于偉娜
[摘 要] ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的采購管理相互結(jié)合,真實的反映出供應(yīng)商、客戶、企業(yè)三者之間的實際情況,最大限度的控制了企業(yè)成本,提升了企業(yè)的核心競爭力。從ERP在企業(yè)采購管理中作用和效益出發(fā),分析了企業(yè)在采購管理中應(yīng)做好ERP應(yīng)用的思想、技術(shù)、資金、物資四個準(zhǔn)備工作。并分析了ERP在企業(yè)采購管理中的具體應(yīng)用,體現(xiàn)在有效建立供應(yīng)鏈,有效生成采購計劃,合理選擇供應(yīng)商,制定生產(chǎn)采購用款,自動生成采購訂單,跟催采購定金,驗收商品,對采購總費用結(jié)算,結(jié)算采購訂單,自動維護ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)。通過發(fā)揮ERP系統(tǒng)的最大效用,可以有效改善企業(yè)采購模式,為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益。
[關(guān)鍵詞] ERP;企業(yè)采購系統(tǒng);采購管理
[中圖分類號] F274 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009-6043(2017)12-0023-02
計算機信息技術(shù)早已滲透到社會的各個領(lǐng)域之中,極大的促進了社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,尤其是ERP系統(tǒng)的出現(xiàn),更是大大的提高了企業(yè)各個方面的協(xié)調(diào)能力、采購管理能力,進而為企業(yè)創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟利益。做好ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的運用已經(jīng)成為現(xiàn)如今企業(yè)所面臨的重要課題。
一、ERP在企業(yè)采購管理中的作用與效益
(一)ERP在企業(yè)采購管理中的作用
對于企業(yè)而言,采購工作往往是繁瑣且十分重要的,而由于采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而對整個企業(yè)的運行流程產(chǎn)生影響的現(xiàn)象也是屢見不鮮。尤其是傳統(tǒng)的采購模式,僅僅是通過電話對供應(yīng)商的價格進行詢問,根本無法及時保留相關(guān)的信息記錄,也更無法真實的展現(xiàn)出供應(yīng)商的基本信息,進而給后續(xù)的采購活動遺留下諸多安全隱患。而ERP出現(xiàn)則有效的幫助企業(yè)實現(xiàn)了采購辦公自動化,這一重要作用主要體現(xiàn)在核價細(xì)部化、物量及訂單管理流程化、原價節(jié)儉和供應(yīng)商選定規(guī)范化幾個方面之上,而其中原價管理恰恰構(gòu)成了企業(yè)的核心競爭力,是現(xiàn)如今企業(yè)制定經(jīng)營戰(zhàn)略過程中重點分析的對象。同時,ERP系統(tǒng)也將供應(yīng)商的所有信息、評價真實的展現(xiàn)出來,通過整個供應(yīng)商、客戶、銷售網(wǎng)絡(luò),將企業(yè)的銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)緊密的結(jié)合在一起,進而達到及時、快速生產(chǎn)與經(jīng)濟的根本目的,大大的提高了企業(yè)自身的核心競爭力。
(二)ERP在企業(yè)采購管理中的效益
ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)采購管理中,可為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益,具體表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.進一步提高了企業(yè)的采購速度,并且降低了日常清點庫存的巨大工作量。
2.進一步增大了流程效益。使用ERP系統(tǒng)后可以更為直觀的看到企業(yè)各個部門的實際運轉(zhuǎn)情況,可以使貨物驗收、錄入工作變得更加便捷,進而增大流程效益。
3.進一步加快了信息的處理速度。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使各個部門能夠共享公共信息,省去了流程文件的中轉(zhuǎn)時間,加快了采購信息的實際運轉(zhuǎn)速度。
4.進一步提高了企業(yè)的采購管理水平。使用ERP系統(tǒng)以后極大的降低了采購管理人員的工作量,加快了采購管理人員的工作效率,使其能夠有更多的精力、時間去進行管理,挖掘更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。
