摘 要 信息時(shí)代下，檔案管理工作既有機(jī)遇，也面臨挑戰(zhàn)，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理水平具有非常重要的推動(dòng)作用。本文對(duì)信息化背景下如何加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的若干問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)解決策略。

關(guān)鍵詞 信息化背景 事業(yè)單位 財(cái)務(wù)檔案管理 檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代化的檔案管理手段具有以下三個(gè)特點(diǎn)：第一，高效性。高效的檔案信息管理方式可以極大限度地簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)便且易于控制。第二，實(shí)用性。隨著企業(yè)和單位對(duì)實(shí)用性信息資源的需求量越來(lái)越大，實(shí)用性檔案資源的管理已經(jīng)成為檔案工作信息化建設(shè)工程的重要組成部分。第三，真實(shí)性。只有真實(shí)可信的信息，才能在企業(yè)和單位運(yùn)行過(guò)程中發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實(shí)性。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)之路正朝著更高效、更實(shí)用和更真實(shí)的方向不斷發(fā)展，因此對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的探討是本文的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、制約事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的若干問(wèn)題

第一，缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米炊”，信息時(shí)代下，檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的開展。如今，我國(guó)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作相較于國(guó)外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)程度不高。

第二，缺乏對(duì)檔案的系統(tǒng)管理。檔案的數(shù)量往往直接影響檔案管理工作的水平，若檔案過(guò)少，則無(wú)法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，若檔案過(guò)多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國(guó)事業(yè)單位較多，所以其財(cái)務(wù)檔案數(shù)量相對(duì)豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往殘缺不全，或是雜亂無(wú)章，無(wú)法滿足信息時(shí)代企業(yè)對(duì)工程信息的精細(xì)化要求，也極大地阻礙了事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

第三，檔案管理隊(duì)伍人員不足，水平不高。事業(yè)單位由于檔案管理資金有限，檔案管理等級(jí)較低等原因，對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作并不太重視，這直接導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍人員不足、水平不高。由于檔案管理隊(duì)伍人員不足、水平不高，目前我國(guó)部分事業(yè)單位存在管理隊(duì)伍職責(zé)不明、兼職管理人員較多、管理結(jié)果無(wú)明顯反饋渠道等情況，這些都極大地阻礙了我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

第四，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作沒(méi)有明確的方向，對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不深。由于我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展程度并不高，相關(guān)的建設(shè)理論和建設(shè)技術(shù)還有待完善，所以目前我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作沒(méi)有明確的方向。各檔案管理人員的管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)不同，對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不盡相同。

第五，現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)意識(shí)薄弱。現(xiàn)代化事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)逐漸以信息服務(wù)為工作方向的過(guò)程，即越來(lái)越強(qiáng)調(diào)檔案信息對(duì)實(shí)際工作的幫助，更加強(qiáng)調(diào)以人為本的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)策略。但是，我國(guó)現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)還比較薄弱，對(duì)檔案信息的采集、整理、歸類、校對(duì)、二次開發(fā)等工作還停留在傳統(tǒng)的“為管理而管理”的思想層面，許多檔案信息冗余復(fù)雜但是并沒(méi)有多大的實(shí)際利用價(jià)值。

第六，檔案信息化管理工作的變革仍受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)之路只有以現(xiàn)代化信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷創(chuàng)新，才能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，追求檔案管理的高品質(zhì)、高效率。但是目前，我國(guó)檔案信息化管理工作變革過(guò)程中仍然會(huì)受到傳統(tǒng)檔案管理思想的限制，在“精神傳承，方法創(chuàng)新”的新時(shí)代，保留原有的管理方法是制約事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要因素。

二、解決事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的相關(guān)建議

第一，利用信息化手段豐富檔案資料。首先，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識(shí)資源，深入挖掘現(xiàn)有知識(shí)資源背后的價(jià)值。其次，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積地搜索和采集有用的知識(shí)信息，并與現(xiàn)有的知識(shí)資源相融合，豐富和擴(kuò)充檔案信息。

第二，對(duì)檔案分門別類，加強(qiáng)檔案規(guī)范化和有序性管理。利用信息化手段，做好檔案的整理工作，及時(shí)剔除不完整的檔案信息。檔案管理的規(guī)范化和有序性是提高檔案管理工作效率的重要前提，也是充分挖掘知識(shí)信息背后價(jià)值的有力保障。

第三，保證及時(shí)更新檔案歸檔信息。檔案歸檔信息應(yīng)包括檔案編號(hào)、分屬類目、檔案保密等級(jí)等多種屬性。實(shí)際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動(dòng)最頻繁的，因此信息時(shí)代下，檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時(shí)更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

第四，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：一是檔案管理水平，包括熟知檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。二是信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語(yǔ)句精確查找檔案信息等。三是相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平，包括可以解決一些低級(jí)的硬件問(wèn)題，做到定時(shí)定量的養(yǎng)護(hù)硬件設(shè)備等。

第五，增強(qiáng)檔案管理人員的信息服務(wù)意識(shí)。培養(yǎng)檔案管理員的信息服務(wù)意識(shí)，是提高檔案管理工作水平的重要策略。因此，檔案管理部門應(yīng)積極地組織各種信息服務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的信息服務(wù)水平，在科學(xué)、高效的檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標(biāo)。

第六，增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)。信息安全工作往往是檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時(shí)效性、共享性等諸多特點(diǎn)，還因?yàn)楦哔|(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)個(gè)人信息的保密工作也越來(lái)越重視。檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)涉及大量的員工信息和組織信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟(jì)損失將不可估量，引發(fā)的社會(huì)矛盾也將難以調(diào)和。因此，增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)，是提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。

三、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下，檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機(jī)遇的區(qū)別在于對(duì)信息的利用和管理是否合理。相信只要檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)為主要方向，就一定可以在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代中大跨步地向前發(fā)展。上述內(nèi)容所提到的各項(xiàng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題和相關(guān)解決策略只是筆者的淺見(jiàn)，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)作為信息時(shí)代下推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要工程，需要每一位檔案管理者不斷探究。

（作者單位為咸豐縣社會(huì)保險(xiǎn)管理局）

[作者簡(jiǎn)介：彭曉紅（1969—），女，湖北建始人，本科，中教一級(jí)，研究方向：財(cái)務(wù)檔案管理。]

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