趙善靈

摘 要：隨著Office辦公軟件的普及應(yīng)用，日常辦公經(jīng)常使用表格處理軟件Excel進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理，如排序、分類匯總、篩選等。在日常教學(xué)中，如何讓學(xué)生靈活綜合應(yīng)用Excel功能進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和匯總？本文以教師期末量化評(píng)分表為例，說(shuō)明Excel2007功能在教學(xué)中的綜合應(yīng)用技巧。

關(guān)鍵詞：排序 分類匯總 函數(shù)公式

在日常軟件應(yīng)用教學(xué)中，我們經(jīng)常針對(duì)軟件的某個(gè)單一功能或知識(shí)點(diǎn)跟學(xué)生進(jìn)行詳細(xì)的講解，并結(jié)合教學(xué)案例加強(qiáng)理解和掌握，學(xué)生對(duì)每個(gè)功能和知識(shí)點(diǎn)都很精通，但是真正到工作崗位使用起來(lái)，就感到相當(dāng)困惑，這是日常教學(xué)中忽視知識(shí)點(diǎn)的綜合應(yīng)用與實(shí)踐的結(jié)果。如何把每個(gè)功能或知識(shí)點(diǎn)以“點(diǎn)、線、面”的方式有效地連接起來(lái)？這就需要學(xué)生從整體概念上來(lái)理解軟件功能的關(guān)聯(lián)和使用。

下面通過(guò)制作學(xué)生對(duì)教師任課的評(píng)教打分表，來(lái)闡述Excel2007軟件功能在數(shù)據(jù)處理的綜合應(yīng)用與實(shí)踐。學(xué)生的評(píng)教評(píng)分表由序號(hào)、任課教師、任教班級(jí)、任教科目、所在（系）部和得分內(nèi)容組成。有一位教師在一個(gè)學(xué)期中擔(dān)任多門課程教學(xué)任務(wù)，從而出現(xiàn)了學(xué)生對(duì)教師的科目期末評(píng)教數(shù)據(jù) “一對(duì)多”的現(xiàn)象，原始數(shù)據(jù)見(jiàn)表1。

一、 數(shù)據(jù)排序

教學(xué)任務(wù)驅(qū)動(dòng)是根據(jù)上面教師評(píng)教所得分，匯總其平均分，并對(duì)結(jié)果數(shù)據(jù)按部門從高到低進(jìn)行降序排序。下面講的就是如何使用Excel2007軟件功能有序地展開(kāi)數(shù)據(jù)處理。首先利用Excel排序功能對(duì)原始紊亂的數(shù)據(jù)進(jìn)行有序的排序。具體操作如下：在Excel2007中選擇待處理單元格區(qū)域（含標(biāo)題），在軟件界面里選擇選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)】-【排序】功能，打鉤【數(shù)據(jù)包含標(biāo)題】選項(xiàng)，在列中的【主要關(guān)鍵字】選擇在所（系）部，點(diǎn)擊【添加條件】按鈕，在列中的【次要關(guān)鍵字】選擇任課教師，再添加條件，在列中的【次要關(guān)鍵字】選擇得分；【排序依據(jù)】為數(shù)值，【次序】為降序，執(zhí)行【確定】，把原始數(shù)據(jù)的紊亂狀態(tài)按所在（系）部、任課教師和得分三個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行降序方式排序。

二、 數(shù)據(jù)分類匯總

教師期末評(píng)分結(jié)果是根據(jù)教師本學(xué)期所擔(dān)任的教學(xué)課程，學(xué)生對(duì)其總評(píng)分后，計(jì)算各門課程評(píng)分的平均分。

根據(jù)前面已經(jīng)排序好的數(shù)據(jù)，利用Excel2007的分類匯總可以計(jì)算評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)的平均分匯總。具體操作如下：選擇待處理單元格區(qū)域（含標(biāo)題），在軟件界面里選擇選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)】-【分類匯總】功能，在【分類字段】中選擇任課教師，【匯總方式】中選擇平均值，【選定匯總項(xiàng)】中選擇得分，打鉤【替換當(dāng)前分類匯總選項(xiàng)】選項(xiàng)，打鉤【匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方】，不打鉤【每組數(shù)據(jù)分頁(yè)】，執(zhí)行【確定】，分類匯總的平均分結(jié)果見(jiàn)表2。

