翟艷

摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理部門應當意識到檔案數(shù)據(jù)信息資源管理的大數(shù)據(jù)特征，通過不斷改進目前的檔案管理方式以應對大數(shù)據(jù)對檔案數(shù)據(jù)信息資源共享到來的機遇與挑戰(zhàn)。本文將通過使用SWOT方法探究大數(shù)據(jù)背景下檔案館數(shù)據(jù)信息資源整合與共享所面臨的優(yōu)勢、劣勢、機遇與挑戰(zhàn)，以求能夠為檔案館的相關工作做出有益的探索。

關鍵詞：信息資源共享；企業(yè)檔案；管理模式

引言

大數(shù)據(jù)是由規(guī)模較大、結構復雜以及類型眾多的數(shù)據(jù)構成，利用云計算對數(shù)據(jù)處理及分析的巨大優(yōu)勢，對數(shù)據(jù)信息資源進行整合與共享，不斷形成一種智力資源，提升知識服務能力。2015年，我國提出《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，為進一步加快檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享，不斷發(fā)揮檔案管理部門的巨大作用，實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理提供了遵循。

一、企業(yè)檔案信息資源共享的必要性

1、企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求主要體現(xiàn)在三個方面，一是企業(yè)的長遠發(fā)展戰(zhàn)略，二是企業(yè)內(nèi)部管理的需求，三是企業(yè)廉政建設的需要。無論從哪一個方面來看，信息資源的共享都為企業(yè)的管理需求提供了便利的條件。首先，對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來說，信息資源如果掌握不到位，很容易對企業(yè)的經(jīng)營管理和長遠發(fā)展造成影響；其次，對企業(yè)內(nèi)部管理來說，由于企業(yè)在經(jīng)營管理中很容產(chǎn)生大量的文件檔案，尤其是在當今時代信息技術高度發(fā)達的年代，企業(yè)已經(jīng)逐漸依賴于信息技術的應用。因此，目前企業(yè)的信息處理難題，在于海量的電子文件的堆積對企業(yè)內(nèi)部管控的影響，對許多需要以檔案信息為依據(jù)的內(nèi)部管控工作造成了嚴重的影響。最后，對廉政建設來說，檔案資源保留了企業(yè)發(fā)展歷程中的所有原始資料，有利于與企業(yè)日后的查詢與管理，有助于廉潔風險評定準則的準確執(zhí)行，防止企業(yè)內(nèi)部管理人員出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

2、企業(yè)外在形象樹立的需求

企業(yè)檔案信息資源共享對企業(yè)的外在形象樹立具有重要的作用，尤其是對一些民生工程來說，由于民生工程是一種取之于民、用之于民的工程項目，因此，公眾是具有知情權的。因此，民生工程在建設過程中，有義務向公眾公開完整的建設信息，保持民生項目的高度透明，讓公眾對企業(yè)產(chǎn)生信賴，同時也樹立了企業(yè)公平、公開、公正的企業(yè)形象，有利于企業(yè)在民眾之間產(chǎn)生良好的信譽，提高品牌價值。

二、共享視角下檔案信息資源共享存在的問題

1、檔案信息資源開發(fā)重視程度不夠

很多基層檔案管理部門對檔案信息資源開發(fā)重視程度不夠，很多檔案管理部門領導在思想上還停留在檔案管理更應該注重保護管理的傳統(tǒng)觀念上，認為檔案就是簡單的資料存放，并不需要進行深入的信息資源開發(fā)利用，在項目申請、信息化建設、人力物力投入等方面都缺乏積極性和主動性，直接導致檔案信息資源開發(fā)進展緩慢。

2、檔案信息資源開發(fā)有限

檔案信息資源開發(fā)利用是一項系統(tǒng)工程，特別是在開發(fā)過程中需要投入大量基礎設施、信息化辦公設備、資金支持、人力投入等等，但由于很多單位的檔案管理部門資金和人力投入有限，信息管理系統(tǒng)建設落后，在信息資料整理完善和系統(tǒng)開發(fā)層面存在明顯缺陷，檔案信息資源開發(fā)利用有限。

3、信息技術運用深度不夠

雖然近幾年檔案部門大力推進信息化建設，但從實際投入看還與當前檔案信息化建設實際需求存在很大差距，特別是當前信息技術更新?lián)Q代速度過快，很多設備和技術需要不斷更新，這對檔案部門信息化建設提出了很高要求，很多檔案部門很難保證信息技術更新?lián)Q代及時有效。這就直接導致很多新的信息技術不能在檔案信息資源開發(fā)過程中得到有效運用，很多檔案管理部門在檔案信息開發(fā)過程依然沿用傳統(tǒng)方式方法，信息技術運用深度不夠。