二、在企業(yè)采購管理中做好ERP應(yīng)用的準(zhǔn)備工作
(一)做好思想工作的準(zhǔn)備
要想做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,不僅要有快、準(zhǔn)、狠的干勁,還要做好ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層,作為ERP系統(tǒng)實施的重要決策者,提高他們對ERP系統(tǒng)重要性的正確認(rèn)識,使其充分的認(rèn)識到ERP系統(tǒng)是一項十分宏大的工程則尤為重要。此外,還要注重ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中測試階段與實際應(yīng)用階段存在的差異性,做好新舊系統(tǒng)軟件的過渡,注重對ERP系統(tǒng)維護人員的培訓(xùn)工作,盡可能的避免一些不可抗拒的非技術(shù)因素,從而促進ERP系統(tǒng)的良好應(yīng)用。
(二)做好技術(shù)工作的準(zhǔn)備
在使用ERP系統(tǒng)前,企業(yè)就要對全體員工進行全方位的軟件技術(shù)培訓(xùn),并且成立相應(yīng)的專家小組對企業(yè)下達任務(wù),以此鍛煉企業(yè)員工對各項信息的重新組合與及時完成能力。此外,有條件的企業(yè)還應(yīng)該建立屬于自己的網(wǎng)管中心,以便加強對網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作的安全管理。
(三)做好資金工作的準(zhǔn)備
ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用,不僅僅是對傳統(tǒng)采購模式的一種改造,更是將先進的技術(shù)引入到了企業(yè)管理之中,為企業(yè)的現(xiàn)代自動化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。尤其是ERP系統(tǒng)其本身就是一項十分宏大的工程,所以就需要企業(yè)提供充足的資金支持。因此,企業(yè)應(yīng)該為ERP系統(tǒng)做出合理的資金預(yù)算,具體包括:硬件、培訓(xùn)、場地、軟件、顧問等在內(nèi)的多方面資金,在ERP系統(tǒng)的實施與應(yīng)用過程中要盡可能避免挪用企業(yè)的流動資金。
(四)做好物資工作的準(zhǔn)備
企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際的生產(chǎn)布局設(shè)置ERP系統(tǒng)的主要辦公場所,節(jié)約光纜光纖等昂貴價位物資的使用。同時,從整體布局結(jié)構(gòu)出發(fā),考慮場地、管線的實際布局,對于原有的舊設(shè)備要進行適當(dāng)?shù)奶幚?,從而最大限度的降低企業(yè)生產(chǎn)成本。
三、ERP在企業(yè)采購管理中的具體應(yīng)用
(一)對供應(yīng)鏈的有效建立
將ERP應(yīng)用到企業(yè)采購管理中后,企業(yè)能夠建立起供應(yīng)商信息檔案,并且能夠根據(jù)供應(yīng)商所提供的資源進行主次分類。企業(yè)還可以根據(jù)供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品建立相應(yīng)的產(chǎn)品目錄,嚴(yán)格監(jiān)督供應(yīng)商提供的產(chǎn)品,對合格產(chǎn)品與不合格產(chǎn)品進行分別記錄。同時,正是因為ERP系統(tǒng)能夠完整的保留下企業(yè)對供應(yīng)商的歷史評價,所以,在制定采購計劃前,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合供應(yīng)商的歷史記錄,對供應(yīng)商的基本資料進行分析,對需要采購的商品信息進行分析,將采購商品范圍設(shè)定在合格商品之內(nèi),也只有這樣才能夠制定出科學(xué)、合理的采購方案。
(二)對采購計劃的有效生成
結(jié)合ERP物料的實際需求可以為企業(yè)制定出行之有效的采購計劃。特別是在實施采購前,企業(yè)應(yīng)該充分考慮到采購商品的訂貨量、儲存方式、運輸方式等方面的問題,并且利用ERP對物料進行合理的分類與合并。假如企業(yè)所采購物料的實際采購周期較長,那么牛鞭效應(yīng)就進一步增大了供應(yīng)商在生產(chǎn)、供應(yīng)、庫存管理、市場營銷等方面的不穩(wěn)定性。而ERP系統(tǒng)則可以根據(jù)自身在數(shù)據(jù)分析上的巨大優(yōu)勢,對物量變化進行及時的反映,進而幫助企業(yè)制定出科學(xué)有效的采購計劃。endprint