三、 數(shù)據(jù)處理

平均分是通過(guò)分類匯總功能得到的，其單元格數(shù)值是由函數(shù)公式=SUBTOTAL（1，F(xiàn)2：F3）獲得的數(shù)值，為了保證下面環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)處理，函數(shù)公式數(shù)據(jù)要固定顯示，不能發(fā)生變化，首先要把單元格的公式數(shù)值化，讓函數(shù)公式變成真正的數(shù)字顯示。具體操作如下：選擇【得分】標(biāo)題列下方所有單元格數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊【復(fù)制】按鈕，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊【選擇性粘貼】按鈕，出現(xiàn)【選擇性粘貼】窗口，把【粘貼】區(qū)中缺省【全部】改為【數(shù)值】，執(zhí)行【確定】，這樣操作后，單元格中隱含的函數(shù)公式就變成了真正的數(shù)值。

四、 數(shù)據(jù)篩選

根據(jù)分類匯總好的教師平均分結(jié)果，利用Excel2007的篩選功能，對(duì)平均值數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，目的是留下只含有“平均分”的所有記錄，具體操作如下：在軟件界面里選擇選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)】-【篩選】功能，單元格區(qū)域中每個(gè)標(biāo)題欄右下角出現(xiàn)下拉按鈕，點(diǎn)擊【任課老師】下拉按鈕，出現(xiàn)新的對(duì)話框，在【文字篩選】中點(diǎn)擊【自定義篩選】，出現(xiàn)【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框，選擇【等于】選項(xiàng)，內(nèi)容輸入【*平均值】（其中星號(hào)*可以代表任意多個(gè)字符），點(diǎn)擊【確定】，這樣所有原始的數(shù)據(jù)就能隱藏起來(lái)，只留下“平均分”的行記錄。

五、 函數(shù)公式

根據(jù)前面篩選結(jié)果，所在（系）部一列沒(méi)有數(shù)據(jù)，任課教師的【所在（系）部】一列數(shù)值是空的，下面環(huán)節(jié)處理數(shù)據(jù)又要保留對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)，為了讓這一列數(shù)據(jù)繼續(xù)保留原教師所在系部的名稱，現(xiàn)在使用提供函數(shù)公式方法來(lái)處理，在【所在（系）部】標(biāo)題列中的第一個(gè)單元格輸入公式，方法有兩種：

第一，簡(jiǎn)單處理的方法是在單元格輸入等于同列上一行的單元格地址，【所在（系）部】所在列是E，輸入=E3即可。

第二，靈活變化的方法是輸入函數(shù)公式：=INDIRECT（ADDRESS（ROW（）-1，COLUMN（））），其中函數(shù)INDIRECT（）求單元格地址的值，函數(shù)ADDRESS（）根據(jù)行數(shù)和列字母獲得單元格地址，ROW（）獲得當(dāng)前單元格行號(hào)，ROW（）-1為上一行的行號(hào)，COLUMN（）獲得當(dāng)前單元格的列字母。

單元格輸入完公式或函數(shù)后，在當(dāng)前單元格的那一列向下填充數(shù)據(jù)所有記錄行，這樣【所在（系）部】列單元格就能顯示出教師原先所對(duì)應(yīng)的系部名稱。

六、 數(shù)據(jù)替換

在任課教師一欄中，把教師名字后面的【平均值】字符去掉，保留教師的原始姓名。利用Excel2007的【替換】功能，對(duì)任課教師數(shù)據(jù)一列進(jìn)行替換。具體操作如下：選擇選項(xiàng)卡【開(kāi)始】-【替換】功能，出現(xiàn)【查找和替換】功能界面，切換【替換】選項(xiàng)卡，在【查找內(nèi)容（N）】輸入“平均值”，【替換為（I）】?jī)?nèi)容為空，點(diǎn)擊【替換】按鈕，執(zhí)行后，原來(lái)任課教師一欄中就只剩下教師的名字。

七、 數(shù)據(jù)輸出

通過(guò)前面的數(shù)據(jù)處理，可以得到任課教師所在部門的期末評(píng)教得分平均值列表。根據(jù)列表數(shù)據(jù)，可以對(duì)教師期末評(píng)教得分和所在部門按照主次進(jìn)行降序排序，具體操作參照前文，最后得出數(shù)據(jù)輸出結(jié)果。

以上是利用Excel2007的排序、分類匯總、篩選、函數(shù)公式、替換等功能的綜合應(yīng)用，從而獲得教師評(píng)教得分平均值從高到低的排序結(jié)果。通過(guò)這個(gè)案例，讓學(xué)生全面理解和掌握Excel2007的數(shù)據(jù)處理功能，鍛煉學(xué)生能以“點(diǎn)、線、面”方式關(guān)聯(lián)、綜合靈活使用軟件功能，從而達(dá)到教學(xué)目的與效果。

（作者單位：海南省技師學(xué)院）endprint