田姝

【摘 要】本文主要針對(duì)如何提高高職院校品牌專業(yè)檔案管理工作的有效性展開(kāi)論述。首先，指出了品牌專業(yè)檔案管理工作在高職院校中的作用和影響。其次，對(duì)高職院校品牌專業(yè)當(dāng)前的檔案管理方法進(jìn)行了調(diào)研和分析。最后，提出了若干提高和完善品牌專業(yè)檔案管理的具體方法和措施。希望本文的研究能夠提高品牌專業(yè)檔案管理的工作效率，并且有助于高職院校品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；品牌專業(yè)；高職院校

目前，我國(guó)高職教育正在進(jìn)入 “提升質(zhì)量、強(qiáng)化特色”的發(fā)展時(shí)期，面臨著如何提升人才培養(yǎng)質(zhì)量等突出問(wèn)題，因而品牌專業(yè)的建設(shè)已成為高職教育持續(xù)發(fā)展的核心。品牌專業(yè)的發(fā)展不僅能夠提高教學(xué)水平、培養(yǎng)高素質(zhì)人才，而且能夠突出高職院校的辦學(xué)特色、提升院校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。為了更好地推進(jìn)品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，高職院校必須要對(duì)其檔案管理工作的有效性進(jìn)行深入的研究。

1 品牌專業(yè)檔案管理工作的重要性

首先，品牌專業(yè)的檔案和資料能夠直觀地反映出該品牌專業(yè)的建設(shè)和發(fā)展歷程，高效的檔案管理工作能夠提高本校品牌專業(yè)在各高職院校中的競(jìng)爭(zhēng)力。其次，品牌專業(yè)的檔案管理是品牌專業(yè)建設(shè)的重要保障，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作，能夠?yàn)槠放茖I(yè)的發(fā)展、品牌項(xiàng)目的申報(bào)提供有效的數(shù)據(jù)服務(wù)和材料支撐。除此之外，做好一個(gè)品牌專業(yè)的檔案管理工作，能夠?yàn)榻窈笊陥?bào)其它專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目提供基礎(chǔ)和參考，有利于高職院校申報(bào)其他品牌專業(yè)項(xiàng)目。因此，品牌專業(yè)的檔案管理工作對(duì)品牌專業(yè)的建設(shè)乃至整個(gè)高職院校的發(fā)展都起到了至關(guān)重要的作用和影響。

2 品牌專業(yè)目前的檔案管理方法分析

通過(guò)對(duì)部分高職院校品牌專業(yè)的檔案管理工作的調(diào)查研究，我們了解到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式正在逐步被電子檔案替代。大多數(shù)檔案管理工作人員都認(rèn)為，紙質(zhì)檔案的保管較為繁復(fù)，整理、查閱的過(guò)程都太過(guò)繁瑣，而電子檔案不僅能降低工作量，而且也便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。但是某些重要的紙質(zhì)檔案，例如會(huì)議記錄、品牌專業(yè)建設(shè)的相關(guān)文件的原件等重要紙質(zhì)資料是必須要妥善存檔保管的。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存，大部分工作人員都進(jìn)行了詳細(xì)的分類、歸檔保管，用于存放資料的文件柜和文件盒上也都貼有相應(yīng)的標(biāo)簽以便查閱，部分院校還為品牌專業(yè)設(shè)立了專門(mén)的檔案管理室。而對(duì)于一些音頻、視頻、圖片等資料則可以直接以電子方式保存管理。對(duì)于電子資料的保管，檔案管理工作人員將各種電子資料分門(mén)別類地存放在辦公電腦的不同的文件夾實(shí)施歸類歸檔管理。但是很少有院校采用數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等先進(jìn)且專業(yè)的檔案管理方式。由此可見(jiàn)，目前品牌專業(yè)紙質(zhì)檔案的保管方式相對(duì)較為妥當(dāng)、合理，但對(duì)于品牌專業(yè)電子檔案的保存管理方法還有待提高和完善。

3 提高品牌專業(yè)檔案管理有效性的建議

3.1 采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理

紙質(zhì)文件歸檔保存是歷來(lái)最傳統(tǒng)的檔案管理方式，它的優(yōu)點(diǎn)在于直觀，但缺點(diǎn)是難以長(zhǎng)期保存，而且查閱較為困難。相比之下，電子檔案的優(yōu)勢(shì)則較為明顯，易于長(zhǎng)期存儲(chǔ)，信息查閱便捷，節(jié)省儲(chǔ)存空間，可以資源共享等，但也存在一定的弊端，例如電腦電子檔案的存儲(chǔ)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)劣勢(shì)比較可以發(fā)現(xiàn)，最佳檔案管理方式就是將兩者相結(jié)合，同步進(jìn)行管理。高職院校品牌專業(yè)檔案管理人員可以在紙質(zhì)資料分類歸檔保存的前提下，同時(shí)采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將文件、資料同步進(jìn)行數(shù)字化加工，轉(zhuǎn)換為電子化資料存儲(chǔ)到專門(mén)的計(jì)算機(jī)中，既實(shí)現(xiàn)了檔案?jìng)浞?，同時(shí)也能夠保證了資料的安全性，避免紙質(zhì)檔案損壞造成的資料遺失。另外，在日后品牌專業(yè)的建設(shè)過(guò)程中，需要查閱和調(diào)用資料的時(shí)候，檔案管理人員可以及時(shí)快速地提取與紙質(zhì)檔案相一致的電子檔案，而不需要去倉(cāng)庫(kù)翻閱紙質(zhì)材料，有效地提高了工作效率。因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理方式是十分必要的。

