金芳

摘 要：繼續(xù)教育學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，繼續(xù)教育學(xué)生檔案的規(guī)范化管理也是促進(jìn)高校繼續(xù)教育健康發(fā)展的保障。隨著高等教育的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，提升檔案管理水平，為檔案的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。本文對(duì)高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理進(jìn)行研究分析，并提出針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育；學(xué)生檔案管理；規(guī)范化

1 高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）學(xué)生檔案現(xiàn)狀描述

對(duì)當(dāng)前高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案進(jìn)行調(diào)查分析可知，在數(shù)字校園建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下，高校檔案管理工作取得了長足的進(jìn)步，繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作日趨規(guī)范，檔案利用效率也在不斷提升。僅從高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案的現(xiàn)狀來看，在日趨信息化的發(fā)展趨勢(shì)下展現(xiàn)出其一些特點(diǎn)。首先，高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理中，由于繼續(xù)教育學(xué)生的生源地較廣，流動(dòng)性較大，這使得學(xué)生檔案的管理難度加大，尤其是在信息化管理模式下，學(xué)生的流動(dòng)性給學(xué)生檔案管理提出了更大的挑戰(zhàn)。高校繼續(xù)教育的形式有多種，比如遠(yuǎn)程教育、函授教育等，而且不少學(xué)生并非選擇在高校本部就讀，這使得學(xué)生檔案管理工作更加困難，學(xué)生檔案具有較高的分散性特征。

（2）學(xué)生檔案規(guī)范化管理存在的問題

對(duì)高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案進(jìn)行的現(xiàn)狀調(diào)查與分析結(jié)果來看，檔案規(guī)范化管理存在較多的問題。

一是高校檔案管理中針對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理的體制不健全，缺乏足夠的重視，沒有常態(tài)化的管理規(guī)劃，這導(dǎo)致在檔案管理制度方面存在較大的漏洞；二是多數(shù)高校沒有專門針對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，多是與全日制學(xué)生檔案管理共用一套管理制度，這使得繼續(xù)教育學(xué)生檔案在管理中無法與其特征對(duì)應(yīng)起來，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案收集、整理與利用中規(guī)范化程度不夠；三是高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案的服務(wù)功能有待加強(qiáng)，多數(shù)繼續(xù)教育學(xué)生檔案被堆放在一起，只有在老師查找學(xué)生信息時(shí)，或者學(xué)生需要自己的檔案時(shí)，才會(huì)組織調(diào)取，而且還存在一定的過期不歸還現(xiàn)象，這導(dǎo)致高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范的利用服務(wù)制度；四是檔案高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案的信息化建設(shè)程度不高，無法滿足日益增長的檔案信息需求。

2 繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義

繼續(xù)教育學(xué)生檔案與全日制在校生檔案一樣，都是高校檔案的重要信息資源，做好高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案的規(guī)范化管理工作，對(duì)于豐富高校校史檔案資源具有積極的意義。一是高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案是高校校史檔案教育的生動(dòng)材料，在以后的高校教育中能夠起到很好的示范與榜樣作用，是高校建設(shè)種寶貴的精神財(cái)富與精神資源，具有熏陶、教育、激勵(lì)和感化作用；二是繼續(xù)教育學(xué)生檔案是擴(kuò)大學(xué)校社會(huì)影響的重要窗口，許多學(xué)生在畢業(yè)之后產(chǎn)生了重要的社會(huì)影響，這對(duì)高校自身形象建設(shè)具有積極的意義；三是繼續(xù)教育學(xué)生檔案是衡量高校辦學(xué)水平的重要尺度，最好繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理對(duì)進(jìn)一步拓寬承認(rèn)高等學(xué)歷教育課程設(shè)置具有積極的意義。

3 高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理對(duì)策

（1）增強(qiáng)規(guī)范化管理意識(shí)，建立規(guī)范的規(guī)章制度

從現(xiàn)狀描述和問題分析可知，當(dāng)前高校在繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理中缺乏足夠的重視程度，因此在今后的工作中，高校應(yīng)增強(qiáng)繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意識(shí)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理的規(guī)范化。高校應(yīng)結(jié)合自身情況，對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)提高要求，使檔案管理工作更加規(guī)范有序，工作流程能夠常規(guī)化。針對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生檔案的特點(diǎn)，建立成熟的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，尤其是針對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理方面，要制定針對(duì)性的規(guī)章制度。比如在對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，要明確歸檔的范圍與職責(zé)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行查閱時(shí)，要制定清晰的遞交程序等。

（2）確保學(xué)生信息真實(shí)完整，做好畢業(yè)生檔案追蹤工作

在不斷提升高校檔案管理意識(shí)的同時(shí)，高校檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作作風(fēng)，改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統(tǒng)觀念，應(yīng)提高檔案管理工作效率，重視繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作，主動(dòng)有學(xué)校教學(xué)部門開展緊密聯(lián)系，及時(shí)收集繼續(xù)教育學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的所有檔案資料，并做到認(rèn)真檢查核實(shí)，科學(xué)歸檔保存，確保檔案信息的真是可靠。在學(xué)生檔案資料的收集中，要注重收集有關(guān)學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、個(gè)人榮譽(yù)等反應(yīng)學(xué)生成長的信息資料，使學(xué)生檔案能夠真是的反應(yīng)學(xué)生的個(gè)性化成長。

此外，繼續(xù)教育學(xué)生畢業(yè)之后，高校檔案部門還應(yīng)與其保持密切的關(guān)聯(lián)，建立起有效的信息溝通渠道，保持對(duì)畢業(yè)生檔案的追蹤工作。要對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生畢業(yè)后的成長軌跡、工作軌跡、生活軌跡等信息進(jìn)行科學(xué)的收集與篩選，并及時(shí)將信息分類加工，使學(xué)生能夠感受到母校的人文關(guān)懷。

（3）加快檔案數(shù)字化管理進(jìn)程

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展與普及，人們獲取信息的途徑越來越多樣化，尤其是網(wǎng)絡(luò)途徑日漸成為人們獲取信息的重要途徑。在社會(huì)信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，高校應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育學(xué)生檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)。尤其是針對(duì)高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案分散性特點(diǎn)，提高檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效的解決繼續(xù)教育學(xué)生檔案分散的問題，進(jìn)而提升高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案收集、整理、編輯與利用的效率。

隨著學(xué)生檔案內(nèi)容的不斷增加，數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的諸多難題，比如紙質(zhì)檔案容易損壞，檔案丟失與出錯(cuò)不易察覺等問題。在實(shí)踐工作中，高校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)，建立高校自己的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并保存至云盤。

（4）加大繼續(xù)教育學(xué)生檔案的開發(fā)利用

檔案必須要加大利用服務(wù)開發(fā)力度才能夠凸顯其價(jià)值，只有通過開發(fā)利用才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，更好的為社會(huì)服務(wù)。因此在高校繼續(xù)教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理中，也應(yīng)加大對(duì)學(xué)生檔案的開發(fā)利用。比如在學(xué)校舉辦各種活動(dòng)時(shí)，可以充分利用豐富的檔案資源舉辦校友檔案展，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)宣傳功能，培育學(xué)生知校、愛校、榮校的情感，激發(fā)學(xué)生刻苦學(xué)習(xí)、奮發(fā)有為的精神。在繼續(xù)教育學(xué)生檔案開發(fā)利用中，要拓展服務(wù)范圍，擴(kuò)大服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)。

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