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        高校后勤固定資產(chǎn)清查報告

        2017-10-16 07:53:50楊文彥
        現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息 2016年29期
        關(guān)鍵詞:清查高校后勤固定資產(chǎn)

        楊文彥

        摘要:高校后勤固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分,是高校生存、發(fā)展必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),是高校管理中一項重要工作。隨著高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展,辦學(xué)質(zhì)量的不斷提高、辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大,高校后勤固定資產(chǎn)在質(zhì)和量上有了較大變化,或更新?lián)Q代或在數(shù)量大幅上升。在此發(fā)展趨勢下,了解后勤固定資產(chǎn)現(xiàn)狀顯得非常重要。

        關(guān)鍵詞:高校后勤;固定資產(chǎn);清查

        為了進(jìn)一步摸清北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部后勤固定資產(chǎn)的家底、了解固定資產(chǎn)使用、占有現(xiàn)狀、優(yōu)化資源配置,筆者參與了我部后勤固定資產(chǎn)的清查工作。

        一、清查方法及流程

        本次固定資產(chǎn)清查采用賬實核對的方法。清查所依賴的總賬及明細(xì)賬均來自我部固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),該系統(tǒng)為固定資產(chǎn)的日常管理系統(tǒng),基本記錄了歷史上歸屬于后勤的所有固定資產(chǎn)。

        后勤各部門根據(jù)本部門的明細(xì)賬,對實物進(jìn)行盤點,將損毀、過時、丟失、盤盈、儀器歸屬部門或儀器負(fù)責(zé)人發(fā)生變化等相關(guān)情況進(jìn)行記錄,最終將清查結(jié)果分門別類予以申報。

        后勤機關(guān)根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理的規(guī)定和要求,對各部門上報來的申請予以嚴(yán)格把關(guān)和審核,對歷史遺留問題、復(fù)雜問題,進(jìn)行集中討論、集體決策。然后,按照我部固定資產(chǎn)管理部門的要求,填寫相關(guān)表格,上報處置。最后,后勤各部門按要求做好相關(guān)固定資產(chǎn)的拆卸及保管工作,保證后續(xù)工作順利進(jìn)行。

        二、清查結(jié)果及原因分析

        根據(jù)本次固定資產(chǎn)清查的結(jié)果,以及固定資產(chǎn)本身的特點,做出如下處理:

        (一)盤虧。多表現(xiàn)為有賬無物,原因如下:

        第一,某些資產(chǎn)不排除確實丟失的可能性。有些資產(chǎn)賬齡較久,加之負(fù)責(zé)人多次變更,負(fù)責(zé)人已經(jīng)無法回憶出資產(chǎn)的存放地點等信息;有些資產(chǎn)因搬家等原因,多次移動位置,現(xiàn)已無法找到;有些教學(xué)或?qū)嶒炇以O(shè)備內(nèi)置于建筑物,未走處置程序,隨建筑物一同拆除。

        第二,資產(chǎn)已處置完畢,但未走完整流程。例如:資產(chǎn)所屬部門變更,相關(guān)固定資產(chǎn)實際已經(jīng)調(diào)撥至其他處室,或資產(chǎn)已經(jīng)報廢,但未做賬目變更,導(dǎo)致有賬無物。

        第三,歷史上賬目登記方式發(fā)生變化,銜接不順,導(dǎo)致一系列遺留問題。約2007年以前,我部固定資產(chǎn)使用的是手工賬,之后才改為電子賬。據(jù)老職工反映,在兩種登賬方式變更、過渡的階段,某些固定資產(chǎn)當(dāng)年已經(jīng)做過報廢或報失的流程,但是最新的電子賬中,仍顯示為在用。

        (二)報廢。根據(jù)手中檔案記載,后勤最近的一次固定資產(chǎn)整體清查是在2006年,距本次清查已時隔多年。所以,本次清查對損毀、符合報廢年限和條件的資產(chǎn),按要求、按程序予以報廢。本次清查報廢設(shè)備較多,為后勤固定資產(chǎn)進(jìn)行了必要的“減負(fù)”,為固定資產(chǎn)的更新?lián)Q代奠定了基礎(chǔ)。