3.2 加強(qiáng)信息化和數(shù)字化檔案管理

在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，要讓品牌專業(yè)的建設(shè)以及檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，就必須注重信息化建設(shè)。想要完善數(shù)字化檔案管理，首先要提高品牌專業(yè)檔案管理人員的信息化水平，相關(guān)管理人員不但要熟練掌握簡(jiǎn)單的歸類、整理等工作技能，還需要學(xué)習(xí)如何使用DBMS、云平臺(tái)等專業(yè)的電子檔案保存方法，能夠在提高工作效率的同時(shí)保證數(shù)據(jù)不丟失和資源共享。此外，各高職院校應(yīng)當(dāng)重視信息化設(shè)施的建設(shè)，積極研發(fā)學(xué)校乃至學(xué)院的數(shù)據(jù)云平臺(tái)，或者是專門(mén)針對(duì)檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)學(xué)校的檔案管理信息化。在今后的工作中，不論是品牌專業(yè)負(fù)責(zé)人還是相關(guān)教師，都能夠方便快捷地從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中查閱到相關(guān)資料，有助于提高工作效率。這樣數(shù)字化和信息化檔案管理不僅能夠提高品牌專業(yè)檔案管理的質(zhì)量，而且能夠?yàn)槠放茖I(yè)日后的發(fā)展提供服務(wù)和支持。

3.3 加強(qiáng)品牌專業(yè)檔案管理的安全防護(hù)

信息化建設(shè)和電子檔案管理在給我們帶來(lái)便利的同時(shí)，也給我們帶來(lái)了一定的安全隱患問(wèn)題。近年來(lái)，隨著網(wǎng)路技術(shù)的飛速發(fā)展，信息竊取、信息泄露、系統(tǒng)入侵等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題引起了廣泛關(guān)注。就在今年，剛剛發(fā)生過(guò)高校網(wǎng)絡(luò)遭到黑客攻擊的新聞事件。因此，高職院校品牌專業(yè)檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)引起足夠重視。不論是紙質(zhì)檔案或是電子檔案，都應(yīng)該實(shí)施備份管理，做到有備無(wú)患。其次，學(xué)校信息資源中心需要加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全防范措施，從而能夠有效避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到入侵導(dǎo)致的檔案信息泄露和損失。由此可見(jiàn)，做好品牌專業(yè)檔案管理的安全防范措施是相關(guān)檔案管理工作人員乃至院校管理人員都必須重視的一項(xiàng)工作。

3.4 借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和成果

除了從自身管理角度提高檔案管理工作的有效性，各高職院校還應(yīng)當(dāng)定期組織和安排品牌專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行工作交流。例如，邀請(qǐng)兄弟院校相關(guān)檔案管理人員到本校開(kāi)展座談會(huì)和討論會(huì)，相互交流經(jīng)驗(yàn)，不但可以借鑒他人優(yōu)質(zhì)先進(jìn)的工作方法，還可以各自提出工作中遇到的問(wèn)題和困難，并進(jìn)行集體討論。除此之外，各院校還可以組織相關(guān)品牌專業(yè)負(fù)責(zé)人和品牌專業(yè)檔案管理工作人員到優(yōu)秀的兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，這個(gè)做法有利于身臨其境地體會(huì)他人的工作環(huán)境和方式方法，從而發(fā)現(xiàn)自身工作的不足之處，取長(zhǎng)補(bǔ)短。因此，經(jīng)驗(yàn)交流對(duì)于提高品牌專業(yè)檔案管理工作的效率來(lái)說(shuō)是非常有必要的。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校品牌專業(yè)的檔案管理工作是品牌專業(yè)建設(shè)過(guò)程中的重要組成部分，應(yīng)該在現(xiàn)有工作方法的基礎(chǔ)上，總結(jié)、借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來(lái)提升和完善此項(xiàng)工作。為了不斷提高品牌專業(yè)檔案管理工作的有效性，我們?nèi)孕杼剿?、總結(jié)更加規(guī)范科學(xué)的方法和措施，從而為高職院校的品牌專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目提供更有力的服務(wù)和支持。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]endprint