文/黃偉紅，廣西建設職業(yè)技術學院

高職院校國家獎助學金工作材料歸檔建設實踐探索
——以廣西建設職業(yè)技術學院為例

文/黃偉紅，廣西建設職業(yè)技術學院

以所在院校在開展日常資助工作中對國家獎助學金各類工作材料的歸檔整理為具體工作實例，積極探索高校國家獎助學金檔案歸檔的方向，為廣西各高職院校從事一線資助工作的專職工作人員切實開展國家獎助學金資助工作提供有力的工作參考和幫助。

高職院校；國家獎助學金；材料；歸檔；探索

1 獎助學金工作在高校資助工作中的重要地位

2015年，廣西區(qū)普通高等學校獲國家獎助學金及自治區(qū)人民政府獎學金累計資金7.2億元，受助學生超22.22萬人次。其中，國家獎學金資金631.2萬元，資助學生789人次；國家勵志獎學金資金10528.5萬元，資助學生21057人次；國家助學金資金58915.8萬元，資助學生196386人次；廣西壯族自治區(qū)人民政府獎學金資金2000萬元，資助學生4000人次。從2013年起，國家助學金被納入廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實事工程，規(guī)范國家各類獎助學金評審材料，是體現(xiàn)高校開展國家獎助學金的評審、發(fā)放和管理程序，是確保國家獎助學金評審和發(fā)放工作“公開、公平、公正”，切實落實國家關于家庭經濟困難學生資助政策，實施民生工程的一項重要工作，具有十分重要的意義。基于國家對高校國家獎助學資助資金的重大投入，重視國家獎助學金工作檔案的歸檔建設工作，是高職院校家庭經濟困難學生資助檔案建設工作的重中之重。

為落實國家“教育精準扶貧”有關要求，廣西區(qū)“出新政、調標準、優(yōu)管理”，要求從2016年秋季學期起，對高校農村建檔立卡貧困戶家庭學生給予優(yōu)先重點資助。政策調整表現(xiàn)為將國家助學金資助額度拉開差距，分兩檔：一等助學金4000元/人/年，二等助學金2000元/人/年，在校貧困戶學生全部享受一等助學金。國家“教育精準扶貧”政策的要求，對高職院校在國家獎助學金工作材料歸檔建設工作提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。

2 獎助學金工作材料歸檔建設實踐探索

就高校而言，家庭經濟困難學生資助檔案是在高職院校學生資助工作過程中形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是學校落實國家獎助學金資助、國家助學貸款、入伍服義務兵役學費補償（代償）等各項資助政策的重要憑證，同時也是做好高校國家資助工作的基礎。近年來，國家對高校獎助學金投入的力度逐漸加大，該項資助工作涉及資金發(fā)放金額大，受助學生數(shù)量多。作為直接管理的主管部門——廣西學生資助管理辦公室加大了對我區(qū)各普通高校國家獎助學金工作落實情況的檢查力度，特別是作為廣西壯族自治區(qū)人民政府為民辦實事工程項目的國家助學金項目，對資金的發(fā)放，評審的過程及相關材料的要求“零差錯”。同時，對各類獎助學金檔案材料的規(guī)范性要求越來越細致、嚴格。本文以作者所在的廣西建設職業(yè)技術學院為例，就該院學生資助管理中心工作如何具體開展國家獎助學金評審及材料歸檔整理建設工作做出探索。

2.1 獎助學金工作歸檔文件材料整理依據

各普通高職院校應嚴格按照廣西高校學生資助管理工作材料檢查要求作為標準，認真開展本校的國家獎助學金評審、發(fā)放及相關檔案材料歸檔工作：

①是否制定了學校一級的管理實施細則，明確規(guī)定申請條件；

②是否按照管理實施細則組織開展評審，程序是否規(guī)范；

③學生的申請材料是否齊全、無明顯差錯；

④是否有公示名單和結果公布，學校公示時間是否符合滿5個工作日的要求；

⑤收到上級撥款后是否在規(guī)定的時限內將資金按要求發(fā)放到學生本人銀行卡上；

⑥是否建立發(fā)放記錄（銀行轉帳單、發(fā)放清冊或者簽領表）；

⑦抽取學生詢問獎助學金發(fā)放情況。

2.2 獎助學金工作文件歸檔范圍與具體內容

2.2.1 獎助學金工作文件歸檔范圍

獎助學金工作檔案材料作為資助檔案的重要構成，其文件歸檔范圍主要包括：國家獎學金、國家勵志獎學金、國 家助學金及廣西壯族自治區(qū)人民政府獎學金資助工作中涉及的資金發(fā)放、受獎助學生在申請及評選過程產生的一系列材料，具體到學生個人申請、學校評審、名單公示、及資金發(fā)放明細等。以我院歸檔工作為例，國家獎助學金工作文件歸檔以便于資助一線工作人員開展日常工作業(yè)務開展的為前提，歸檔的具體方法采用“年度——項目——子項目）分類法進行分類、整理。按照《高等學校檔案實體分類法》的指導思想，根據高等學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，國家獎助學金檔案材料的檔案類目劃分為教學類，歸檔在二級類目JX11（教學綜合文件）分類下。具體體現(xiàn)如下圖示：

