管有恒

摘 要：檔案管理工作的規(guī)范化，是提升檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，是各單位文書處理和資料保存等基礎(chǔ)性工作。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，有利于單位的現(xiàn)代化管理，更好的發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有作用。本文將簡述新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化意義，并分析了檔案管理工作存在的問題，最后提出了檔案管理工作的規(guī)范化策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下；檔案管理工作；規(guī)范化

檔案是對(duì)各種社會(huì)資料的如實(shí)記錄，主要統(tǒng)計(jì)了社會(huì)及相關(guān)人員的資料，有著綜合性、統(tǒng)一性和復(fù)雜性等特征。檔案中可以反映出社會(huì)人員的各方面信息資源，讓單位及時(shí)獲得可靠的資料，做好檔案規(guī)范化管理工作具有重要意義。從現(xiàn)階段我國社會(huì)發(fā)展情況來看，檔案中還存在著很多問題，為單位查閱、研究等工作造成了不便，如何解決以上問題，提升檔案管理規(guī)范化水平，是我們需要深入思考的課題。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化意義

在單位建設(shè)與發(fā)展過程中，會(huì)形成大量的檔案資料，這是單位的一項(xiàng)重要無形資產(chǎn)。在時(shí)代快速發(fā)展過程中，檔案管理工作也變得尤為重要，得到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，特別是在信息化與現(xiàn)代化發(fā)展等方面，加快檔案管理工作現(xiàn)代化已經(jīng)勢(shì)在必行[1]。為讓檔案管理工作滿足新形勢(shì)下的要求，需要重視提升規(guī)范化水平，這關(guān)系著檔案管理工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。單位要高度重視檔案管理工作，這樣才能保證獲得可靠的信息資料，在整個(gè)單位信息化建設(shè)過程中，檔案管理工作也是重要內(nèi)容，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)決策制定得到相應(yīng)的參考。此外，檔案管理工作的規(guī)范化，也有利于檔案資料的查找與利用，在單位信息收集方法發(fā)揮著重要作用，因此需要我們提高重視程度，改進(jìn)工作方法，解決其中存在的問題。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問題

（一）管理理念落后，重視程度不高

當(dāng)前很多檔案管理人員在觀念上還存在錯(cuò)誤，只是簡單的做好檔案保管工作，認(rèn)為自己只要收集并整理好資料即可，忽視了現(xiàn)代化檔案管理，不僅安于現(xiàn)狀，思想上也存在松懈。由于檔案管理觀念落后，現(xiàn)代化創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，為檔案管理工作的規(guī)范化造成了不利影響，單位也無法將檔案內(nèi)有用信心資源利用起來。加之單位領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作，未及時(shí)改善辦公條件與場所，而管理人員也不明確自身職責(zé)，消極對(duì)待管理工作，這些都無法提升檔案管理規(guī)范化水平。

（二）管理制度不完善

當(dāng)前很多單位都建立了完善的管理制度，將各部門管理人員的工作職責(zé)明確了下來，但是在檔案管理制度、職責(zé)、考核及標(biāo)準(zhǔn)方面，還未建立規(guī)范、統(tǒng)一的管理制度。因?yàn)閱挝蝗狈∪臋n案管理制度，一些具備較高保存價(jià)值的資料被忽視，也沒有統(tǒng)一進(jìn)行收集，導(dǎo)致檔案收集效率很低。且信息管理和檔案管理發(fā)生了脫節(jié)，讓檔案變得不夠完整，出現(xiàn)了丟失、遺漏的問題。單位信息資源整合性也不強(qiáng)，無法滿足新形勢(shì)下的各項(xiàng)要求，無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

（三）管理技術(shù)落后，設(shè)施陳舊

因?yàn)闄n案管理工作得不到足夠重視，投入的資金較少，這樣不能及時(shí)更新檔案管理所需基礎(chǔ)設(shè)施，一些檔案室不能滿足要求的安全指標(biāo)，建設(shè)上不夠標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)帶來了不利影響。當(dāng)前很多單位檔案室管理技術(shù)與手段比較落后，仍然采取傳統(tǒng)手工工作方法，不重視應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，檔案管理工作信息開發(fā)與編研很難順利進(jìn)行。一些檔案室雖然配置有先進(jìn)設(shè)施，但是利用率不高，也未充分應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)，這樣會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。這些問題的存在，都對(duì)檔案管理規(guī)范化帶來了不利影響。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