三、基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式

1、建設互聯(lián)網(wǎng)平臺

隨著公眾對信息公開需求的日益增長，檔案館的數(shù)字化建設也成為檔案管理的一項重要內(nèi)容。檔案館的數(shù)字化建設是借助計算機、網(wǎng)絡、多媒體等工具，以檔案信息資源為核心，對其進行數(shù)字化處理，以實現(xiàn)檔案信息的資源共享與利用。檔案數(shù)字化可實現(xiàn)檔案的查詢、在線預約等，方便使用的同時對檔案進行集約管理，還能實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)交換與共享，提供較大的數(shù)據(jù)庫滿足使用者的需求。但由于部分檔案的保密性，檔案館的網(wǎng)絡平臺就需要兩條數(shù)據(jù)線路，一條直接接入互聯(lián)網(wǎng)，用戶可以通過該網(wǎng)絡查詢完全可公開的信息內(nèi)容；另一條要搭建內(nèi)網(wǎng)平臺，將保密內(nèi)容按照其保密等級進行分類后供用戶查詢。內(nèi)網(wǎng)線路要對數(shù)據(jù)進行進一步的加密，做好安全措施，同時在其登錄接口應該增添身份認證等措施，防止信息被不法分子利用，給社會造成危害。

2、統(tǒng)一標準和操作

標準化是構建檔案網(wǎng)絡平臺的前提。貴溪冶煉廠檔案館召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡平臺使用過程中共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。貴溪冶煉廠檔案館選用《清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)TH-AMS標準版》的高質(zhì)量應用軟件，在實現(xiàn)檔案工作通用需求的同時，最大限度滿足了用戶個性化需求，以信息資源管理為發(fā)展方向，構建企業(yè)信息資源管理平臺。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了傳統(tǒng)實體檔案管理上的檔案信息數(shù)字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權限控制、規(guī)則權限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報表生成器、OCR漢字識別等多種信息處理技術，實現(xiàn)了從文件處理到自動組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的標準化、智能化信息管理系統(tǒng)。

3、增強檔案信息開發(fā)服務能力和服務范圍

檔案信息開發(fā)的最終目的還是要回歸到服務社會和公眾這一核心命題上來，因此在檔案信息資源開發(fā)和利用過程中要不斷提升服務能力，不斷擴大檔案信息開發(fā)服務能力，廣泛征求政府各個組織和廣大人民群眾意見，結合檔案信息資源開發(fā)實際，從服務質(zhì)量提升入手，將檔案信息資源開發(fā)利用作為政府服務社會和公眾的重要途徑，提升檔案信息服務在群眾中的作用。

4、重視檔案的利用

我國市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，增強了企業(yè)人員的流動率，嚴重影響到檔案信息的資源開發(fā)。創(chuàng)新管理模式，取代我國傳統(tǒng)的封閉式管理模式，了解社會和經(jīng)濟的需求，針對人事關系和檔案工作將服務進行調(diào)整，建立的管理制度具備公開性和透明性。

此外應該杜絕出現(xiàn)自帶檔案的情況。企業(yè)在發(fā)展過程中不夠重視人事檔案，工作人員在錄用之后，他們自己手中還保存著自己的檔案，企業(yè)無法實現(xiàn)有效的統(tǒng)一管理，很容易就會出現(xiàn)檔案丟失的情況，這會對于企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高是不利的。工作人員辦理保險業(yè)務的時候缺乏檔案依據(jù)，企業(yè)需要發(fā)揮出檔案社會化管理的作用，避免產(chǎn)生不利影響，那么員工就不能自帶檔案，這樣才可以使檔案管理效果得到有效的提升。

結語

總之，要做好企業(yè)檔案資源共享工作，就必須從企業(yè)的實際需求和時代發(fā)展方向兩方面進行綜合的考慮，充分分析目前企業(yè)檔案共享模式中的優(yōu)劣，選擇最適合企業(yè)發(fā)展的資源共享模式，為企業(yè)的檔案管理做出正確抉擇，充分提高企業(yè)的管理效率和可持續(xù)發(fā)展能力。

參考文獻：

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