        (三)校內(nèi)、處內(nèi)固定資產(chǎn)調(diào)劑。由于歷史上部門、人員變動,固定資產(chǎn)優(yōu)化配置等原因,固定資產(chǎn)的跨部門轉(zhuǎn)移、變更屬常見現(xiàn)象。及時將設(shè)備賬與實物調(diào)配一致,做到賬實相符,是固定資產(chǎn)管理的必不可少的一步。

        (四)變更儀器負(fù)責(zé)人、存放地點、備注等信息。將賬面的儀器負(fù)責(zé)人與實際使用的儀器負(fù)責(zé)人保持一致,完善存放地點等相關(guān)信息,為固定資產(chǎn)的管理落實到責(zé)任到人提供了依據(jù)和必要保障。

        (五)盤盈。主要原因如下:第一,各實體使用自有資產(chǎn)購買的固定資產(chǎn),未在設(shè)備賬上進(jìn)行登記;第二,其他部門捐贈、調(diào)撥的資產(chǎn),未及時入賬;第三,員工個人購買的固定資產(chǎn),在單位使用。根據(jù)盤盈固定資產(chǎn)的性質(zhì),進(jìn)一步完善各實體的賬目。

        (六)其他問題。有些資產(chǎn)信息不全,無法核實具體情況。針對此種情況,采用多部門其中討論的方法予以追溯和決策。

        三、固定資產(chǎn)管理建議

        本次資產(chǎn)清查基本摸清了家底,對有關(guān)固定資產(chǎn)進(jìn)行了報廢、報失處置、變更了資產(chǎn)相關(guān)信息的基礎(chǔ)上,基本做到了賬目清晰,責(zé)任到科、部分部門責(zé)任到人。但也發(fā)現(xiàn)了很多問題,就此提出以下建議:

        (一)提高對固定資產(chǎn)管理的重視程度。固定資產(chǎn)的重要性已經(jīng)不言而喻,提高對固定資產(chǎn)的重視程度,是認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、有效工作的基礎(chǔ)。只有在認(rèn)知層面,有了高度的重視,才能將固定資產(chǎn)的管理工作真正落實到處,才能避免消極、應(yīng)付的工作態(tài)度。

        重視對固定資產(chǎn)的管理,領(lǐng)導(dǎo)的重視顯得格外重要。領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)的認(rèn)識、重視程度提高了,才能保證資產(chǎn)清查工作落實到實處,才能保證管理制度的建立和完善,才能使固定資產(chǎn)的管理工作順利、高效運行。

        讓領(lǐng)導(dǎo)干部重視,首先,需要領(lǐng)導(dǎo)樹立高等教育成本效益觀念,把固定資產(chǎn)管理作為日常管理的不可或缺的一部分進(jìn)行管理;其次,加強宣傳,促使各部門領(lǐng)導(dǎo)意識到固定資產(chǎn)管理的重要性。

        (二)建立規(guī)范、科學(xué)的固定資產(chǎn)管理制度。后勤部門應(yīng)該根據(jù)自身特點,建立健全管理制度,完善資產(chǎn)采購、登記、審核、保管、清查、報告、處置等制度。對于采購、使用、維保、處置涉及多部門的,應(yīng)建立溝通、協(xié)調(diào)等機制,保證固定資產(chǎn)的正常使用、照常折舊、及時處置。

        (三)做到分級管理。首先,明確處級、科級不同級別主管領(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)。其次,在處和不同的科室分別設(shè)立固定資產(chǎn)管理員,對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。后勤所屬部門較多,不同部門之間的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容差別較大,加之我部固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建賬入口不斷下放,在處、科分別設(shè)立固定資產(chǎn)管理員,顯得格外重要??萍壒芾韱T能夠方便、快捷、全面的掌握本部門固定資產(chǎn)的相關(guān)情況,不僅對固定資產(chǎn)的核對、盤點、建賬、管理、處置等工作更為了解,同時能夠在本部門領(lǐng)導(dǎo)的和支持下,將固定資產(chǎn)的管理職責(zé)真正落實到人。處級管理員協(xié)助科級管理員建賬并審核其信息,管理整個處的固定資產(chǎn)、并對科級固定資產(chǎn)的日常管理進(jìn)行監(jiān)督,與學(xué)校其他部門溝通、聯(lián)系,按程序調(diào)撥、處置設(shè)備。