(三)對供應(yīng)商的合理選擇
企業(yè)采購部門在選擇供應(yīng)商的過程中可以充分利用ERP系統(tǒng),對供應(yīng)商的基本信息進行分類、對比,使供應(yīng)商們的不良率、價格、納期等方面指標(biāo)被更為直觀的展現(xiàn)出來,以此作為采購部門進行量化的重要考核依據(jù),從而選擇出最為優(yōu)秀的供應(yīng)商,制定采購經(jīng)營戰(zhàn)略計劃。
(四)對生產(chǎn)采購用款的制定
當(dāng)企業(yè)制定出合理的采購計劃以后,就可以利用ERP系統(tǒng)對采購總款進行自動生成,并且制定出相應(yīng)的用款計劃。同時,企業(yè)的采購部門即可通過ERP系統(tǒng)將采購用款計劃直接上報給財務(wù)部門,財務(wù)部門確定以后直接向采購部門發(fā)送反饋信息,最終經(jīng)過兩個部門的共同認(rèn)可之后,即可實施采購付款。
(五)對采購訂單進行自動生成
ERP系統(tǒng)能夠結(jié)合企業(yè)實際采購產(chǎn)品的總儲存量,采購時間、采購總量、商品運輸方式、采購用款計劃以及計劃外的額外費用等信息自動生成采購訂單,每日訂單的發(fā)送也可以根據(jù)ERP系統(tǒng)中的最新物量進行及時調(diào)整,對長期庫存或者產(chǎn)能不足等情況提前管理,有效減少因為供貨不足而導(dǎo)致停線情況的發(fā)生。
(六)對采購定金進行跟催
利用ERP系統(tǒng)設(shè)置訂單追蹤周期以及時期,從而形成跟隨計劃。采購部門可以依據(jù)ERP系統(tǒng)所給出的計劃對供應(yīng)商開展跟催活動,在跟催訂單的過程中,ERP系統(tǒng)能夠給采購部門提供供應(yīng)商的商品質(zhì)量情況以及生產(chǎn)、運輸進度等信息。
(七)對商品進行驗收
在商品的驗收過程中,采購部門可以對供應(yīng)商所提供發(fā)票以及訂單進行詳細(xì)的檢驗,并將發(fā)票以及收貨單信息錄入到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。同時,ERP系統(tǒng)可以依據(jù)企業(yè)的實際流程以及集成特點,從資材管理員手中將貨物按照訂單進行驗收。
(八)對采購總費用進行結(jié)算
在商品的驗收完成之后,采購部門需要配合財務(wù)部門對整個采購活動進行費用的整體結(jié)算,并且依據(jù)采購結(jié)算單以及計劃外費用的實際情況,計劃出采購活動整體的投入成本數(shù)量。
(九)對采購訂單進行結(jié)算
ERP系統(tǒng)能夠自動結(jié)算采購訂單。在上訴所有步驟均完成之后,便可以利用ERP系統(tǒng)對采購清單進行分析,并依據(jù)訂單進行采購活動的整體費用結(jié)算,最終由ERP系統(tǒng)按照付款結(jié)算的方式進行費用結(jié)算。
(十)對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護
ERP采購系統(tǒng)經(jīng)過一系列的采購活動之后,會產(chǎn)生采購信息、供應(yīng)商信息以及商品信息等基本數(shù)據(jù),對于這些數(shù)據(jù),ERP系統(tǒng)能夠自動的進行儲存、備份,從而防止數(shù)據(jù)意外丟失,保障數(shù)據(jù)的可靠性。
四、結(jié)束語
要想更好的將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)采購管理工作之中,就必須要明確掌握ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購管理工作中的作用,清楚其在企業(yè)采購管理工作中的具體應(yīng)用,從而為ERP系統(tǒng)的運用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。也只有如此,才能夠發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的最大效用,更好的協(xié)助企業(yè)完成采購工作,使企業(yè)的采購管理工作更加的規(guī)范化、流程化、自動化,為企業(yè)的決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐,并且有效改善企業(yè)的采購模式,給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。所以,在今后的工作中企業(yè)應(yīng)該更加完善ERP技術(shù),將其更好的深入到企業(yè)各個環(huán)節(jié)之中,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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[責(zé)任編輯:史樸]endprint