高偉娜

[摘 要]高校的檔案管理工作是教學(xué)教研工作中比較重要的一項(xiàng)工作，檔案管理是關(guān)系全校師生利益的一項(xiàng)工作，因此必須得到相應(yīng)的重視。在信息時(shí)代，現(xiàn)今的高校檔案管理工作已跟不上數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的腳步。而創(chuàng)新作為驅(qū)動(dòng)發(fā)展的根本動(dòng)力，可以使高校檔案管理工作重新煥發(fā)活力。本文通過分析高校檔案管理創(chuàng)新的重要性，說明現(xiàn)今高校檔案管理系統(tǒng)的問題，并提出一系列相應(yīng)的措施，以期能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.117

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

高校檔案的管理工作在高校的人才培養(yǎng)、教育教研和教育事業(yè)的建設(shè)中扮演著非常重要的角色。目前，管理體制的僵化與大數(shù)據(jù)時(shí)代的蓬勃發(fā)展形成了鮮明的對(duì)比。在檔案管理問題上，傳統(tǒng)的管理體制已無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案冗長、繁瑣的信息匹配方式，傳統(tǒng)檔案管理體制束縛了高校的改革發(fā)展。因此，探尋一條適合現(xiàn)代高校的檔案管理工作的道路，成為高校目前急需解決的問題。

1 高校檔案創(chuàng)新管理的重要性

1.1 促進(jìn)檔案管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變

創(chuàng)新即打破傳統(tǒng)思維模式的束縛，采用一種新的發(fā)展眼光或者新的發(fā)展態(tài)度，對(duì)特定事物進(jìn)行更新變革，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。高校檔案創(chuàng)新管理最主要的是創(chuàng)新工作的開展，以改革的態(tài)度對(duì)待高校管理工作，以創(chuàng)新的眼光看待高校檔案管理模式，從局部到整體，完成整個(gè)高校檔案管理的創(chuàng)新。高校檔案創(chuàng)新管理，能夠促進(jìn)管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，在創(chuàng)新的過程中難免會(huì)碰到這樣或那樣的難題和障礙，在解決這些障礙的過程中，利用創(chuàng)新的特點(diǎn)可逐漸轉(zhuǎn)變工作人員的工作狀態(tài)，在創(chuàng)新思維的影響下，逐漸改變工作人員對(duì)待檔案管理的工作態(tài)度，使其不知不覺地完成管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變，達(dá)到潛移默化的效果。

1.2 促進(jìn)高校人才資源管理

人才資源是高校工作的重心，擁有人才才能獲得創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力，想要完成人才資源的合理利用，就必須合理地利用檔案資源。然而，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法遇到了越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已不適合龐大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，精簡瘦身的大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式，對(duì)人才管理具有至關(guān)重要的作用。發(fā)展中遇到的難題，需要利用創(chuàng)新思維進(jìn)行解決，檔案管理工作改革需要?jiǎng)?chuàng)新激發(fā)活力，優(yōu)化管理辦法，提高檔案管理工作的效率，通過提高效率解決人才資源的流失問題。高校檔案創(chuàng)新管理，能將檔案本身的作用最大化，利用檔案承載的信息，提升高校對(duì)人才資源的管理，完成人才資源的合理利用，最終實(shí)現(xiàn)高校本身的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3 有利于學(xué)校文化傳承

創(chuàng)新不是全盤的否定，而是通過改革辦法，去其糟粕、取其精華。檔案工作創(chuàng)新管理是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的變革，在最大限度地保留傳統(tǒng)管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，完成工作方法的轉(zhuǎn)變，使其與高校自身的文化底蘊(yùn)相結(jié)合，完成創(chuàng)新，促進(jìn)學(xué)校文化傳承。檔案里具有豐富的校史文化，通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，能繼承高校優(yōu)秀的教學(xué)精神，充分發(fā)揮檔案在高校文化發(fā)揚(yáng)繼承中的作用，形成一個(gè)高校獨(dú)特的文化風(fēng)格。創(chuàng)新管理不僅僅是對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，還是對(duì)一個(gè)學(xué)校文化底蘊(yùn)的繼承發(fā)揚(yáng)，利用創(chuàng)新的辦法，優(yōu)化管理模式，使檔案中校史校訓(xùn)的真正含義被學(xué)生充分理解，在促進(jìn)校園文化的理解中，可不知不覺地完成學(xué)校文化的傳承工作。所以說，檔案創(chuàng)新管理對(duì)學(xué)校文化傳承具有重要意義。

