楊玉秋

摘 要：近幾年，隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的行業(yè)運(yùn)營(yíng)效率都起到極大的推動(dòng)作用。當(dāng)前，現(xiàn)代化的管理方式逐步應(yīng)用到我國(guó)的高校管理工作中。在學(xué)校檔案的管理工作中，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。文章著重探討了電子檔案在學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)用情況。首先就對(duì)檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案的必要性進(jìn)行了分析，然后簡(jiǎn)述了電子檔案自身的優(yōu)勢(shì)和學(xué)校在應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作時(shí)存在的一系列問題，最后就學(xué)校開展電子檔案管理工作提出一些改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；電子檔案管理；應(yīng)用研究

1 學(xué)校在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案的必要性

1.順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的日趨成熟，這一先進(jìn)技術(shù)已逐步引入到教育領(lǐng)域中，并還在不斷的推廣。學(xué)校不但實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)和辦公自動(dòng)化，還積極推動(dòng)電子檔案管理工作。電子檔案管理工作的開展完全適用于現(xiàn)代化的教學(xué)管理方式，從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。

2.方便學(xué)校制定正確的發(fā)展決策方向。學(xué)校的穩(wěn)定健康運(yùn)營(yíng)直接受到發(fā)展決策的影響，而發(fā)展決策的制定又和正確的數(shù)據(jù)信息有著極大的聯(lián)系。學(xué)校的進(jìn)步需要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息來(lái)對(duì)學(xué)校發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整或制定出一個(gè)新的發(fā)展方向，從而促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定健康發(fā)展。其中檔案管理工作是學(xué)校數(shù)據(jù)信息管理的中主要工作之一，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，加快了信息數(shù)據(jù)的整合，從而為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息，支撐其做出正確的決策。

3.提高了檔案管理工作的效率。一個(gè)學(xué)校在開展的日常工作中往往會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等文件，這些檔案都具有重要的保存和使用價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理方式不靈活，很容易就會(huì)漏掉一些重要的數(shù)據(jù)信息。而檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理，那么檔案中的隱藏的信息就能夠通過計(jì)算機(jī)被發(fā)現(xiàn)并提取出來(lái)，從而提升了學(xué)校檔案管理的效益，推動(dòng)著學(xué)校和教育事業(yè)的飛速發(fā)展。

4.共享信息數(shù)據(jù)資源。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式對(duì)檔案的使用不是特別的方便，沒有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的共享。而在電子檔案管理工作開展之后，對(duì)某一檔案的使用就顯得特別的方便，比如在授權(quán)之后就能通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)提取所需的數(shù)據(jù)信息，使工作人員隨時(shí)隨地都能參與到信息的交流和傳遞過程中，加強(qiáng)了學(xué)校管理人員之間的協(xié)同工作能力，全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的共享。

2 電子檔案自身的優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率。學(xué)校實(shí)行電子檔案管理后，管理人員可以在電腦上對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理操作，就有效地提高了檔案管理的工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，學(xué)生個(gè)人信息的錄入、統(tǒng)計(jì)和儲(chǔ)存都是靠手工的方式來(lái)進(jìn)行操作的。這中管理方式不但消耗了巨大的人力和時(shí)間，還不能確保信息的準(zhǔn)確性。所以，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中就形成了電子檔案管理。工作人員只需運(yùn)用信息技術(shù)在電腦上對(duì)信息進(jìn)行操作、保存和管理，確保檔案管理的安全性，增加檔案管理的可信度。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，使得工作變得簡(jiǎn)單、輕松，從而也提升了管理人員的工作效率。

2.提升了檔案管理質(zhì)量。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，信息都是通過紙質(zhì)檔案來(lái)保存的。這就對(duì)檔案保存的環(huán)境有著極高的要求，隨時(shí)避免因潮濕、溫度過高而造成紙質(zhì)檔案的損壞。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的紙張來(lái)記錄學(xué)生的信息，極大地增加了學(xué)校檔案管理的成本費(fèi)用。在實(shí)現(xiàn)電子檔案管理過后，不再擔(dān)心自然環(huán)境的改變對(duì)檔案管理帶來(lái)的影響，從而節(jié)約了一定的資源，使得檔案在一個(gè)安全穩(wěn)定的條件下進(jìn)行著長(zhǎng)期的存儲(chǔ)。

3 學(xué)校在實(shí)行電子檔案管理工作中存在的問題

1.電子檔案本身的問題

（1）存儲(chǔ)安全性。眾所周知，在現(xiàn)代化信息技術(shù)中，存在著嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，由于電子檔案特有的功能，一旦被盜竊，大量的數(shù)據(jù)信息就會(huì)泄漏出去，對(duì)個(gè)人形成嚴(yán)重的危害，同時(shí)也為學(xué)校帶去嚴(yán)重的損失。

