陸優(yōu)

摘要：中職教育體系作為當前我國國民序列的重要一環(huán)，為國家培養(yǎng)了源源不斷的綜合應用型、實踐性人才。中職學校的檔案是記錄和反應中職學校在教學與管理過程中的信息材料，對于中職院校的健康我、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的作用和意義。本文筆者就當前中職學校檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的一些思考和思想，談談信息時代下如何有效的提高中職學校檔案管理的成效，希望對中職學校檔案管理工作的開展提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；發(fā)展；水平；

一、什么是檔案管理？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

二、當前中職學校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）思想認識相對落后，信息化管理意識缺乏

存在一部分中職學校的檔案管理人員，對于中職學校教育與管理檔案管理工作缺乏一定的思想認識，在實際的檔案管理中，一味的使用傳統(tǒng)檔案管理的“紙上談兵”，對于當前信息時代下的檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展缺乏一定的意識。這樣情況和現(xiàn)象，是制約當前中職學校信息化檔案管理工作長效發(fā)展的重要內(nèi)在因素。

（二）檔案管理主管部門對于信息化檔案管理的發(fā)展重視不足

還存在一部分中職學校的檔案管理主管部門，對于信息化檔案管理工作的重要性重視程度不足。很多中職學校的老師或者領(lǐng)導，認為中職學校存在著一定的特殊性，應該把更多的資源和精力放到對學生的實踐教學過程中去，缺乏系統(tǒng)教育與全面教育的大局觀，也對學生未來全面發(fā)展缺乏科學的認識。

（三）檔案管理的制度缺乏細致、完善的機制

雖然很多中職學校在檔案室中，張貼了一定的檔案管理操作規(guī)程和規(guī)范，但是在崗位職責、職能上，區(qū)分度不夠，沒有進行更為細致的檔案管理劃分，也沒有進一步的落實好崗位的責任制，導致了中職學校檔案管理工作相對混亂。甚至有些中職學校的檔案室，資料隨處堆放，檔案的保存規(guī)范根本沒有有效的落實。

三、提高中職院校檔案管理水平的幾點建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理作風，解放“僵化”的思想認識

想要提高中職學校檔案管理水平，最重要的是從每一個檔案管理人員的思想認識入手。思想認識是行為的源泉，只有充分的調(diào)動每一個檔案管理人員的工作積極性，才能切實的轉(zhuǎn)變每一個檔案管理人員的工作作風，打破“僵化”的思想認識，推動中職學校檔案管理工作的長效發(fā)展。

（二）重視對檔案管理部門進行財務預算和投入

檔案管理的主管部門，應該切實的重要對檔案管理部門進行有效的財務預算和投入，加強和幫助財務管理部門進行科學的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施的改變。信息化的檔案管理，不僅僅是順應當前檔案管理事業(yè)的發(fā)展，與此同時也為中職學校提高檔案管理成效與水平上打下了堅實的基礎(chǔ)。信息化的檔案管理，可以進一步整合中職學校檔案管理的資源，降低檔案管理人員的工作壓力，同時數(shù)字化、電子化的檔案管理模式，也為各種檔案信息的調(diào)取、保存等工作帶來了重要的保障。

（三）推動中職學校檔案管理人員的再教育

財務預算與投入是檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，然而配套的“軟件”設(shè)施才是影響和制約中職學校檔案管理發(fā)展的內(nèi)在因素。21世紀是人才與科技的時代，對于中職學校檔案管理工作來說，良好的人才隊伍是保障當前中職學校檔案管理工作水平提高的重要條件。中職學校應該切實的重視信息化檔案管理人員的招聘、培養(yǎng)、教育工作。定期或者不定期的組織各種檔案管理的講座、比賽等活動，嘗試走出去，與兄弟學校一起，探討檔案管理工作，取長補短，推動本校檔案管理隊伍的長效發(fā)展。

（四）強化檔案管理系統(tǒng)的安全意識，加強后期的巡查和保障工作

中職學校檔案管理系統(tǒng)和平臺，往往包含的都是關(guān)乎本校發(fā)展的數(shù)據(jù)和信息，近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡安全越來越成為當前信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容。今年，全球爆發(fā)的勒索病毒，國內(nèi)學校、企事業(yè)單位被病毒勒索，更是為中職學校檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的安全敲響了警鐘。在檔案管理信息化系統(tǒng)和評價的建設(shè)后期，中職學校還應該組織和建立一直可靠的系統(tǒng)巡查和管理隊伍，切實的保障檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

四、結(jié)語

總之，檔案管理工作至關(guān)重要。作為中職學校檔案管理人員，應該切實的認識到檔案管理工作對于中職學校健康、穩(wěn)定發(fā)展的重要意義。切實的轉(zhuǎn)變自身的工作作風和思想認識，以信息時代下的科技意識、信息思維來推動中職學校信息化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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