錢(qián)月紅

摘 要：圍繞我所“主業(yè)領(lǐng)軍 產(chǎn)業(yè)領(lǐng)先”的中長(zhǎng)期目標(biāo)，以改革為動(dòng)力、以市場(chǎng)為導(dǎo)向、以集團(tuán)化管理為路徑，打造經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、員工與企業(yè)共同成長(zhǎng)的干事創(chuàng)業(yè)平臺(tái)，建設(shè)“百億嘉科”的宏偉目標(biāo)，結(jié)合本人所在業(yè)務(wù)主管部門(mén)的工作實(shí)際，就如何提高辦公室管理水平淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：提升 辦公室 管理水平

辦公室理論上的概念就是處理一種特定事務(wù)的地方或提供服務(wù)的地方，在管理系統(tǒng)中就是擔(dān)負(fù)著上下溝通，內(nèi)外聯(lián)系，左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。實(shí)際工作中辦公室的設(shè)置又根據(jù)單位的規(guī)模、組織架構(gòu)、部門(mén)職責(zé)及業(yè)態(tài)、產(chǎn)業(yè)特點(diǎn)的不同，它又可細(xì)分為縱向不同層級(jí)的辦公室和橫向不同工作類(lèi)型的辦公室?？梢杂镁C合辦公室、科研辦公室、產(chǎn)業(yè)管理辦公室等名稱(chēng)大致來(lái)區(qū)分。我所民品業(yè)態(tài)主管部門(mén)的產(chǎn)業(yè)管理辦公室要助力好民品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，就應(yīng)該不斷提升辦公室管理水平。

1.設(shè)立健全的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)

按照我所“上接集團(tuán)、外適軍改、內(nèi)提效率”的原則；民品產(chǎn)業(yè)圍繞“智慧”與“安全”，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，打造海洋電子、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)、新型智慧城市建設(shè)、新能源等軍民融合的業(yè)務(wù)架構(gòu)。遵循民品產(chǎn)業(yè)要精準(zhǔn)發(fā)力，逐步聚焦，形成支撐民品產(chǎn)業(yè)做強(qiáng)做大的主打產(chǎn)業(yè)和拳頭產(chǎn)品的發(fā)展思路；民品產(chǎn)業(yè)主管部門(mén)對(duì)照自身主管業(yè)態(tài)經(jīng)營(yíng)管理，業(yè)務(wù)規(guī)劃布局、運(yùn)行機(jī)制改革、綜合協(xié)調(diào)調(diào)度，指標(biāo)分解考核等相關(guān)工作的職責(zé)對(duì)部門(mén)內(nèi)部設(shè)立健全的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。以此為基礎(chǔ)設(shè)置和配備更符合內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)的崗位和人員，讓分工更明確、業(yè)務(wù)更聚焦、服務(wù)更精準(zhǔn)、員工更專(zhuān)業(yè)。

2.明確崗位定位

（1）明確崗位職責(zé)，避免工作扯皮，打造精準(zhǔn)化對(duì)接服務(wù)，提高辦公管理水平。根據(jù)部門(mén)職責(zé)明確辦公室各個(gè)處室及人員的職責(zé)權(quán)限，使每一個(gè)人各司其職、各盡其職。

（2）設(shè)置好崗位A/B角確保辦公室工作協(xié)調(diào)有序開(kāi)展，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)工作無(wú)縫對(duì)接，辦公室成員之間實(shí)行工作補(bǔ)位制度。

（3）規(guī)劃好辦公室的各類(lèi)職種的崗位晉升通道，讓員工有目標(biāo)和心里預(yù)期。辦公室工作人員科研成果少，評(píng)職稱(chēng)難度較大，收入待遇不易提高，為有效提高工作積極性，辦公室在規(guī)劃各類(lèi)職種崗位時(shí)，應(yīng)該留有崗位晉升通道。

3.用制度管人、用流程管事

要帶出高效執(zhí)行力的辦公室團(tuán)隊(duì)，首先應(yīng)該明確管理本質(zhì)，即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就是要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。

