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        淺析醫(yī)院工會采購管理

        2017-11-29 09:53:41汪媛媛
        中國經(jīng)貿(mào) 2017年22期
        關(guān)鍵詞:采購管理改進(jìn)措施體系

        汪媛媛

        【摘 要】分析醫(yī)院工會采購管理工作的現(xiàn)狀和問題,包括物資采購與服務(wù)類采購,通過應(yīng)用“DOCTOR”采購體系思想科學(xué)合理的解決問題,供公立醫(yī)院工會采購管理借鑒。

        【關(guān)鍵詞】醫(yī)院工會;采購管理;改進(jìn)措施;“DOCTOR”體系

        分析醫(yī)院工會的職責(zé),是依據(jù)《工會法》《中國工會章程》等,在醫(yī)院黨委和上級工會的領(lǐng)導(dǎo)下,發(fā)揮出黨群聯(lián)系的紐帶作用,組織醫(yī)院職工發(fā)展建設(shè)醫(yī)院,增強(qiáng)科室和職工的凝聚力。一項(xiàng)調(diào)查顯示,醫(yī)院工會各類采購費(fèi)用支出中占醫(yī)院工會賬目總支出65%以上,醫(yī)院工會采購管理工作的好壞,直接影響著醫(yī)院成本控制。

        一、醫(yī)院工會采購管理工作的問題淺析

        1.采購渠道復(fù)雜

        每逢春節(jié)及大型節(jié)日,工會為職工發(fā)放福利,而往往采買準(zhǔn)備時(shí)間較短,多是通過工會工作人員及財(cái)務(wù)人員共同進(jìn)行市場走訪、比較、調(diào)研、詢價(jià),綜合考評后實(shí)施采購,其主觀影響因素較大。醫(yī)院工會采購按照采購方式的不同,可以分為公開招標(biāo)、競爭性談判、比選、詢價(jià)等幾種采購方式。而服務(wù)類采購項(xiàng)目,如大型演出類指導(dǎo)老師、導(dǎo)演等則屬于單一來源的方式采購。流通和庫存成本增高。

        2.產(chǎn)品質(zhì)量管控不嚴(yán)

        為滿足醫(yī)院年節(jié)假日的要求,每年均會開展物資采購活動,常見職工福利、慰問品等。近年來職工人數(shù)增加,日常生活必需品的米、面、油及職工生日福利蛋糕等等由于采購類型多、數(shù)量大,福利品的采買涉及多家供應(yīng)商,增加了管理難度。

        3.成本控制不力

        隨著市場競爭的加劇,物資價(jià)格處于不斷變化之中,受商家營銷手段、貨物質(zhì)量的影響,醫(yī)院工會物資采購價(jià)格高低差異較大,繼而影響采購管理工作的開展。加之以往工會采購的方法及策略性有待加強(qiáng),什么時(shí)候選取何種采購的方式,選擇好了事半功倍,選擇不好事倍功半。

        二、基于docToR體系思想解決醫(yī)院工會采購管理工作的問題

        1.符合整體部署

        (1)開展市場調(diào)研,掌握市場價(jià)格變動,建立物資采購賬本。(2)定期檢查采購工作流程,針對采購環(huán)節(jié)中存在的問題進(jìn)行糾正,避免采購盲目性,降低異常損耗,提高運(yùn)營效率。(3)實(shí)施工會采購項(xiàng)目統(tǒng)一管理,成立工會采購管理委員會,全面統(tǒng)籌。(4)對員工的慰問與福利要符合醫(yī)院精神,以團(tuán)結(jié)職工增強(qiáng)凝聚力,堅(jiān)持適度適中的原則。

        2.產(chǎn)品目標(biāo)管理

        對采購產(chǎn)品的質(zhì)量一定嚴(yán)加控制與管理。福利慰問品關(guān)系到員工的切身利益,綜合詢價(jià)管理措施的應(yīng)用,能解決物資價(jià)格虛高的問題,提高采購管理水平。質(zhì)量目標(biāo)管理分為事前、事中、事后三個(gè)方面去管理,其中事前選擇供應(yīng)商時(shí),注重對其資質(zhì)的審查,對營業(yè)執(zhí)照、納稅情況及涉及食品安全、衛(wèi)生安全的適宜進(jìn)行核查;事中管理包括,在采購過程中對其合同約束嚴(yán)把質(zhì)量關(guān);事后管理包括,落實(shí)驗(yàn)收抽查制度,如果出現(xiàn)供貨產(chǎn)品質(zhì)量問題,及時(shí)返廠處理。

        3.加強(qiáng)成本控制

        采購成本控制一般包括變更采購策略、調(diào)整采購規(guī)格型號、引入多家供應(yīng)商競爭等。通過詢價(jià)會、考察詢價(jià)市場、調(diào)研供應(yīng)商、網(wǎng)上詢價(jià)等形式,提高詢價(jià)工作質(zhì)量。詢價(jià)工作應(yīng)該遵循兩個(gè)原則:(1)誠實(shí)守信,保證過程公開、公正、公平。(2)質(zhì)量和價(jià)格相統(tǒng)一。對于價(jià)格虛高的產(chǎn)品,一律不得進(jìn)入;通過引入競爭、變更采購方式與策略等手段,嚴(yán)格控制價(jià)格。

