王志偉

信息化背景下的高校辦公室工作創(chuàng)新探討

王志偉

本文在闡述高校辦公室的重要性基礎(chǔ)上，分析了其信息化建設(shè)現(xiàn)狀，提出了信息化背景下創(chuàng)新的策略，希望對信息化背景下，高校辦公室工作創(chuàng)新提供參考。

信息化背景 高校辦公室 創(chuàng)新

信息化背景下，為各行業(yè)領(lǐng)域帶來了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校辦公室也不例外，更要堅持科學(xué)發(fā)展觀，積極創(chuàng)新，從根本上提高自身信息化工作水平，充分發(fā)揮信息服務(wù)對高?？茖W(xué)發(fā)展的作用。

一、高校辦公室的職能作用

在高校發(fā)展中，辦公室具有非常重要的地位與作用，是學(xué)校的一個綜合性管理部門，主要負(fù)責(zé)管理、服務(wù)、監(jiān)督、溝通及協(xié)調(diào)等工作，其建設(shè)好快直接影響到學(xué)校的整體管理水平、對外形象及辦學(xué)能力等。目前，高校辦公室工作在實際運行中還存在一些問題與不足，例如因制度不完善，而無法充分發(fā)揮其職能作用、缺乏服務(wù)意識、執(zhí)行力差、領(lǐng)導(dǎo)缺乏先進(jìn)管理理念、部門工作效率低等，對辦公室的作用帶來了很大的影響。所以，在信息化背景下，高校辦公室要積極進(jìn)行創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)科室的職能作用，提高工作人員的綜合素質(zhì)，完善工作機(jī)制增強(qiáng)服務(wù)意識，從而有效提升自身管理水平、執(zhí)行力、工作效率與服務(wù)質(zhì)量，提高學(xué)生辦學(xué)水平，為學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在高校管理中，辦公室是核心，其對高校發(fā)展建設(shè)具有不可替代的作用與地位。

二、信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（一）信息化意識弱，人員綜合素質(zhì)不高

作為教學(xué)與科研的專門場所，高校的學(xué)術(shù)與科研實力非常強(qiáng)大，這就要求高校要引領(lǐng)信息化時代的發(fā)展，滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。但目前受現(xiàn)行行政會管理模式的影響，部分高校還沒有意識到辦公室信息化建設(shè)的重要性。此外，目前，高校辦公室工作人員年齡普遍偏大，傳統(tǒng)辦公模式影響大，響應(yīng)好找將之紙質(zhì)化信息錄入高校數(shù)據(jù)庫中，但仍無法滿足龐大的數(shù)據(jù)庫發(fā)展需求。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平低，信息化管理系統(tǒng)還需完善

高校信息化管理管理系統(tǒng)是以一定的軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，包含網(wǎng)絡(luò)寬帶、服務(wù)器運轉(zhuǎn)速率、整體網(wǎng)絡(luò)布局、專業(yè)管理人員素質(zhì)等。特別是在信息化時代，高校龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫離不開高效、專業(yè)及使用效率高的軟硬件設(shè)施的支持，但目前高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)還無法滿足龐大的數(shù)據(jù)收集與處理需求。

（三）信息共享水平低，信息化辦公制度還不夠完善

高校信息化辦公室建設(shè)的本意是，在搜集處理校園基礎(chǔ)數(shù)據(jù)前提下，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的共享，以期能夠更好的在高校決策層、管理者、服務(wù)人員及師生間形成良好的溝通，這是一項系統(tǒng)化的工程。但，在實際工作中，部分高校將信息化辦公系統(tǒng)高高供起。高校信息化辦公室建設(shè)中，由于建設(shè)資金不足，使得建設(shè)不能夠持續(xù)進(jìn)行，且新老設(shè)備同時存在，前后信息化系統(tǒng)建設(shè)連貫與兼容性不足，從而無法在校園內(nèi)形成統(tǒng)一的信息化處理平臺，有的高校內(nèi)部各管理部門甚至是“各自為政”，互不干涉。

三、信息化背景下，高校辦公室工作的創(chuàng)新途徑

（一）創(chuàng)新思維理念

信息化背景下，高校辦公室工作離不開工作人員的創(chuàng)新意識，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，積極接受新事物帶來的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，人員配置已符合新時期標(biāo)準(zhǔn)，80后成為高校辦公室工作的主要力量，但在工作上還難以挑起重任，重要事項還需老同志經(jīng)辦或協(xié)辦。由于相較之年輕人，老同志創(chuàng)新意識弱，因此新老配合是十分必要的。在辦公室日常工作中，新老同時要做好信息理念的培養(yǎng)與傳遞，做好信息收集與處理，確保信息互換的時效性，通過個體加工、整理原始信息，形成便于公立的有效信息，以此實現(xiàn)管理理念與方法的創(chuàng)新，從根本上提升工作效率。

（二）創(chuàng)新工作技能

信息化背景下，現(xiàn)代化辦公室管理工作不但需要工作人員要有勤奮、愛崗敬業(yè)與吃苦耐勞的精神，同時工作人員還要熟練掌握并運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各類辦公軟件、工具，且還要具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識與技巧。作為高校辦公室工作人員，要在保持職業(yè)道德的前提下，不斷加強(qiáng)自身理論技能的學(xué)習(xí)與更新，提高崗位專業(yè)技能水平，以滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，通過自我的不斷完善與監(jiān)督，為自身修養(yǎng)、素質(zhì)及水平的提高奠定基礎(chǔ)。

（三）對工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識

隨著辦公網(wǎng)絡(luò)、信息及智能化水平不斷提高，高校辦公室工作人員要不斷強(qiáng)化自身信息化意識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視人員的信息意識，將其作為工作效率提高的基礎(chǔ)，加強(qiáng)培養(yǎng)工作人員的洞察力，豐富其自然與社會科學(xué)知識，有效收集、歸納并處理日常接觸到的公文、請示及報告等信息量大的文件，合理取舍，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效信息支持。另外，辦公室人員還應(yīng)具備一定的文字水平與組織能力，確保學(xué)校公布的文件、政策及規(guī)則更具有權(quán)威與規(guī)范性。除此之外，高校辦公室人員的培訓(xùn)創(chuàng)新還應(yīng)包含心理素質(zhì)與協(xié)作精神。辦公室人員要時刻保持求新意識，在固定辦公環(huán)境中，不斷出其不意，簡化工作流程與程序，加快與完善高校辦公自動化建設(shè)不法，保持良好的心理素質(zhì)迎接每一天的工作。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化背景下，高校內(nèi)部各職能辦公室要根據(jù)自身特點，準(zhǔn)確把握方向，更好的迎接新形勢下的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。以此采取有效措施，從制度、設(shè)施及人員等方面入手，不斷提高自身管理模式與水平，推動學(xué)校教學(xué)、科研的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]張藝．大數(shù)據(jù)時代高校網(wǎng)絡(luò)信息化辦公室建設(shè)[J]．價值工程,2016(19)：103～105．

[2]胡旭宇．信息化背景下的高校辦公室工作創(chuàng)新探討[J]．科教文匯(上旬刊),2017(03)：123～124．

（作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)生物化學(xué)工程學(xué)院）