1.4 有利于高校的穩(wěn)定發(fā)展

高校教育事業(yè)的發(fā)展并不是一帆風(fēng)順的，檔案記錄中既有經(jīng)驗(yàn)也有教訓(xùn)。無論是經(jīng)驗(yàn)還是教訓(xùn)，對(duì)一個(gè)學(xué)校來說都具有非常重要的作用，把檔案作為重要依據(jù)，實(shí)事求是地看待學(xué)校面臨的問題與所處形式，才能做出合理的判斷和決策，真正地摸索出一條適合自己學(xué)校的特色之路。檔案管理工作的創(chuàng)新，可更為直觀地將學(xué)校發(fā)展過程中存在的問題，以及前人的領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行展現(xiàn)，根據(jù)這些經(jīng)驗(yàn)和教育，將目前面臨的問題或障礙逐步解決，達(dá)到促進(jìn)高校穩(wěn)定發(fā)展的目的。檔案創(chuàng)新管理不僅是完成管理工作的優(yōu)化，還可為學(xué)校其他方面工作的開展提供了便利，為建設(shè)現(xiàn)代化高校和學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的促進(jìn)作用。

1.5 順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

為貫徹建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國，建設(shè)21世紀(jì)100個(gè)一流大學(xué)的號(hào)召，高校必須要提高辦事效率，為積極建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國做出貢獻(xiàn)，要想提高辦事效率，高校就必須對(duì)某些僵化、拖沓的體制進(jìn)行改革。對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新改革，對(duì)于今天的高校來說具有非常重要的意義，利用創(chuàng)新作為改革驅(qū)動(dòng)力，可提升高校檔案管理工作效率，這也是時(shí)代對(duì)高校檔案管理的具體要求。目前來看，我國高校的傳統(tǒng)檔案管理體制嚴(yán)重阻礙了檔案管理前進(jìn)的道路，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，不僅僅是完善檔案管理體制機(jī)制的最佳選擇，還是時(shí)代對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理工作提出的重大考驗(yàn)。利用現(xiàn)存的檔案管理問題，倒逼檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，采用更為合理的創(chuàng)新管理辦法，改進(jìn)僵化的檔案管理體制，可提升檔案管理效率和質(zhì)量，從而推薦高校教育教研工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代化高校的轉(zhuǎn)變。

2 現(xiàn)今高校檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)落后

一般來說，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，這項(xiàng)工作一般在幕后進(jìn)行，沒有教學(xué)科研的靚麗風(fēng)采，成績也不容易顯示出來，因此，在高校的日常教學(xué)、科研、生活中，難以被人多加重視。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，恰恰證明了這種觀念、意識(shí)的落后之處，這種觀念意識(shí)桎梏著高校改革創(chuàng)新的腳步。

高校檔案管理工作作為幕后工作，很難做出比較有意義的成績。因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)決策者，一般將即將退休的工作人員安排到檔案管理的工作崗位，這些老同志的工作熱情不高，對(duì)于紛繁復(fù)雜的檔案管理工作更是難以全力以赴。檔案管理工作人員長期保持著一種不求有功、但求無過的心態(tài)對(duì)待檔案管理，不能充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)學(xué)校體制改革，學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的作用，浪費(fèi)了大好的資源優(yōu)勢(shì)。endprint

2.2 檔案管理體制落后

傳統(tǒng)的檔案管理體制機(jī)制僵化，已成為阻礙高校進(jìn)步發(fā)展的一種落后體制。一個(gè)好的管理體制機(jī)制，包括人才的引進(jìn)、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)、技術(shù)設(shè)備更新等機(jī)制系統(tǒng)的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)運(yùn)作，而在高校的檔案管理機(jī)制中，這些明顯有促進(jìn)作用的機(jī)制沒有得到較好的落實(shí)，人員老化、人才引進(jìn)缺乏、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)與檔案管理做出的成績沒有明顯關(guān)系、制度內(nèi)工作人員的熱情不高，整體呈現(xiàn)一片死氣沉沉的氣氛。