2.2.2 獎助學金工作文件歸檔材料具體內容

（1）政策依據文件

高職院校學生資助工作政策性強，為便于開展工作，要求高職院校從事一線資助工作的工作人員學習、熟悉并正確解讀上級下發(fā)國家獎助學金相關的政策文件，將政策要求了然于心。要求將相關政策通知文件裝訂成冊，放辦公桌上隨手翻閱學習。當前關于上級關于開展國家獎助學金最新的政策要求等工作依據文件如下：

1）轉發(fā)財政部教育部關于普通本科高校高等職業(yè)學校國家獎學金管理暫行辦法的通知（桂財教【2007】101號）

2）教育部辦公廳關于進一步規(guī)范普通高校國家獎學金評審與材料填報工作的通知（教財廳函【2010】16號）

3）關于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學校國家助學金管理實施細則（修訂）的通知(桂財教〔2014〕130號)

4）關于印發(fā)普通本科高校高等職業(yè)學校國家勵志獎學金管理實施細則的通知(桂財教【2007】97號)

5）關于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎學金管理暫行辦法的通知(桂財教【2007】103號)

6）關于印發(fā)自治區(qū)人民政府獎學金管理暫行辦法的通知(桂財教【2007】103號)

此類國家獎助學金政策文件除了對本年度工作開展有最新的指導性文件需要做為附件特別裝訂進行歸檔做為依據外，其余不需要做為當年的歸檔文件，只需做為工作參考，需要用時方便找到參閱即可。以廣西建設職業(yè)技術學院為例，我們印制了《廣西建設職業(yè)技術學院學生資助工作政策匯編及工作手冊（學校使用版）》，為日常開展資助業(yè)務提供工作參考。

（2）具體工作開展依據文件

主要指自治區(qū)教育廳關于開展本年度國家獎助學金評審要求及經費下達等的工作文件，以2015年為例，如：

1）關于做好2014—2015學年度普通高等學校國家獎學金 國家勵志獎學金2015—2016學年度國家助學金和自治區(qū)人民政府獎學金評審和材料報送等有關工作的通知(桂教資助〔2015〕14號)

2） 關于公布廣西壯族自治區(qū)2014—2015學年度普通高校國家獎學金獲獎學生名單的通知

3）關于公布2014—2015學年度普通高校國家勵志獎學金和2015—2016學年度自治區(qū)人民政府獎學金獲獎人員名單的通知(桂教資助〔2015〕22號)

4）關于下達2015年秋季學期高校國家獎學金國家勵志獎學金國家助學金學生經費的通知(桂財教〔2015〕133號 )

5）關于追加2015年高校國家獎助經費的函（桂財教函【2015】27）

這部份材料涉及上級對各項獎助學金的資金撥付及相關材料報送要求，與學院開展工作過程存在重要的關聯(lián)性，根據教育廳資助辦對國家獎助學金材料檢查的要求，需要與本年度國家獎助學金相關評審工作文件一起進行整理歸檔，裝訂成冊整理歸檔，一目了然，以備核查。

（3）高校評審、發(fā)放工作過程中產生的歸檔文件

即是學校開展年度獎助學金工作具體歸檔文件內容。

1）關于成立***********學校（學院）2015年國家獎、助學金評選工作領導小組的通知（學校紅頭文件）

2）關于成立***********學院（系）2015年國家獎、助學金評選工作領導小組的通知

3）關于做好我校（院）********學年度國家獎學金、國家勵志獎學金和2015-2016學年度國家助學金和自治區(qū)人民政府獎學金評審和材料報送的通知（學校或學院文件，以紅頭文件形式下發(fā)）

4）學校（學院）********年國家獎助學金各學院（系）的名額分配情況表

5）學校（學院）********學年度（國家獎學金）推薦學生名單公示，包含校（院）一級和二級學院（系）一級，含校園網公示頁面截圖，以及在校園內公示情景的相片。

6）學校（學院）********年度（國家助學金、勵志獎學金、自治區(qū)人民政府獎學金）獲獎學生名單公示及公布——包含校（院）一級和二級學院（系）一級，含校園網公示頁面截圖，以及在校園內公示情景的相片。