（1）用制度管人：有規(guī)矩，才有方圓，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，有了規(guī)章制度，管起人來(lái)就會(huì)有據(jù)可依。員工該干什么，該怎么干，遇到問(wèn)題該怎樣處理，才會(huì)有章可循。管理就能夠走向規(guī)范化，流程化，嚴(yán)謹(jǐn)化，公正化。這就要求產(chǎn)業(yè)管理辦公室在制定適合本部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的制度時(shí)，要深入考察和研究，善于利用企業(yè)現(xiàn)有的制度，合理制定適合本部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)又能促進(jìn)高效開(kāi)展業(yè)務(wù)的制度，同時(shí)，也要隨著企業(yè)制度的修訂不斷的完善，避免制度的重復(fù)化和無(wú)效化。

（2）用流程管事：流程是企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)所有的業(yè)務(wù)都要流程來(lái)驅(qū)動(dòng)。將工作規(guī)范形成科學(xué)合理、簡(jiǎn)單實(shí)用的流程，能夠?qū)⑥k公室人員從繁瑣的事務(wù)中解放出來(lái)，也有助于辦公室人員在執(zhí)行過(guò)程中明確自己在正確的時(shí)間做正確的事情，明確工作的順序和急需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。

辦公室用制度約定管人，用流程來(lái)約定做事。讓員工明白什么事情應(yīng)該做，什么事情不應(yīng)該做。讓員工知道事情按照什么順序和標(biāo)準(zhǔn)做。

4.提高服務(wù)意識(shí)

辦公室人員要對(duì)辦公室工作的重要性有一定的認(rèn)識(shí)，要緊跟民品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和變革，賦予自己工作熱情。轉(zhuǎn)變思想觀念和思維方式，放下機(jī)關(guān)作風(fēng)，避免自我意識(shí)過(guò)高。在堅(jiān)持搞好事務(wù)性、日常性工作的同時(shí)，應(yīng)有自覺(jué)地服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)。緊跟產(chǎn)業(yè)發(fā)展、緊隨領(lǐng)導(dǎo)步伐、緊密聯(lián)系民品產(chǎn)業(yè)相關(guān)部門(mén)和單位，要從民品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、方向、布局等方面著眼開(kāi)展工作。提高工作效率，不能在辦公室繁雜材料和瑣碎事務(wù)中得過(guò)且過(guò)，對(duì)政策和文件精神要進(jìn)行深入理解，分析和研究，能起到參謀和助手的作用。

5.提高綜合素質(zhì)、打造優(yōu)秀辦公團(tuán)隊(duì)

辦公室人員綜合素質(zhì)的高低，直接影響到辦公室工作的質(zhì)量和效率。因此打造一支思想素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)道德高的優(yōu)秀辦公團(tuán)隊(duì)才能匹配我民品產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展和優(yōu)化的良好趨勢(shì)。

（1）思想素質(zhì)

辦公室人員必須要了解企業(yè)的背景，在政治上保持清醒和堅(jiān)定，有高度的政治責(zé)任感和敏銳性，這是做好國(guó)企背景下產(chǎn)業(yè)管理辦公室工作的基本前提。

辦公室工作中涉及到日常的溝通、協(xié)調(diào)、對(duì)外交流、行政事務(wù)及黨建、發(fā)展規(guī)劃、政策研究、統(tǒng)計(jì)分析、機(jī)制改革、計(jì)劃制定、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)劃政策研究等諸多方面的工作，不僅繁瑣，有些還有較強(qiáng)的政治性這就要求辦公室人員必須不斷提高思想政治素質(zhì)，嚴(yán)守政治組織紀(jì)律，處理日常工作和對(duì)外交流中，講奉獻(xiàn)、講原則、做事周到、待人謙遜、熱情，態(tài)度親切文明禮貌。要從政治大局的高度去認(rèn)識(shí)、思考和處理工作中遇到的各種問(wèn)題，以高度的政治責(zé)任感做好每一項(xiàng)工作。

（2）業(yè)務(wù)能力

辦公室的工作紛繁復(fù)雜、綜合性強(qiáng)，工作要求高。這就要求辦公室人員具備較強(qiáng)的綜合分析能力，組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力和交際能力、辦事能力，才能適應(yīng)辦公室的工作。要根據(jù)我們實(shí)際工作提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。一是要牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的工作責(zé)任感，凡事要做出周密的安排，不留漏洞，尤其不能因?yàn)樾⌒〉氖д`造成不可彌補(bǔ)的損失。要以求真的態(tài)度，對(duì)業(yè)務(wù)多思考、多鉆研，把每件小事做好。二是拓寬自己的知識(shí)面、充實(shí)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高文化水平。與時(shí)俱進(jìn)的更新管理知識(shí)，文秘知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，熟練運(yùn)用辦公管理軟件等。另外還要具備處理緊急和突發(fā)事件的應(yīng)變能力。大膽創(chuàng)新，不斷探索工作的新思路，新途徑，以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)管理工作的需要。