（2）電子檔案中的數(shù)據(jù)信息容易丟失，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，很容易就得到修正，但是當(dāng)電子檔案的管理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，大量的數(shù)據(jù)信息都會(huì)受到影響，而且不容易被發(fā)現(xiàn)，這就會(huì)造成更為嚴(yán)重的結(jié)果。當(dāng)電子檔案得不到及時(shí)的維護(hù)和更新，那么數(shù)據(jù)信息就容易丟失，就會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)校工作的開展。

（3）電子檔案不能長(zhǎng)期使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，對(duì)于新設(shè)備電子檔案具有一定的排斥作用，不能兼用到新設(shè)備中，這就容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失，這就使得電子檔案不能長(zhǎng)期使用，從而增加了學(xué)校檔案管理的工作難度。

2.管理體系不夠完善

（1）學(xué)校管理人員不明白自身的職責(zé)，這些管理人員也不具備專業(yè)知識(shí)，更不清楚檔案所搜集、整理、和歸納的信息是哪些，所以在執(zhí)行管理工作中，會(huì)出新一些信息重復(fù)搜集的現(xiàn)象，致使管理工作量增大，極大地降低了工作效率。

（2）學(xué)校檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校不重視檔案管理工作，也沒有反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，慢慢的出現(xiàn)了一些消極怠慢的情緒，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)方方面面的問題。

（3）學(xué)校的審查監(jiān)督機(jī)制還不夠完善。沒有一定的約束，就使得檔案管理比較松懈，學(xué)生檔案信息的泄露現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重阻礙了學(xué)生的發(fā)展。目前大多數(shù)學(xué)校的審查監(jiān)督機(jī)制還不健全，不能有效的約束管理人員的工作態(tài)度，由于管理人員的工作疏忽，極可能對(duì)學(xué)生的發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。

4 健全電子檔案管理體系的改進(jìn)措施

1.提高電子檔案的管理意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要作用，積極組織開展一系列會(huì)議，以此提高工作人員的電子檔案管理意識(shí)，持續(xù)地關(guān)注電子檔案管理工作的進(jìn)度，強(qiáng)化電子檔案管理重要性的宣傳力度，推動(dòng)電子檔案管理工作落到實(shí)處，不斷探索和創(chuàng)新出適合電子檔案管理的方式方法。明確電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)該調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，確保電子檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.規(guī)范電子檔案管理的規(guī)章制度。學(xué)校電子檔案管理工作出現(xiàn)的問題，需要一套規(guī)范的管理制度來(lái)進(jìn)行支撐解決。因此，各學(xué)校應(yīng)根據(jù)國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)條例，來(lái)制定和規(guī)范自身電子檔案管理的規(guī)章制度。學(xué)校應(yīng)給予相關(guān)管理人員的管理權(quán)限，同時(shí)也需要將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，從而有效的預(yù)防和控制電子檔案的泄露和錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生。學(xué)校還應(yīng)對(duì)電子檔案管理的規(guī)章制度內(nèi)容進(jìn)行完善，準(zhǔn)確定位一些新加的電子檔案，從而提升電子檔案管理工作的效率。

3.強(qiáng)化電子檔案管理的監(jiān)控力度。第一，學(xué)校應(yīng)定期對(duì)從事電子檔案管理工作的相關(guān)人員的業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行檢查，隨時(shí)對(duì)檔案信息的錄入、分類和歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督，以此保證學(xué)校電子檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，盡可能的體現(xiàn)電子檔案的價(jià)值；第二，成立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作出色的管理人員給予一定的物資或精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，反之，就進(jìn)行嚴(yán)懲，從而改變管理人員的工作態(tài)度，提高電子檔案管理的工作效率。

4.及時(shí)更新電子檔案管理的設(shè)備。在軟件方面，學(xué)校應(yīng)定期更新和完善電子檔案的管理系統(tǒng)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。學(xué)校還應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，保證電子檔案管理處在一個(gè)安全的環(huán)境，從而確保電子檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。在硬件方面，學(xué)校應(yīng)及時(shí)淘汰一些老化了的設(shè)備，在需要的前提下購(gòu)買一些先進(jìn)且能匹配電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備，從而促進(jìn)電子檔案管理工作的進(jìn)行。

5.提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)力度，從而提升檔案管理人員對(duì)新升級(jí)系統(tǒng)的全面認(rèn)識(shí)，也能在檔案管理工作中充分運(yùn)用法律知識(shí)，從而積極地推進(jìn)學(xué)校電子檔案管理工作的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]錢坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代辦公.2016（16）.

[2]白莉，張莉英. 論學(xué)校電子檔案的管理[J]. 黑龍江史志，2010，（03）.endprint