張東方

摘 要：城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展中的一種科學(xué)、高效的新形式，通過這種方式不但可以保證信息的規(guī)范性，同時還能對檔案管理做出及時更新和改善，對于城市建設(shè)來說具有十分重要的意義，是一個城市信息數(shù)據(jù)保障的基礎(chǔ)。這種新興的管理方式不僅符合信息化時代的潮流，同時也推動了社會經(jīng)濟發(fā)展。因此檔案館需要不斷革新管理模式，適應(yīng)數(shù)字化理念，讓檔案信息發(fā)揮出更大的作用。本文圍繞城市檔案管理中現(xiàn)有的問題進行分析，并對如何提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出了幾點建議，供大家參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化建設(shè)；問題

中圖分類號：A 文獻標(biāo)識碼：G270

引言

隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到社會生活的各個方面，城建檔案管理也正在向數(shù)字化邁進。所謂城建檔案數(shù)字管理是指以數(shù)字形式存貯和處理城建檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的相互連接集中管理，將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、微電子技術(shù)相結(jié)合的城建檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，它具有收藏數(shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存貯自由化、資源共享化等特征。

1推進城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的主要手段

當(dāng)前，我國各地的城建檔案館在對入館資料進行接收的環(huán)節(jié)中往往采用的都是文字、照片或是圖紙等形式，其中最主要的仍然是紙質(zhì)檔案。在當(dāng)前城市建設(shè)不斷發(fā)展的過程中，各地城建檔案館每年整理和歸檔的檔案數(shù)量顯著增加，這一問題的出現(xiàn)不僅使得越來越多的城建檔案館出現(xiàn)庫房緊缺的問題，同時也在一定程度上影響了查檔工作實效性的推進。所以，開展城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前需要重點關(guān)注的問題。城建檔案工作應(yīng)緊緊跟上時代發(fā)展的步伐，用更為現(xiàn)代化的管理方式對傳統(tǒng)工作方式進行替代，更好地應(yīng)對和滿足整個社會對這項工作的基本要求。

1.2發(fā)揮檔案價值的重要手段

數(shù)字化城建檔案對于服務(wù)效率有著明顯的提升作用。在之前的工作中，城建檔案館采用的多為人工管理，在對資料或數(shù)據(jù)進行調(diào)閱的過程中均需借助人工進行查找，這種方式不僅會降低工作效率，同時還容易對檔案造成損壞。而城建檔案的數(shù)字化建設(shè)采用的是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在實際工作中完全可以對各種紙質(zhì)、照片或錄像等媒介進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這樣檔案管理人員在實際工作中完全可以借助相關(guān)的設(shè)備對資料、信息進行檢索和超越，對提高工作效率、保存檔案資料有著極大的幫助[2]。

2城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

2.1硬、軟件基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在城建檔案數(shù)字化管理中，硬件設(shè)施與軟件設(shè)施是最基本的前提條件。在硬件設(shè)施方面，不僅僅體現(xiàn)于計算機、消毒柜、密集架、掃描儀、除濕機、溫控機等設(shè)備設(shè)施的購置，而更應(yīng)體現(xiàn)在硬件設(shè)備的及時更新以及如何智能化地利用這些設(shè)備，使檔案管理操作真正達到數(shù)字化，以進一步提高管理效率和質(zhì)量。在軟件設(shè)施方面，大多停留在利用檔案管理系統(tǒng)進行檢索、查詢等基本功能，系統(tǒng)開發(fā)較緩慢且滯后，也沒有充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對城建檔案進行信息開發(fā)與利用，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的功能還有待進一步完善。

2.2存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進一步加強數(shù)字化信息管理的應(yīng)用，但是仍有很多地方?jīng)]有得到普及。根據(jù)當(dāng)前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識還遠遠不夠，仍舊在使用紙質(zhì)方式對城建檔案進行收錄，不但浪費了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設(shè)的工作者引進數(shù)字化信息管理方式，早日適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理方式。