在這種體制下，檔案管理工作很難做出對(duì)高校改革發(fā)展有促進(jìn)作用的成績。新一代科技革命正在蓬勃發(fā)展，機(jī)遇稍縱即逝，管理體制的僵化、落后，對(duì)建設(shè)現(xiàn)代化學(xué)校來說阻礙非常大，這些僵化的體制內(nèi)包含腐朽的工作辦法和工作人員的意識(shí)，已不能促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，現(xiàn)代高校需要更為妥善的安置方法和改革辦法改善這種情況，因此，其要用“刮骨療傷、壯士斷腕”的勇氣，優(yōu)化檔案管理體制，完成學(xué)校檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。

2.3 檔案管理人才匱乏

由于管理體制的僵化，檔案管理部門成為大多數(shù)工作熱情消失的工作人員的“養(yǎng)老辦公室”，這對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有非常不好的影響。檔案管理工作需要具有專業(yè)素養(yǎng)的人才進(jìn)行擔(dān)當(dāng)，其對(duì)專業(yè)技能要求較高，職業(yè)素養(yǎng)要求較高，與此同時(shí)，檔案的管理、整理是一份相對(duì)較為枯燥的工作，需要工作人員不斷進(jìn)行檔案資料的整理、分類、歸納。時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案資源管理的要求更加嚴(yán)格，對(duì)專業(yè)人員的渴求變得越來越迫切。但僵化的體制缺乏吸引人才進(jìn)入的有利因素，人才進(jìn)不來，管理工作的革新缺乏內(nèi)生動(dòng)力，對(duì)高校的整體教育、教研工作具有非常不利的影響。且檔案管理工作的職稱、薪酬較低，如果非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，很難有較高的思想覺悟與職業(yè)素養(yǎng)，更不用提盡職盡善地完成工作，因此，難以形成高效的檔案管理體系，對(duì)學(xué)生和學(xué)校來說具有阻礙作用。

3 高校檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 促進(jìn)高校檔案管理體制改革

一個(gè)良好的檔案管理生態(tài)環(huán)境的形成，必須要有良好的檔案管理體制。目前，資源驅(qū)動(dòng)、投資驅(qū)動(dòng)已不適合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)，我國經(jīng)濟(jì)增長進(jìn)入了結(jié)構(gòu)優(yōu)化、動(dòng)力轉(zhuǎn)換、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的新階段，將創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)擺到國家發(fā)展全局的中心位置成為現(xiàn)實(shí)的需要。高校檔案管理工作的發(fā)展也需要?jiǎng)?chuàng)新驅(qū)動(dòng)，創(chuàng)新就是要對(duì)目前僵化的檔案管理體制機(jī)制進(jìn)行改革，要針對(duì)性地進(jìn)行體制內(nèi)的變革、升級(jí)，并建立良好的薪酬獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制以及完善的人才引進(jìn)機(jī)制，利用問題倒逼管理機(jī)制進(jìn)行改革升級(jí)，完成自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)高校教研教學(xué)、培養(yǎng)人才工作順利進(jìn)行，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

3.2 樹立科學(xué)化的高校檔案管理理念

高校檔案管理機(jī)制的僵化，關(guān)鍵是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策者對(duì)檔案管理思維的僵化，是其對(duì)檔案管理工作的不重視，最終使檔案管理工作脫節(jié)于信息時(shí)代數(shù)字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的檔案管理關(guān)系到我國高校躋身于世界一流大學(xué)的榮譽(yù)，只有樹立科學(xué)化的檔案管理理念，才能實(shí)現(xiàn)高校的自身價(jià)值。

