。

（三）體積和保存壽命

隨著需保存信息量的增加，紙質(zhì)檔案就會(huì)暴露出占用面積大、存儲(chǔ)量小的缺點(diǎn)，而電子檔案則正好相反。不過(guò)值得注意的是，電子檔案的載體不如紙質(zhì)檔案穩(wěn)定，在永久保存上還稍遜于紙質(zhì)檔案。電子檔案的保存要求溫度、濕度、防磁、防病毒、防破壞。載體保存時(shí)間一般在20年左右，而檔案館的檔案一般要保存30到50年之久，而電子檔案的備份涉及到硬件和軟件的要求，需要一定的規(guī)劃和協(xié)調(diào)。不過(guò)伴隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，相信電子檔案的保存時(shí)間也會(huì)越來(lái)越長(zhǎng)，這個(gè)問(wèn)題將會(huì)被很好的解決。

3 新時(shí)代背景下電子檔案的管理

（一）加強(qiáng)電子檔案管理機(jī)制

為使得電子文件能夠記進(jìn)行及時(shí)的歸檔和高效的使用，構(gòu)建電子檔案全過(guò)程管理機(jī)制，落實(shí)管理的職責(zé)，并對(duì)參與電子檔案編寫和管理者進(jìn)行培訓(xùn)、審核是很有必要的。首先，要通過(guò)專業(yè)化培訓(xùn)提升電子檔案編寫者和管理者的責(zé)任觀念、職業(yè)操守和專業(yè)素質(zhì)。第二，要將管理責(zé)任落實(shí)到管理員個(gè)人，制度制訂要基于合理實(shí)用的原則。第三，要構(gòu)建起系統(tǒng)的審查制度，對(duì)電子檔案的原始性和真實(shí)性嚴(yán)格把關(guān)。

（二）構(gòu)建電子檔案管理的記錄框架

電子檔案的編寫者要對(duì)其負(fù)責(zé)建立的的電子檔案的真實(shí)性，以及可被保存擔(dān)起責(zé)任。尤其是是協(xié)力編寫的電子檔案，更要將編寫者的職責(zé)范疇劃清，讓所有的編寫者各司其職，無(wú)關(guān)人員不可踏足于別人的工作范疇內(nèi)，有需要時(shí)可采用文件只讀的形式調(diào)用，以避免因?yàn)檎`操作或可以刻意刪改等情況導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性喪失。中所周知，紙質(zhì)檔案只要形成文件，那么其所記載的信息和形式特點(diǎn)就不再出現(xiàn)變化，人們可通過(guò)信息上來(lái)判斷它的原始性。電子檔案建立后由于載體、格式的變化，其存在形式會(huì)產(chǎn)生一定的變化，若是沒(méi)有可供參照的信息證實(shí)它的內(nèi)容并未出現(xiàn)變化，檔案的原始性就很難確定。所以應(yīng)該構(gòu)建起科學(xué)的記錄機(jī)制，記載電子檔案創(chuàng)建、修改、管理和信息輸出的全部操作。

（三）構(gòu)建三位一體的檔案管理工作機(jī)制

電子檔案管理涉及到多個(gè)方面，只是靠著檔案部門自己是很難實(shí)現(xiàn)有效管理的。可以采取電子檔案編寫部門、檔案管理與存儲(chǔ)部門、信息管理部門三位一體的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制，讓檔案管理部門即能明確電子文件歸檔的要素，同時(shí)也是構(gòu)建和維護(hù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、管理電子數(shù)據(jù)的專業(yè)技術(shù)部門，多種功能聚集在一個(gè)部門 ，作為電子檔案歸檔流程化、規(guī)范化的組織者和執(zhí)行者。這樣一體化合作的電子檔案管理工作機(jī)制能夠很好的保障電子檔案管理工作的有序。

（四）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

伴隨電子檔案使用范圍越來(lái)越廣，電子檔案的編寫者、管理者和技術(shù)部門都要注意到采取相關(guān)技措施來(lái)保障信息不泄露。比如通過(guò)操作信息認(rèn)證、文檔加密、計(jì)算機(jī)防護(hù)等措施等預(yù)防其無(wú)關(guān)人員進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中篡改和銷毀電子檔案，保障電子檔案的有效性。此外，還要搞好檔案數(shù)據(jù)的備份，更好地確保電子檔案信息不受到外界物理因素的影響而出現(xiàn)丟失、損壞的情況。

4 總結(jié)

在當(dāng)前，電子檔案已經(jīng)被廣泛使用在各種國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，在使檔案管理更加便捷的同時(shí)，也給新時(shí)代的檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理人員一定要明確電子檔案的優(yōu)勢(shì)和不足，充分利用電子檔案的優(yōu)越性，為建設(shè)信息化檔案管理體系貢獻(xiàn)一份力。

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