為提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，必須具備較高的責(zé)任心，工作要認(rèn)真、細(xì)心和嚴(yán)謹(jǐn)，具備較強(qiáng)的專業(yè)能力[2]。但是現(xiàn)階段檔案管理員工整體上素質(zhì)還有等待提升，尤其是新形勢(shì)下為他們提出了更高的要求。很多檔案管理人員未真正意識(shí)到檔案管理工作規(guī)范化的重要性，甚至很多是兼職，放在檔案管理工作上的時(shí)間與精力有限。有些檔案管理人員年齡較大，能力不強(qiáng)，思想落后，也不能保證檔案管理工作質(zhì)量，不能提升工作效率與水平。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化策略

（一）增強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范檔案管理程序

單位檔案管理人員應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，形成嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要從硬件設(shè)施入手，對(duì)檔案管理所需設(shè)備進(jìn)行完善，要重視檔案庫房的規(guī)范化建設(shè)，要設(shè)置空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并購置相應(yīng)的管理配件。為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，要將計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用到檔案管理程序中，將計(jì)算機(jī)的作用發(fā)揮出來。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員應(yīng)注重提升自身素質(zhì)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作規(guī)范化的意義，不斷完善檔案管理制度，注重檔案資料的收集與整理工作，保證其真實(shí)性與完整性。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，比較復(fù)雜，條理性極強(qiáng)，通過建立完善的檔案管理制度，能夠避免檔案管理工作變得過于隨意，促進(jìn)其和諧與穩(wěn)定發(fā)展。單位應(yīng)結(jié)合《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，從單位實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案管理歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等方面進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理工作各環(huán)節(jié)運(yùn)行更加規(guī)范，由具體要求，都接受制度的約束[3]。要對(duì)單位各種檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理與考核，讓檔案管理工作和其他業(yè)務(wù)一起進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

（三）加快檔案室硬件建設(shè)

單位要結(jié)合實(shí)際情況，盡快將計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)及掃描儀等設(shè)備配置齊全，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)專用軟件利用起來，開展輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等工作。這樣可以讓傳統(tǒng)手工操作方法得到轉(zhuǎn)變，增加信息儲(chǔ)存量，提升檢索的速度，保證實(shí)現(xiàn)效率的提升。對(duì)于有條件的地方，要在局域網(wǎng)中納入檔案目錄與部分內(nèi)容，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下，能夠讓單位各部門更好的共享信息資源，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的溝通，確保單位各部門的需求得到滿足，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（四）培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人才

為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)能力顯得尤為重要。對(duì)此要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為單位檔案管理的規(guī)范化創(chuàng)造有利條件。一是檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到提升自己專業(yè)素養(yǎng)的重要性，主動(dòng)參與到各種培訓(xùn)中，了解檔案管理規(guī)范化的各個(gè)流程與具體要求，盡快掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與方法，不斷對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。這樣才能滿足時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)水平的提升[4]。二是加大檔案管理人員道德素質(zhì)培養(yǎng)力度。檔案管理工作任務(wù)較重，枯燥乏味，所以檔案管理人員應(yīng)具備一定道德水平，職業(yè)感要強(qiáng)，并增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。這樣才能提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。

4 結(jié)語

總之，提升檔案管理工作的規(guī)范化水平意義重大，要從當(dāng)前檔案管理工作存在的問題入手，盡快采取有針對(duì)性的解決措施，才能保證檔案管理工作正常開展。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，建立完善的檔案管理制度，督促相關(guān)人員履職盡責(zé)，并增加資金投入力度，將所需的軟硬件設(shè)施配置齊全，這樣才能更好的發(fā)揮出檔案資料的作用，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供幫助。

參考文獻(xiàn)

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