        4.不斷學(xué)習(xí)研究

        要想把工會采購工作搞好,體現(xiàn)在兩個(gè)方面:工會會員滿意度高,采購產(chǎn)品成本合理;學(xué)習(xí)研究先進(jìn)采購管理思想,不斷把醫(yī)院工會的采購工作搞上去。

        5.保證合規(guī)合法

        現(xiàn)在醫(yī)院春節(jié)及大型節(jié)日福利、生日蛋糕通過正規(guī)招投標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)采購,涉及大額資金使用前要求召開工會委員會會議集體討論協(xié)商確定。無論醫(yī)院內(nèi)部什么類型、什么部門的采購工作,都要遵循合規(guī)合法,學(xué)習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī),院紀(jì)檢監(jiān)察部門全程監(jiān)督。除了要有完善的規(guī)章制度以外,采購期間還要加強(qiáng)監(jiān)督,健全各個(gè)工作制度,例如財(cái)務(wù)管理制度、物資供應(yīng)制度、會議記錄制度等。監(jiān)督機(jī)制的實(shí)施如下:提出規(guī)范化的工會采購流程,成立工會采購委員會,組員由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室代表、職工代表組成,對整個(gè)采購工作進(jìn)行監(jiān)督管理。每一項(xiàng)目都要配合院內(nèi)外的監(jiān)督檢查參考。

        6.及時(shí)記錄存檔

        作為醫(yī)院工會管理的一部分,每次工會采購工作的紀(jì)要筆錄,都要保存完整。一方面作好記錄與檔案整理,完善工會物資供應(yīng)商管理;另一方面參會人員簽到薄、會議記錄、會議紀(jì)要及時(shí)存檔,以備上級部門隨查。

        三、改善前后對比1.doctor組成要素

        (1)Deploy:部署、配置、調(diào)配。物資采購前應(yīng)該進(jìn)行可行性論證,包括使用科室論證、采購管理委員會論證、院長辦公會論證。(2)Object:目標(biāo)。要求采購科室明確自身定位和發(fā)展方向,實(shí)施目標(biāo)管理。(3)Cost:費(fèi)用、代價(jià)、成本。采購工作的基礎(chǔ)就是成本控制,要對采購工作進(jìn)行科學(xué)評估和集體詢價(jià),實(shí)現(xiàn)采購價(jià)格的有效控制。(4)To study:研究、學(xué)習(xí)、進(jìn)修。利用品管圈、PDCA等管理法,對采購管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新,提升采購效率和質(zhì)量。(5)Official:官方的、法定的、行政當(dāng)局批準(zhǔn)的。要求采購活動滿足國家法律規(guī)定,保證采購工作的透明性,實(shí)現(xiàn)集體決策目標(biāo)。(6)Record:記錄、錄音、檔案。和采購相關(guān)的所有工作,都應(yīng)該及時(shí)準(zhǔn)確記錄,并形成檔案保存起來,作為審計(jì)工作依據(jù)。

        2.應(yīng)用效果

        (1)在D環(huán)節(jié)上,醫(yī)院工會采購既滿足了醫(yī)院對員工的福利的宗旨,同時(shí)本著適度適中的原則。(2)在O環(huán)節(jié)上,實(shí)施目標(biāo)管理后,工會采購產(chǎn)品質(zhì)量得到明顯改善。(3)在C環(huán)節(jié)上,采購價(jià)格虛高現(xiàn)象得以控制,成本得到有效控制。(4)在T環(huán)節(jié)上,對國內(nèi)先進(jìn)醫(yī)院工會采購進(jìn)行考察學(xué)習(xí),不斷吸取成功經(jīng)驗(yàn),提高了解決問題的能力。(5)在O環(huán)節(jié)上,工會采購工作更加法制化、規(guī)范化。(6)在R環(huán)節(jié)上,通過雙人記錄和錄音,提高了記錄準(zhǔn)確性。

        四、探討

        綜上所述,醫(yī)院工會采購管理是醫(yī)院運(yùn)營管理的重要組成部分,關(guān)系到醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。針對當(dāng)前工會采購中存在的問題,應(yīng)該成立采購部門(工會采購委員會)、綜合詢價(jià)管理、細(xì)化采購措施、完善監(jiān)管制度。以DOCTOR采購體系運(yùn)用在醫(yī)院工會采購當(dāng)中,實(shí)踐證實(shí)具有較高的應(yīng)用價(jià)值。DOCTOR醫(yī)院采購管理體系是一套較為系統(tǒng)全面的現(xiàn)代化醫(yī)院采購管理理論,在制度、流程及管理思想等方面,均具有借鑒意義。

        參考文獻(xiàn):

        [1]陳凡.加強(qiáng)醫(yī)院采購管理工作的思考與實(shí)施[J].企業(yè)文化(中旬刊),2014,(3):166-166.

        [2]辛歌峽.淺談醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施[J].企業(yè)改革與管理,2015,(6):11-11,50.

        [3]譚娜.我國醫(yī)院當(dāng)前的采購管理現(xiàn)狀與問題研究[J].中國管理信息化,2016,19(1):133-134.

        [4]劉一存,王華,李增權(quán)等.“DOCTOR”醫(yī)院采購管理體系建立與創(chuàng)新[J].中國醫(yī)院,2016,20(9):70-72.

        [5]劉一存,李全.“DOCTOR”醫(yī)院采購管理體系實(shí)施效果研究[J].中國醫(yī)院,2017(7):76-78.endprint

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