文/菏澤市食品藥品檢驗(yàn)檢測研究院 黃倩

淺談檔案管理員的素質(zhì)與檔案管理

文/菏澤市食品藥品檢驗(yàn)檢測研究院 黃倩

本文簡要分析檔案管理員的思想素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及文化素質(zhì)對檔案管理工作的影響，并進(jìn)一步探究政治品德與職業(yè)道德修養(yǎng)、文字編撰能力與寫作能力、基礎(chǔ)知識(shí)與管理流程、組織協(xié)調(diào)能力、現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作之間的內(nèi)在聯(lián)系。

檔案管理員；思想政治素質(zhì)；專業(yè)素質(zhì)；文化素質(zhì)

檔案服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平受到檔案管理員的多方面影響，其專業(yè)素質(zhì)、思想政治素質(zhì)與文化素質(zhì)，對其影響尤其深遠(yuǎn)。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作向高質(zhì)量、高度信息化的轉(zhuǎn)型成了必然趨勢，由此，檔案管理員的各方面素質(zhì)，也需要達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理員如何結(jié)合工作實(shí)際，全面提升自身素質(zhì)，需要進(jìn)一步探究。

一、檔案管理員的思想素質(zhì)與檔案管理

思想素質(zhì)是影響檔案管理員主動(dòng)積極性的核心影響因素，其中包含政治品德與職業(yè)道德修養(yǎng)兩個(gè)方面。其中，檔案管理員的政治品德，主要包含思想作風(fēng)、政治態(tài)度等，良好的政治品德，能夠確保檔案管理員的紀(jì)律觀念以及保密觀念，并能有效促使檔案管理員形成良好的保密習(xí)慣。在發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)的引進(jìn)，在一定程度上提升了檔案資料的安全性，其傳播便捷性也對檔案管理員的政治品德提出了新的考驗(yàn)。而檔案管理員的職業(yè)道德修養(yǎng)，則是指其職業(yè)行為的規(guī)范性，再加上檔案管理員本身的道德觀念以及品質(zhì)情操，從意識(shí)與情感上，規(guī)范檔案管理員的工作態(tài)度與工作方向。由此可以看出，檔案管理員的思想素質(zhì)對檔案管理具有正向引導(dǎo)的作用，著重培養(yǎng)檔案管理員的政治品德與職業(yè)道德修養(yǎng)，全面提升檔案政治、檔案技術(shù)以及檔案內(nèi)容的安全性，杜絕由檔案管理員工作疏忽導(dǎo)致的檔案泄密事故。

二、檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)與檔案管理

（一）熟悉基礎(chǔ)知識(shí)與管理流程。檔案管理工作本身具有一定程度的綜合性，工作內(nèi)容包括科學(xué)的檔案管理、系統(tǒng)的檔案服務(wù)，要全面確保管理檔案的完整性與系統(tǒng)性。因此，檔案管理員應(yīng)明確《檔案法》中的相關(guān)法規(guī)條款，并嚴(yán)格按照法律規(guī)范展開相關(guān)檔案管理工作。為確保檔案管理員全面掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，或聘請檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員來擔(dān)任檔案管理員，制定明確的規(guī)范，要求檔案管理員掌握相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)，如文秘知識(shí)、歷史知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、目錄學(xué)知識(shí)等，還可根據(jù)檔案的具體內(nèi)容，適當(dāng)增加知識(shí)儲(chǔ)備要求。檔案管理工作的細(xì)致性與復(fù)雜性，需要檔案管理員對管理流程熟悉掌握，才能有序進(jìn)行檔案管理工作，針對檔案借用、檔案歸還的相關(guān)操作流程，以及新時(shí)期檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行必要技能培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）具備組織協(xié)調(diào)能力。檔案管理工作的順利、完整進(jìn)行，需要各部門的協(xié)調(diào)運(yùn)作，因此檔案管理員需要具備一定的組織協(xié)調(diào)能力，實(shí)現(xiàn)與各部門相關(guān)人員的交接與聯(lián)系工作，做好各部分檔案的收集、整理、歸檔工作，方便其他人員的查閱與借用。檔案管理員若想有效提升自身的組織協(xié)調(diào)能力，首先應(yīng)注重宣傳檔案制度與管理規(guī)定，主動(dòng)與檔案使用者交流，了解其需求與查閱動(dòng)機(jī)，進(jìn)一步完善檔案管理工作內(nèi)容。

（三）掌握相關(guān)現(xiàn)代信息技術(shù)。檔案管理工作的信息化，需要檔案管理員對現(xiàn)代信息技術(shù)達(dá)到一定的熟練程度。熟練掌握多媒體技術(shù)以及相關(guān)管理軟件的操作，進(jìn)而輔助進(jìn)行檔案電子化工作，結(jié)合規(guī)范性的電子檔案管理，提升管理效率與工作質(zhì)量。充實(shí)檔案管理員的培訓(xùn)內(nèi)容，使其具備利用管理軟件將片段檔案信息重新組合的能力，還能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案共享操作，幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化轉(zhuǎn)變。

三、檔案管理員的文化素質(zhì)與檔案管理

檔案管理員的文化素質(zhì)要求，是需要檔案管理員具備一定的文化知識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握，幫助提升檔案管理工作水平。文化素質(zhì)中包含的文字編撰能力與寫作能力，對檔案管理工作的順利進(jìn)行具有重要作用。檔案管理過程中的質(zhì)量分析、整理以及歸檔等工作環(huán)節(jié)，涉及眾多的文字材料，整理工作中需要大量的目錄編制、大事記編寫、年鑒整理等，其文化水平?jīng)Q定了相關(guān)整理工作的水平。此外，檔案管理的信息化，還涉及眾多的檔案錄入工作，若要確保檔案錄入的準(zhǔn)確性與完整性，其文化知識(shí)水平必須要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能使檔案信息化達(dá)到相應(yīng)的質(zhì)量要求。通過分析，我們能夠明確，檔案管理員的文化素質(zhì)，主要體現(xiàn)在文字材料組織、概括以及文字表達(dá)與寫作能力等多個(gè)方面，檔案管理員良好的文化素質(zhì)，能夠全面保障檔案資糧的完整性、效用性與安全性。

檔案管理員素質(zhì)與檔案管理之間有著重要關(guān)系，思想素質(zhì)是工作質(zhì)量的保證，專業(yè)素質(zhì)是工作水平的關(guān)鍵，而文化素質(zhì)是工作開展的前提。思想素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、文化素質(zhì)共同組成了檔案管理員的個(gè)人素質(zhì)，對檔案管理工作的順利進(jìn)行具有直接或間接的影響作用，只有檔案管理員的素質(zhì)達(dá)到了發(fā)展要求，才能進(jìn)一步提升檔案管理事業(yè)的發(fā)展與前行。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理員的綜合素質(zhì)提升，對檔案管理工作的順利開展與改革具有重要的作用。通過科學(xué)、系統(tǒng)的分析發(fā)現(xiàn)，檔案管理員素質(zhì)與檔案管理之間相輔相成，檔案管理員的素質(zhì)提升，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際存在價(jià)值；而檔案管理工作質(zhì)量的提升，也是檔案管理員工作效用性的主要體現(xiàn)。因此，重視檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)，對檔案管理工作的發(fā)展有促進(jìn)作用。

[1]李燕.芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].科技風(fēng),2017(05):283-284.

[2]李曉敏.淺談檔案管理信息化背景下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(01):37.