辛強(qiáng)

摘 要 本文論述了電子檔案相對(duì)于紙制檔案，在檔案管理、信息資源利用等方面的優(yōu)勢(shì)，并結(jié)合具體的業(yè)務(wù)實(shí)例闡釋了信息化手段在體檢檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 體檢

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多政府或者公共部門(mén)均建立了電子政務(wù)系統(tǒng)，并為公民們提供了在線服務(wù)，這對(duì)數(shù)據(jù)處理的效率以及信息獲取的便捷性提出了更高的要求。作為紙質(zhì)檔案最大的使用群體，他們不得不對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行革新，這也是電子檔案日漸成為主流管理模式的一大原因。在醫(yī)療領(lǐng)域，電子病歷也已經(jīng)成為個(gè)人健康檔案主要的儲(chǔ)存和應(yīng)用形式，并且隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，電子檔案將在檔案管理模式中扮演越來(lái)越重要的角色。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）提高了檔案管理工作的效率

紙質(zhì)檔案全部依靠人工手寫(xiě)記錄信息，與電子錄入相比速度較慢，且由于每個(gè)人的書(shū)寫(xiě)質(zhì)量不同，會(huì)出現(xiàn)字跡難以辨認(rèn)的情況。此外，紙質(zhì)檔案的保存工作量巨大，需要對(duì)不斷增多的檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、組卷和裝訂，同時(shí)還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮、防霉和防蛀處理。有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案會(huì)出現(xiàn)紙張破損或者字跡辨認(rèn)不清的情況，需要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的整理備份，這種謄抄工作對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)也是一項(xiàng)巨大的工程。另外，還存在存儲(chǔ)占用空間大、消耗紙張多的問(wèn)題。在工作過(guò)程中，若外來(lái)人員想查閱紙質(zhì)檔案，需要親自前往檔案室并取得相關(guān)部門(mén)的授權(quán)，流程煩瑣，且容易在查閱過(guò)程中造成檔案原件的損壞和丟失。

隨著計(jì)算機(jī)的普及，大多數(shù)人已經(jīng)可以熟練地操作計(jì)算機(jī)，通過(guò)電子錄入可以大大提高信息記錄的效率，且電子文字格式統(tǒng)一，不存在信息辨識(shí)的問(wèn)題。目前一間機(jī)房的面積僅相當(dāng)于一間普通的檔案室，卻可以存儲(chǔ)成千上萬(wàn)人的數(shù)據(jù)，而且計(jì)算機(jī)可以根據(jù)設(shè)定的備份策略定期自動(dòng)備份，保證了體檢數(shù)據(jù)的完整性、安全性和連續(xù)性，完善了檔案體系的建設(shè)。另外，電子檔案系統(tǒng)可以在后臺(tái)為不同級(jí)別的用戶分配不同的權(quán)限，省去了煩瑣的審批手續(xù)，人們可以不受時(shí)間和地域的限制，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問(wèn)自己想查閱的檔案信息。

（二）提高了檔案信息的質(zhì)量和利用率

紙質(zhì)檔案在書(shū)寫(xiě)過(guò)程中容易出現(xiàn)筆誤或者信息需要更新的情況，此時(shí)要么重新填寫(xiě)檔案，要么在原檔案上直接修改，既耗費(fèi)大量時(shí)間，也影響了檔案卷面的整潔。此外，利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需要反復(fù)翻閱檔案原件，易造成磨損，且統(tǒng)計(jì)工作全部需要人工完成，工作量大、效率低下；統(tǒng)計(jì)工作僅能在小范圍內(nèi)進(jìn)行，很難做到大量數(shù)據(jù)的集中整理和區(qū)域性的數(shù)據(jù)整合。

而目前電子檔案的管理系統(tǒng)中多集成了拼寫(xiě)和語(yǔ)法的自動(dòng)校驗(yàn)，以及對(duì)于數(shù)值型數(shù)據(jù)缺項(xiàng)漏項(xiàng)的自動(dòng)報(bào)警提示，有利于數(shù)據(jù)錄入人員和檔案管理員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和糾錯(cuò)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際需要，設(shè)置數(shù)據(jù)更新時(shí)自動(dòng)備份原文件或者在后臺(tái)保留修改痕跡，這樣最新版檔案上雖然卷面整潔，但在必要時(shí)仍然可以調(diào)閱以往的檔案版本。此外，電子檔案可以做到集中存儲(chǔ)、信息共享，可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的整合和統(tǒng)計(jì)分析，形成區(qū)域性統(tǒng)計(jì)報(bào)告，還可以根據(jù)用戶的不同需求自定義統(tǒng)計(jì)條目，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化統(tǒng)計(jì)分析。

二、體檢檔案的信息化管理

（一）中小學(xué)生健康體檢檔案管理

為更好地開(kāi)展中小學(xué)生體檢信息采集、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和反饋的工作，我們建立了學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)了中小學(xué)生健康體檢信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化管理。應(yīng)用電子健康檔案后，紙質(zhì)體檢表均是按照電子檔案錄入要求設(shè)計(jì)的，對(duì)常見(jiàn)的疾病和陽(yáng)性體征以數(shù)字代碼替代，體檢醫(yī)生在查體過(guò)程中只需要記錄相應(yīng)的代碼，避免了手寫(xiě)記錄且易于辨識(shí)。體檢結(jié)束后由專(zhuān)人以統(tǒng)一的格式錄入體檢結(jié)果，并上傳至全省的學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)。有條件的地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了體檢醫(yī)生在移動(dòng)終端實(shí)時(shí)錄入體檢結(jié)果和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)上傳，無(wú)須再集中錄入結(jié)果，節(jié)省了人力和時(shí)間。全省的學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)采取防病毒、防攻擊、防篡改、防癱瘓、防泄密措施，充分保證了體檢數(shù)據(jù)的安全。

