高 磊

關(guān)于提高房產(chǎn)檔案管理水平的思考

高 磊

房產(chǎn)檔案是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理的重要依據(jù)，是整個房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。近年來，隨著房地產(chǎn)市場的發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作發(fā)揮了重要的作用，為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、抵押繼承、產(chǎn)權(quán)演變、物業(yè)管理、房屋征收拆遷、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各方面工作，提供了科學(xué)、便捷、法律的服務(wù)。但是，也存在著檔案管理意識不強、人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代管理手段滯后等亟待解決的問題，影響著房產(chǎn)檔案管理服務(wù)的進一步發(fā)揮。因此，必須認(rèn)真研究和破解這些難題，提升房產(chǎn)檔案管理的水平。

房產(chǎn) 檔案 管理

一、加快建立房產(chǎn)電子檔案步伐，提高房產(chǎn)檔案利用率

房產(chǎn)檔案的根本目的就是在于利用。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案更新速度較快，因此，在房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制、保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步異動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。通過建立房產(chǎn)電子檔案，可以有效地提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率，一方面檔案人員通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享。在提高房產(chǎn)檔案利用率的同時，可以實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的網(wǎng)上收集以及房產(chǎn)信息的動態(tài)管理，從而有效地保證了房產(chǎn)檔案的歸檔率與完整率；另一方面，房產(chǎn)電子檔案的建立可以極大地提高房產(chǎn)檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。同時，隨著房產(chǎn)交易的日趨頻繁，檔案利用人次的不斷增多，陳舊的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)在房產(chǎn)檔案管理的要求，房產(chǎn)檔案要想獲得更快發(fā)展，就必須樹立超前的服務(wù)意識，主動服務(wù)百姓，讓檔案貼近百姓。因此，使用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立房產(chǎn)電子檔案勢在必行，將館藏的權(quán)屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉(zhuǎn)化為產(chǎn)權(quán)電子檔案信息，把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍交易合為一體，使產(chǎn)權(quán)登記發(fā)證、產(chǎn)權(quán)交易、房產(chǎn)抵押、驗證等工作逐漸由手工作業(yè)過渡到了網(wǎng)絡(luò)微機作業(yè)，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的全文數(shù)字化，迅速準(zhǔn)確的提供房產(chǎn)權(quán)屬人、房屋結(jié)構(gòu)、面積、抵押、產(chǎn)權(quán)處理等檔案信息查詢服務(wù)。

二、強化檔案管理意識，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料，是從事房產(chǎn)管理活動真實的歷史記錄，是房產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)的憑證。但是，在現(xiàn)實管理中，尤其是在基層單位，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，檔案意識薄弱。這是目前影響房產(chǎn)檔案管理進一步提升管理水平的最大問題。一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識比較薄弱，對房產(chǎn)檔案管理的重要性、內(nèi)涵、機制等認(rèn)識不足，未能從人力、物力、財力上給予足夠的投入，致使許多檔案資料只是處于長期堆放的狀態(tài)。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的科學(xué)方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。因此，為使房產(chǎn)檔案管理進一步規(guī)范化、科學(xué)化，必須強化檔案管理意識，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是要充分認(rèn)識房產(chǎn)檔案管理的重要性。房產(chǎn)檔案工作是一項意義重大、平凡樸實、艱苦清貧、復(fù)雜細(xì)致、服務(wù)性很強的工作，是一項功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。檔案管理及工作人員要始終保持良好的心態(tài)，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的思想和良好的工作態(tài)度，發(fā)揚不辭辛苦、腳踏實地、精益求精的敬業(yè)精神，滿腔熱情地為社會服務(wù)；二是要建立房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實加強對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。要按照“上下聯(lián)動、整體推進”的總體部署，建立專門檔案館，配備專職檔案管理員，對各部門、各科室提出明確的要求，各業(yè)務(wù)科室有分管檔案工作負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作，形成人人重視、齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；三是要制定一系列房產(chǎn)檔案管理制度和措施。要將檔案管理工作納入房管工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，納入年終目標(biāo)考核。同時，結(jié)合實際制定房產(chǎn)檔案管理實施細(xì)則和管理考核辦法，不定期組織考核，嚴(yán)格獎懲制度。檔案館每年初要制定專門的檔案工作計劃，年末進行專門的檔案工作總結(jié)，及時向上級檔案部門報告，保證檔案的完整歸檔、安全管理和有效利用，促進檔案管理水平的提高。

三、加強檔案隊伍建設(shè)，提升全員綜合素質(zhì)

房產(chǎn)檔案越來越重要已經(jīng)成為共識，但房產(chǎn)檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，一些單位將檔案室作為養(yǎng)老院對待，工作人員盡是些老弱病殘，嚴(yán)重制約了房產(chǎn)檔案管理水平的提高。因此，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和檔案管理的法律法規(guī)，主動、及時地提升自己的政治理論水平、相關(guān)科學(xué)文化水平和檔案管理水平，更好地適應(yīng)工作的需要。要掌握豐富的房產(chǎn)檔案專業(yè)知識，減少工作的隨意性和盲目性。房產(chǎn)檔案工作專業(yè)性很強，檔案管理人員必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，掌握檔案學(xué)的基本原理和檔案文獻編纂學(xué)等檔案理論基礎(chǔ)知識、檔案管理的各種實際操作方法，用豐富的檔案專業(yè)知識去指導(dǎo)和推動工作，解決實際工作中出現(xiàn)的問題，從而減少工作的隨意性和盲目性要掌握運用計算機的知識，增強檔案管理自動化運作的能力。現(xiàn)代檔案管理人員要熟練掌握檔案管理自動化辦公設(shè)備與檔案管理軟件的操作，充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。檔案主管部門要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使檔案工作人員及時掌握有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范，并運用到自己的工作中去，使房產(chǎn)檔案在解決房屋拆遷引發(fā)的產(chǎn)權(quán)糾紛、補償糾紛，保護業(yè)主的合法權(quán)益方面發(fā)揮重要的法律憑證作用。

山東省高密市房地產(chǎn)交易中心）