2.3城建檔案數(shù)字化優(yōu)先級問題

館藏檔案數(shù)字化是目前各級檔案館十分重視的問題，有的省會及發(fā)達城市的存量城建檔案高達幾十萬卷，這些檔案形成時間有的長達幾十年，一旦保管條件發(fā)生問題，就會發(fā)生檔案發(fā)霉、生蟲、受潮等現(xiàn)象，造成檔案數(shù)字化困難。另外，過去的檔案紙張有薄有厚，有輕有重大小極不規(guī)范再加上生產(chǎn)工藝差，數(shù)字化掃描中無法采用全自動掃描儀等先進掃描設(shè)備，只能人工一張一張掃描，影響了檔案數(shù)字化效率。最后還應(yīng)該考慮城建檔案利用率問題，工程檔案利用率最高的一般是甲方文件和圖紙。綜合以上問題可以看出，認清檔案數(shù)字化的優(yōu)先級具有以下工作上的優(yōu)勢：一是分清主次，要者為先，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量；二是合理利用人工，節(jié)省人力資源，提高檔案數(shù)字化效率；三是調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，優(yōu)化組合，提高檔案數(shù)字化服務(wù)社會能力。

3城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略及方法

3.1重視城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)

目前，很多城市剛開始接觸城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對這項工程的認識還不夠到位，因此作為主管部門應(yīng)當(dāng)重視這項工作，將其放在城市建設(shè)工作中的重要位置。同時，主管部門也應(yīng)當(dāng)通過積極開展城市規(guī)劃建設(shè)管理的相關(guān)活動，適當(dāng)?shù)貙⒊墙n案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容放在城市建設(shè)中，在此過程中也要保證技術(shù)檔案資料的完整性，并加強檔案管理部門的驗收工作，為了使該項工程順利完成，一定要讓所有的工作驗收合格。與此同時，對于數(shù)據(jù)的采集以及文件的收集方法也應(yīng)當(dāng)進行嚴格把控。目前，通常采用的技術(shù)有自動化電子掃描法，通過信息的輸入、校對、管理等程序，最終使檔案完整地形成數(shù)字化信息資源。在此過程中，工作人員也要經(jīng)過無數(shù)次的審查以確保原始材料的精確性、完整性和實效性。

3.2完善基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)管理系統(tǒng)

城建檔案管理數(shù)字化需要依靠硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)的支撐。完善基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)實際檔案工作需要，購置數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，逐漸用智能硬件設(shè)施替代傳統(tǒng)重復(fù)單一的人工工作，例如用折圖機代替人工折圖，不僅可以提高工作效率，節(jié)省人力資源，還可以促進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。同時開發(fā)多功能管理應(yīng)用系統(tǒng)，豐富管理應(yīng)用系統(tǒng)功能，在現(xiàn)有的檔案錄入、檢索、查詢、統(tǒng)計等基本功能基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等新興數(shù)字信息技術(shù)的特征，利用RFID射頻識別技術(shù)，定位檔案實況，及時監(jiān)測及調(diào)控檔案存放條件指標(biāo)，尤其是溫度、濕度等關(guān)鍵指標(biāo)，拓展開發(fā)和利用的深度，將被動的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)模式，探索更加智能的數(shù)字化管理和服務(wù)方式。

3.3優(yōu)化城建檔案數(shù)字化設(shè)備選擇

選擇適合的數(shù)字化設(shè)備首先要對檔案數(shù)字化中的卷宗進行統(tǒng)計分析，通過判斷檔案新舊程度來決定數(shù)字化設(shè)備的選擇。如：采用什么樣的掃描儀，是高速掃描儀還是平板掃描儀？高速掃描儀相對來說，效率高、速度快，掃描的圖片質(zhì)量好，適合用于近幾年的、紙張質(zhì)量好、大小規(guī)范的檔案；而對那些大小不一，紙張厚薄不一的檔案則采用平板掃描儀為好。合理地選擇數(shù)字化設(shè)備，發(fā)揮設(shè)備的優(yōu)勢，節(jié)約成本，加大效率，才能使檔案數(shù)字化做到“磨刀不誤砍柴功”。

結(jié)束語

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不是一個簡單的工程，面對當(dāng)前存在的問題需要一個一個去攻克，無論結(jié)果如何，相關(guān)部門都應(yīng)當(dāng)深刻認識到，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于整個社會發(fā)展具有十分重要的意義。雖然看上去只是將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，但是這項技術(shù)的應(yīng)用成果在未來會給人們帶來非常大的便利，從某種意義上講，也可以被視為現(xiàn)代化城市中一抹獨特的色彩，具有重要的作用?？偠灾?，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)今社會的必然趨勢，對社會的進步和發(fā)展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數(shù)字化管理理念應(yīng)用到各個地方，讓人們享受到先進技術(shù)提供的便捷服務(wù)。

參考文獻

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（作者身份證號碼：410521197007140012）