郭愛玲

摘要：聲像檔案是指在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并鋪以文字說明的歷史記錄。在學(xué)校聲像檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)當加強聲像檔案管理，為教學(xué)和各方面工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)；檔案管理

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就學(xué)校的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

聲像檔案管理存在的問題

一、學(xué)校聲像檔案管理的不和諧音符

為了更科學(xué)地管理和利用聲像檔案，更好地服務(wù)于學(xué)校的整體和諧發(fā)展，應(yīng)當對聲像檔案管理的不和諧問題進行理性地分析。當前，學(xué)校聲像檔案管理存在的主要問題是：

第一、“硬件少，制度松”阻礙了學(xué)校聲像檔案管理

許多學(xué)校聲像檔案管理設(shè)備不足，不能滿足需要管理制度也很欠缺，加上大批教師沒有及時全面掌握使用技術(shù)，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用難以充分發(fā)擇作用，而有的設(shè)備由于存放在科室或個人手中，也不能被合理利用。最終造成一些重要資料不能及時攝錄，檔案也就不能完整保存。

第二、缺乏專業(yè)人員

我們學(xué)校只有一名專職攝錄員和一名兼職攝錄員，而且專業(yè)工齡短，專業(yè)知識技能都沒有達到更高一級的水平。致使對聲像檔案的概念理解膚淺。誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片，錄音、錄像帶等不需要歸檔保存，誤以為那個部門拍的照片歸那個部門，或怎么處理聲像檔案屬于部門的私自行為。特別是隨著人員變動和調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

第三、制度不嚴，致使檔案不能統(tǒng)一管理

不少學(xué)校聲像檔案管理處于無章可循的狀態(tài)。我校聲像檔案隨時形成、能隨時移交的僅占四分之一；而各科室分散保管或個人保存的卻站到了四分之三。檔案室集中統(tǒng)一管理學(xué)校雖制定了一些管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

第四、意識不強，致使檔案難以及時完整歸檔

時效性和特殊的歸檔要求對于聲像檔案來說是非常重要的。例如照片一級底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確?？墒?，我校各科室的照片大都不能及時歸檔，造成多數(shù)照片、底片分家或已無底片，更沒有文字說明，這樣就使原本珍貴的照片，由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

第五、條件簡陋，致使聲像檔案保存期效縮短

特殊的材質(zhì)使聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案的保管要求更嚴格，必須設(shè)置專門的聲像檔案室或配備聲像檔案專柜，而我校卻將聲像檔案與電子備課室共存，且存放在簡陋的文書柜內(nèi)，有的還與其他檔案混存。由于密封條件的局限，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，影響了聲像檔案的長久保存和有價值的利用。

二、加強學(xué)校聲像檔案管理的措施

在找準聲像檔案管理的癥結(jié)之后，應(yīng)針對性地采取下列管理措施：

第一、要注重宣傳、提高意識

聲像檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，也是各立檔單位的大事。加強對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效的保護和利用聲像檔案。形成自上而下重視聲像檔案管理的氛圍。要自上而下引起重視，必須領(lǐng)導(dǎo)入手，加強對聲像檔案管理的宣傳，要讓每一位教職員工知道搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各科室乃至全學(xué)校的事。一定要爭取學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的大力文持，引起全校的廣泛關(guān)注，從而提高全體教職員工的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

第二、制定制度，嚴格管理

制定相關(guān)制度是改變聲像檔案管理混亂現(xiàn)狀的最有效的措施之一。應(yīng)在各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各有關(guān)科室的積極配含下，制定學(xué)校聲像檔案管理辦法，對聲像材料的形成積累、歸檔實行統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用也應(yīng)作出明確規(guī)定，對必要分散管理的聲像資料要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理。在此基礎(chǔ)上，加強定期檢查，確保有關(guān)制度落到實處。

第三、強化培訓(xùn)，加強指導(dǎo)

為使聲像檔案管理真正步入正規(guī)，學(xué)校要定期加強對檔案專業(yè)人員的技術(shù)再提高培訓(xùn)，使其掌握有關(guān)專業(yè)知識和專業(yè)技能，為聲像檔案管理奠定穩(wěn)實的基礎(chǔ)。還應(yīng)對所有教師及其他員工進行二級培訓(xùn)，加強指導(dǎo)，提高檔案目標管理的整體水平。

第四、改善保管條件

學(xué)校對聲像檔案管理應(yīng)做到恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。由于學(xué)校目前財力所限，要在短時間內(nèi)配齊專柜或?qū)Ｊ矣植滑F(xiàn)實，所以學(xué)校要結(jié)合實際，積極創(chuàng)造一切條件，如聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放或使聲像檔案柜盡量遠離光線、磁場等。對錄音帶和錄像帶應(yīng)定期倒帶檢查，諸如這些措施的實施，也可以達到妥善保管聲像檔案的目的。endprint