高校要樹立服務(wù)型的檔案管理理念，向廣大師生、領(lǐng)導(dǎo)干部提供服務(wù)，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。首先，要服務(wù)校園文化建設(shè)，檔案室最能體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的獨(dú)特文化資源，樹立服務(wù)理念有利于宣揚(yáng)學(xué)校文化理念，利用文化建設(shè)，提高文化自信。其次，要有服務(wù)學(xué)生就業(yè)的意識(shí)，學(xué)生就業(yè)問題是每年高校必須面對(duì)的難題之一，提升檔案管理服務(wù)意識(shí)，有利于學(xué)生順利完成就業(yè)，也有利于學(xué)校自身的發(fā)展建設(shè)。

3.3 引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才

我國是一個(gè)社會(huì)主義國家，正處在社會(huì)主義的初級(jí)階段，改革開放的大業(yè)需要大量的人才資源來完成。檔案的創(chuàng)新管理工作需要具有專業(yè)素養(yǎng)的人才來完成，讓真正懂得管理的人進(jìn)行管理工作，才能使檔案管理工作事半功倍。對(duì)檔案管理體制的變革，也就是對(duì)人才引進(jìn)機(jī)制的變革，因此，高校要通過外部吸收人才，同時(shí)也要從內(nèi)部挖掘人才，通過建設(shè)一支具有專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)、專業(yè)管理技能、高尚道德品質(zhì)的隊(duì)伍，完成高校檔案管理的升級(jí)優(yōu)化，使檔案資源信息能夠伴隨學(xué)校的發(fā)展，為高校建設(shè)成為一流的世界大學(xué)做出貢獻(xiàn)。人才是強(qiáng)國的重要因素，也是建設(shè)自己特色的重要因素，人才的引進(jìn)對(duì)檔案管理、對(duì)學(xué)校教研教學(xué)、對(duì)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)，都具有非常重要的作用。

3.4 促進(jìn)高校檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化

現(xiàn)在的時(shí)代是科技的時(shí)代，是數(shù)字化的時(shí)代，是信息共享的時(shí)代。高校傳統(tǒng)的檔案管理是依賴紙質(zhì)材料的整理，而隨著科技革命的發(fā)展，數(shù)字化服務(wù)與自助化服務(wù)已經(jīng)融入各行各業(yè)中，也為各行各業(yè)的改革帶來了機(jī)遇。這種機(jī)遇稍縱即逝，因此，檔案管理工作應(yīng)該抓住這次機(jī)遇，積極建立電子檔案，對(duì)原有的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理、分類、歸納，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，找出適合高校檔案管理建設(shè)的重要發(fā)展方向。

電子檔案方便保存，且不易丟失、不易損壞，與其投入大量的人力、物力進(jìn)行紙質(zhì)材料的整理工作，不如選擇一種更為省時(shí)、省力的電子檔案管理。紙質(zhì)檔案與電子檔案相比，具有很多不合實(shí)際的地方，從占用空間上說，紙質(zhì)材料比電子檔案要消耗的資源更多，再加上定期維護(hù)保存的費(fèi)用，這是一筆不劃算的買賣。而電子檔案既節(jié)省了空間，又節(jié)省了查找的時(shí)間，且在這個(gè)基礎(chǔ)上還起到了一定的環(huán)境保護(hù)作用。

目前，各大高校的電子檔案還不完善，有的學(xué)校甚至還沒有對(duì)電子檔案形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重視程度還很低，這種觀念是非常不利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，以及促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

4 結(jié) 語

高校的檔案管理是關(guān)系全體師生、學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，因此，高校必須要給予高度重視。在信息化時(shí)代，想要完善檔案管理的工作，就必須進(jìn)行改革創(chuàng)新，且創(chuàng)新是第一驅(qū)動(dòng)力，只有通過創(chuàng)新才能對(duì)高校檔案管理進(jìn)行完善，及時(shí)采用合理的方式、方法，有效完善檔案管理工作運(yùn)作模式，從而推動(dòng)高校建設(shè)快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校向現(xiàn)代化高校的合理轉(zhuǎn)變，最終做到高校教育體系的可持續(xù)發(fā)展，形成良好的教育生態(tài)環(huán)境。

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