體檢結(jié)果上傳至學(xué)生健康體檢信息管理系統(tǒng)后，由于系統(tǒng)對(duì)數(shù)值型的體檢數(shù)據(jù)定義了合理的賦值范圍，超出該范圍自動(dòng)報(bào)警提示，如果因漏檢造成空項(xiàng)則會(huì)標(biāo)紅提示，上級(jí)管理部門(mén)也可以通過(guò)查詢功能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。系統(tǒng)還可以自動(dòng)讀取電子健康檔案中各項(xiàng)體檢指標(biāo)和結(jié)果，可以一鍵完成學(xué)校的統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表打印，并且可以自由組合統(tǒng)計(jì)變量，滿足不同的統(tǒng)計(jì)需求。此外，系統(tǒng)還可以根據(jù)電子健康檔案中不同的體檢結(jié)果，自動(dòng)從后臺(tái)的模板中提取信息，形成有針對(duì)性的健康指導(dǎo)意見(jiàn)。通過(guò)對(duì)中小學(xué)生身體形態(tài)、生理機(jī)能和常見(jiàn)疾病三個(gè)方面的二十六項(xiàng)指標(biāo)的大數(shù)據(jù)分析，形成校級(jí)、區(qū)縣級(jí)、市級(jí)以及全省年度中小學(xué)生健康狀況報(bào)告，全面客觀地反映了山東省中小學(xué)生體質(zhì)健康和生長(zhǎng)發(fā)育情況，為科學(xué)制定干預(yù)措施提供了依據(jù)。

（二）征兵體檢檔案管理

征兵體檢從體檢數(shù)據(jù)的采集、復(fù)檢、定兵、役前教育訓(xùn)練和退兵等多個(gè)環(huán)節(jié)全面實(shí)現(xiàn)了信息化管理，有了信息化系統(tǒng)的輔助，可以有效減少全人工操作帶來(lái)的誤差，并且可以做到嚴(yán)格的權(quán)限管控和信息溯源，保證了征兵工作的廉潔透明。體檢全程采用掃碼或者錄入體檢編號(hào)的形式定位應(yīng)征青年，所有體檢數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)錄入并自動(dòng)傳送到體檢站服務(wù)器，體檢管理系統(tǒng)設(shè)置了統(tǒng)一的體征詞條，減少了體檢醫(yī)生死記硬背體檢合格標(biāo)準(zhǔn)的壓力，系統(tǒng)還可以根據(jù)詞條智能生成體檢結(jié)論，節(jié)省了體檢時(shí)間，規(guī)范了體檢程序，提高了工作效率。同時(shí)，征兵信息化管理系統(tǒng)還具有校驗(yàn)糾錯(cuò)、跟蹤修改痕跡等功能，可有效防止暗箱操作，進(jìn)一步落實(shí)了廉潔征兵的要求。此外，通過(guò)系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，還可以實(shí)時(shí)了解各崗位醫(yī)生的體檢進(jìn)度以及對(duì)陽(yáng)性體征的把握尺度，當(dāng)體檢負(fù)責(zé)人、主檢發(fā)現(xiàn)某一項(xiàng)目當(dāng)日不合格率偏高或偏低時(shí)，可及時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，做到過(guò)程管理，檢中質(zhì)控，及時(shí)實(shí)現(xiàn)錯(cuò)誤糾正。每日體檢結(jié)束后，還可一鍵生成日統(tǒng)計(jì)報(bào)表、累計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、兵種合格報(bào)表、不合格原因分類(lèi)報(bào)表等，也可根據(jù)需求自定義查詢。

（三）入職體檢檔案管理

應(yīng)用電子檔案和信息化管理系統(tǒng)，改變了以往紙質(zhì)檔案帶來(lái)的統(tǒng)計(jì)困難和信息無(wú)法共享的弊端。高校畢業(yè)體檢、研究生入學(xué)體檢以及入職體檢的電子健康檔案將實(shí)現(xiàn)信息互享，只要進(jìn)行體檢的醫(yī)療機(jī)構(gòu)符合資質(zhì)要求，且兩次體檢之間不超過(guò)規(guī)定時(shí)限，將實(shí)現(xiàn)體檢結(jié)果互認(rèn)。這不僅避免了反復(fù)體檢時(shí)個(gè)別體檢項(xiàng)目對(duì)體檢者身體的傷害，也減少了醫(yī)療資源的浪費(fèi)和醫(yī)療費(fèi)用的支出。此外，所有體檢結(jié)果上傳至信息管理系統(tǒng)后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、體檢者和用人單位均可以進(jìn)行查閱，避免了擅自修改體檢數(shù)據(jù)和偽造體檢表等不誠(chéng)信問(wèn)題，進(jìn)一步保證了體檢結(jié)果的真實(shí)性和體檢質(zhì)量。

檔案的電子化不僅是檔案管理的一種革新，也是工作模式的一大轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理者打破固有的思維模式，適應(yīng)新流程，加快學(xué)習(xí)和研究的步伐，全面提高檔案的信息化管理水平。

（作者單位為山東省體檢辦公室）endprint