（3）職業(yè)道德

要有良好的職業(yè)道德和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。要愛(ài)崗敬業(yè)恪守職責(zé)，腳踏實(shí)地的做好每項(xiàng)工作。辦公室工作涉及面廣，工作節(jié)奏快，責(zé)任大且任務(wù)繁重。要經(jīng)常處理緊急或突發(fā)事件，難免壓力大，因此敢于面對(duì)困難、受得住委屈和考驗(yàn)，處事冷靜、謹(jǐn)慎，保持平和的心態(tài)，飽滿(mǎn)的工作熱情和積極的人生態(tài)度。樹(shù)立良好的精神面貌和形象。

6.站位高、謀大局

作為民品業(yè)態(tài)主管部門(mén)，不僅是民品產(chǎn)業(yè)業(yè)態(tài)負(fù)責(zé)單位，負(fù)責(zé)民品產(chǎn)業(yè)全局、全面、全業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理工作，行使制度權(quán)、調(diào)度權(quán)、考核權(quán)、分配權(quán)。也是所里的行政機(jī)關(guān)部門(mén)。作為民品業(yè)態(tài)主管部門(mén)的產(chǎn)業(yè)管理辦公室不僅對(duì)所和控股公司的相關(guān)政策、組織架構(gòu)、工作流程、規(guī)章制度，改革發(fā)展等做好上傳下達(dá)的紐帶作用，更要結(jié)合部門(mén)職責(zé)組織、協(xié)調(diào)各公司與所內(nèi)外業(yè)務(wù)交際部門(mén)和單位的工作交流和對(duì)接，監(jiān)督和助力各公司的經(jīng)營(yíng)管理，促進(jìn)公司健康可持續(xù)的發(fā)展。

（1）辦公室人員要增強(qiáng)全局觀念，堅(jiān)持從民品發(fā)展的全局上、從領(lǐng)導(dǎo)的角度和政治高度去思考、策劃和處理問(wèn)題，要從服務(wù)民品業(yè)態(tài)的工作實(shí)際出發(fā)，抓大事，抓重點(diǎn)工作，抓熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題。

（2）做事要有中心，民品業(yè)務(wù)主管部門(mén)的產(chǎn)業(yè)管理辦公室就是要以服務(wù)民品、助力民品發(fā)展為中心任務(wù)開(kāi)展工作，圍繞這個(gè)中心去考慮、籌劃和安排，充分發(fā)揮參謀助手的作用。同時(shí)還要善于總結(jié)，從總結(jié)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，做到胸中有數(shù)。這樣不但可以提高服務(wù)水平，還能及時(shí)有效的推動(dòng)工作的落實(shí)。

（3）應(yīng)積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，尤其是民品業(yè)態(tài)發(fā)展相關(guān)的重要決策。要及時(shí)吃透并認(rèn)真研究決策，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，理清決策思路，特別圍繞民品業(yè)態(tài)關(guān)注的焦點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，及時(shí)提供有關(guān)方面的新情況，準(zhǔn)確反映工作中的成績(jī)和不足、措施和建議，提出決策預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒和參考。重大決策后，立即分解任務(wù)、安排落實(shí)并及時(shí)跟蹤執(zhí)行情況，特別是決策落實(shí)過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，促進(jìn)決策在民品業(yè)態(tài)的全面貫徹落實(shí)。

總之，按照我所經(jīng)營(yíng)發(fā)展的大方向，圍繞我民品產(chǎn)業(yè)的布局和發(fā)展的中心任務(wù)，結(jié)合我民品業(yè)態(tài)主管部門(mén)的實(shí)際工作和職責(zé)，我產(chǎn)業(yè)管理辦公室在健全的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、明確的崗位職責(zé)、完善的制度流程、自覺(jué)的服務(wù)意識(shí)、高素質(zhì)的辦公團(tuán)隊(duì)、站的高看得遠(yuǎn)的謀大局意識(shí)等方面做好努力、下足功夫，必然能不斷提升我產(chǎn)業(yè)管理辦公室的管理水平，從而助我所民品產(chǎn)業(yè)的健康和持續(xù)發(fā)展的一臂之力。

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