7）學校（學院）****年國家獎助學金發(fā)放記錄材料（重點是銀行發(fā)放明細表，由學校財務處聯(lián)系發(fā)放經辦銀行提供，加蓋銀行公章）。

這部分材料作為學校（學院）國家獎助學金評審工作的主要過程體現(xiàn)，是檔案整理歸檔的核心部分。體現(xiàn)了學校開展獎助學金的重點，如何成立評審機構、如何開展評審、公示（公布）情況以及資助資金的發(fā)放情況。看起來內容很多，但歸納起來，就是重要的幾份文件，必須認真對待，規(guī)范文件的起草與執(zhí)行，可按照順序進行整理后裝訂成冊，做為年度國家獎助學金的重點材料。

（4）國家獎助學金評審學生個人申請材料

這部分文件主要是學生個人的申請材料整理歸檔，具體內容包括：

1）（ - 學年）國家獎學金申請審批表

2）******學校（學院）國家勵志獎學金申請表

3）******學校（學院）國家助學金申請表

4）******學校（學院）自治區(qū)人民政府獎學金申請審批表

5）學生貧困認定材料，包括《高等學校學生及家庭情況調查表》、《高等學校家庭經濟困難學生認定申請表》、《******學校（學院）貧困學生申請表》（網報版）以及學生提供的貧困支撐材料。貧困認定材料除了獲得國家獎學金的非貧困生不需提供外，其余獎助學金受資助學生都需要提供。

各高校資助工作人員在整理歸檔本年度的資助工作檔案時，建議將受助學生的貧困認定材料和國家獎助學金評審材料放在一起，順序為學生國家獎助學金申請材料在前，貧困認定材料在后，認定為貧困生而未獲資助的學生材料單獨存放歸檔，方便日常工作查閱及相關檢查或審計組直觀地進行材料的檢查。

3 國家獎助學金工作檔案相關要求

3.1 配合做好國家獎助學金的年度組卷工作。高校國家獎助學金檔案歸檔材料組卷就是將高校學生資助國家獎助學金各種文件材料, 在始終圍繞著對學校有價值的文件及檔案的利用工作，按其形成和發(fā)生規(guī)律,把一系列有聯(lián)系的材料文件以檔案卷的形式組合在一起,便于保管、保密和利用。學校資助工作人員應當按照學校綜合檔案室的要求，按照《高等學院檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，選擇有價值的文件進行歸檔，根據每份文件內容，分問題、分期限進行整理，在規(guī)定時間內上交學校綜合檔案室進行歸檔案，以便于日后的查找及利用。

3.2 細致、規(guī)范地做好國家獎助學金工作檔案文件的整理工作。對于各類國家獎助學金工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，必須以件為單位，在整理前應遵循文件的形成規(guī)律，區(qū)分不同價值，保持文件之間的有機聯(lián)系進行整理后歸檔。按照檔案整理要求，歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后等。正式歸檔的文件材料，須打印裝訂成冊，注重文件的完整性和規(guī)范性。文件需加蓋公章的，務必歸檔原件。移交學校綜合檔案室時，形成《檔案移交目錄》，進行正式的檔案移交手續(xù)。

3.3 資助工作人員應增強資助檔案歸檔意識和責任心。檔案整理歸檔工作是一項繁瑣細致的工作，加上國家獎助學金資助工作受助學生數(shù)量多，涉及資金發(fā)放金額大，作為該項資助政策執(zhí)行情況的的重要依據，做好國家獎助學金檔案材料歸檔工作，是做好高校國家資助工作的基礎。資助一線工作人員在做好日常繁瑣事務工作外，對于歸檔整理工作，需要花費更多的時間，默默地付出，需要懷著一顆責任心，以高度的責任感，為后期資助工作的開展提供利用和參考，確保學校資助工作的良性發(fā)展。

[1]廣西學生資助管理辦公室.廣西家庭經濟困難學生資助政策匯編.2016.

[2]廣西學生資助網.

[3] 臧運蕾，王磊.高校貧困生檔案的建立與管理[J] .《蘭臺世界：下半月》- 2009.

2015年廣西教育科學“十二五”規(guī)劃2015年度廣西學生資助研究專項項目——《高職院校家庭經濟困難學生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981-），女，廣西建設職業(yè)技術學院學生資助干事，檔案系列館員，研究方向：檔案管理。