趙鳳環(huán)

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，火電廠的建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及到的檔案資料越來越多，因此，如何調(diào)節(jié)檔案管理中的開發(fā)利用與信息保密的關(guān)系，使之既充分挖掘出檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，成為火電廠管理的支持力量；又能夠正確處理好信息保密工作。

關(guān)鍵詞：檔案；開發(fā)利用；保密工作

1 檔案信息的開發(fā)利用

檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價(jià)值的憑證和依據(jù)。對(duì)檔案利用價(jià)值的體現(xiàn)，關(guān)鍵在于檔案的管理。檔案必須做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。一是擴(kuò)大檔案材料的收集范圍；二是搞好檔案的價(jià)值鑒定工作；三是搞好檔案的整理工作，提高案卷質(zhì)量。四是完善檔案檢索工具體系；五是做好檔案的收集、分類歸檔、編研利用等，促進(jìn)檔案的開發(fā)與利用。在此，對(duì)火電廠各類檔案進(jìn)行分門別類，并進(jìn)行鑒定，使之成為系統(tǒng)性較強(qiáng)的原始資料庫(kù)，為研究、統(tǒng)計(jì)以及其他的后續(xù)開發(fā)工作提供真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

1.1 檔案信息的開發(fā)與利用

在檔案信息的開發(fā)過程中，信息整理和錄入是一項(xiàng)重要的工作。因此，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行具有專業(yè)性、科屬性的分類匯總，并完成系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)錄入，是檔案開發(fā)成功的第一步。錄入之后進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，以保證檔案信息的原始性、真實(shí)性和實(shí)用性，為后續(xù)研發(fā)工作及其他開發(fā)項(xiàng)目提供可信度較高的資源庫(kù)；此后經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)篩選和甄別，構(gòu)建大容量、高水準(zhǔn)的信息資料庫(kù)，為火電廠的檔案開發(fā)利用工作建立具有參考價(jià)值和實(shí)用價(jià)值的檔案信息庫(kù)。

1.2 正確處理檔案利用與檔案保密的關(guān)系

以辯證眼光來看，檔案信息的開發(fā)利用是相對(duì)的，檔案信用的保密是絕對(duì)的。也就是說，開發(fā)利用是在檔案信息實(shí)際價(jià)值基礎(chǔ)上，進(jìn)行保密許可范圍內(nèi)的有效開發(fā)和利用，是已知信息經(jīng)過分析篩選后在實(shí)際工作中的指導(dǎo)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值體現(xiàn)；在開發(fā)利用中嚴(yán)格按照保密要求做好保密工作，以此實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值利用。

2 檔案開發(fā)利用中保密工作

檔案開發(fā)利用是火電廠中一項(xiàng)長(zhǎng)期且具有實(shí)用性的工作，由于涉及的范圍和管理層面較廣，對(duì)火電廠的許多具體性工作有一定的指導(dǎo)作用。在開發(fā)檔案為火電廠所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

2.1 注意做好審查工作

審查工作是火電廠檔案開發(fā)前的一項(xiàng)重要工作，也是開發(fā)檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：（1）初審。檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。（2）中審。由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的檔案管理人員，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。（3）終審。由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2.2 注意做好解密工作

保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！币簿褪钦f，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

2.3 注意做好相關(guān)基礎(chǔ)工作

開發(fā)檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：一要提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二要建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。三要編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四要準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

3 提高檔案開發(fā)利用與保密工作的措施

火電廠在進(jìn)行檔案開發(fā)利用的同時(shí)，根據(jù)檔案信息的密級(jí)進(jìn)行許可范圍內(nèi)的價(jià)值利用，切忌片面追求檔案價(jià)值最大化而違背了檔案保密原則?；痣姀S上下要形成檔案開發(fā)利用與檔案保密的正確認(rèn)識(shí)，使開發(fā)利用充分發(fā)揮出檔案管理在火電廠發(fā)展建設(shè)中的推動(dòng)作用，為保密措施不外泄提供保障。

3.1 健全檔案保密機(jī)制與管理利用

火電廠首先要從制度上健全檔案管理中的保密機(jī)制，建立起包括保密制度、查（借）

閱制度、開發(fā)利用制度、涉密管理制度、涉密人員管理制度、涉密級(jí)別劃分制度以及計(jì)算機(jī)檔案庫(kù)機(jī)密安全制度等等；其次，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的保密措施，嚴(yán)密檔案編輯、查閱、開放和收還入庫(kù)的操作流程規(guī)范。

3.2 開發(fā)利用檔案信息，實(shí)施保密監(jiān)督工作

檔案開發(fā)利用中的保密監(jiān)督工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的工作，火電廠可借助現(xiàn)代先進(jìn)的電子技術(shù)，在檔案室全方位安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案保密工作。同時(shí)檔案管理人員要提高警惕，嚴(yán)防心懷不軌者利用疏忽竊取或者篡改重要檔案信息；此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案開發(fā)過程中的權(quán)限審查力度和保密管理，避免形成管理漏洞。

3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)

火電廠檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。在檔案開發(fā)利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

3.4提高檔案開發(fā)利用中保密人員專業(yè)素質(zhì)

首先，火電廠從事檔案管理的人員必須要有過硬的政治覺悟和思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)安全保密對(duì)火電廠建設(shè)和發(fā)展的深刻影響；其次，檔案管理、使用、經(jīng)辦各環(huán)節(jié)工作人員，應(yīng)具備高度的政治素養(yǎng)和道德水平，能夠自覺按要求做好信息保密工作；此外，檔案管理人員要加強(qiáng)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理和處理技術(shù)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)數(shù)字化、信息化的管理要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案開發(fā)利用和檔案保密是火電廠檔案管理的兩個(gè)重要方面，對(duì)檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理的終極目的。檔案保密與檔案開發(fā)利用互相補(bǔ)充互為保全的關(guān)系，為火電廠的穩(wěn)定、健康發(fā)展對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步提供積極、可靠的保證，為火電廠管理的價(jià)值發(fā)掘和形象塑造打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以促進(jìn)火電廠各項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

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