        (四)重視固定資產(chǎn)處置程序。程序本屬于制度的一部分,單獨強調(diào)可見其重要。例如我部因設(shè)備更新改造,曾處置過一批大型設(shè)備。參考?xì)v史資料可見,其報廢過程正規(guī),經(jīng)歷了多部門聯(lián)合行動,公開拍賣等相關(guān)手續(xù),但是唯獨沒有走校內(nèi)設(shè)備報廢流程,導(dǎo)致該批設(shè)備如今成了歷史遺留問題。固定資產(chǎn)的管理,要按照學(xué)校相關(guān)制度的要求,辦好每個流程的手續(xù),每個環(huán)節(jié)都不能有任何的疏漏。endprint

        (五)不能忽視非在賬固定資產(chǎn)的管理。由于后勤固定資產(chǎn)數(shù)量巨大、涉及面廣、歷史較長,加之管理方法、管理制度的變化,有些固定資產(chǎn)在當(dāng)年可能不用上賬或未上賬,導(dǎo)致在處置固定資產(chǎn)時,遇到很多問題。對于這樣的固定資產(chǎn)應(yīng)實行更加嚴(yán)格的管理,不能讓國有資產(chǎn)流失掉。針對此種情況,首先需要重視,其次要建立制度和流程,與學(xué)校管理固定資產(chǎn)的部門溝通,尋找雙方認(rèn)可的、公開的、合法的、合理的、高效的處置方法。

        (六)完善固定資產(chǎn)的細(xì)節(jié)管理。針對本次清查出現(xiàn)的狀況,筆者認(rèn)為,可以從以下幾個細(xì)節(jié)入手,完善固定資產(chǎn)的管理。

        第一,使用固定資產(chǎn)管理卡片。固定資產(chǎn)數(shù)目龐大,多數(shù)固定資產(chǎn)根據(jù)使用目的不同,或隨時變更儀器負(fù)責(zé)人,變更放置地點,如何做到多而不亂,心中有數(shù),一些老辦法是非常實用的,例如,在固定資產(chǎn)上張貼含有儀器編號、規(guī)格、負(fù)責(zé)人等標(biāo)簽,是一種既簡單又有效的管理方法。在固定資產(chǎn)的日常管理以及資產(chǎn)清查工作中,可以發(fā)揮事倍功倍的效果。

        第二,細(xì)化固定資產(chǎn)上賬標(biāo)準(zhǔn)。我部規(guī)定單價超過1000元的固定資產(chǎn)均須上賬,沒有對資金來源等作出詳細(xì)說明。后勤在日常管理中,會有一些自籌經(jīng)費,針對使用自籌經(jīng)費購買的固定資產(chǎn)是否需要上賬的問題,也需要統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一管理。建議使用自籌資金購買的固定資產(chǎn),也應(yīng)參照學(xué)校固定資產(chǎn)管理制度,進(jìn)行登記、建賬、管理和處置。

        第三,建立信息共建、共享機制。后勤下設(shè)多個管理部門,例如校園、飲食、房產(chǎn)、教室等,雖然各部門在工作性質(zhì)、工作內(nèi)容上存在較多不同,但也有很多聯(lián)系。例如某項經(jīng)費是劃撥給某一實體的,但該實體購置的固定資產(chǎn),卻由另外一個或幾個實體使用和管理,所以,建立信息共享機制非常必要。否則固定資產(chǎn)的前期購置、使用和維護(hù)、后期處置容易出現(xiàn)脫節(jié)等現(xiàn)象。

        (七)建立有效的監(jiān)督機制、考評獎懲機制。對于使固定資產(chǎn)保值增值的,對于因人為操作失誤損壞固定資產(chǎn)的,對于將固定資產(chǎn)丟失的等情況,應(yīng)根據(jù)責(zé)任大小,予以獎勵或懲罰。

        (八)升級固定資產(chǎn)管理目標(biāo),實現(xiàn)由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變。動態(tài)管理需要及時、準(zhǔn)確地做到帳實相符,把握固定資產(chǎn)的動態(tài),實現(xiàn)精確化的管理,而非集中式的、突擊式的管理或補救。實現(xiàn)此目標(biāo),并非是某些人的努力就能實現(xiàn)的,需要系統(tǒng)權(quán)限的不斷下放,有效監(jiān)督機制的建立,需要所有人對固定資產(chǎn)的重視,需要改進(jìn)固定資產(chǎn)管理理念,需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持等。endprint

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